Rollen im Überblick
Freigeber:innen
Freigeber:innen sind die Standard-Rolle für Mitarbeitende. Diese Rolle eignet sich für Nutzer:innen, die Rechnungen prüfen und freigeben, aber keine administrativen Aufgaben übernehmen.
Freigeber:innen können:
Dokumente manuell hochladen
eigene Dokumente mit dem Status Neu löschen
ausschließlich ihnen zugewiesene Rechnungen einsehen, freigeben oder ablehnen
andere Nutzer:innen über die Kommentarfunktion kontaktieren
die eigene Abwesenheit setzen
eigene gespeicherte Dokumente einsehen
eigene Kreditkartentransaktionen verlinken
Beachte:
Die Abwesenheitsfunktion erfordert das Plus Paket.
Das Verlinken von Kreditkartentransaktionen erfordert das Kreditkarten Add-on.
Die Rolle Freigeber:in lässt sich mit Buchhalter:in oder Anforderer:in kombinieren.
Anforderer:innen
Anforderer:innen sind die ersten Nutzer:innen, die in Candis mit Rechnungen arbeiten. Sie bereiten Rechnungen vor und übergeben sie zur Freigabe.
Anforderer:innen können:
Dokumente manuell hochladen und löschen
alle Dokumente einsehen, ausgenommen zugriffsbeschränkte Verträge
Rechnungen in die Freigabe geben
Rückfragen zu Rechnungen über die Kommentarfunktion stellen
Geschäftspartnerdaten bearbeiten
Dokumente verknüpfen und entknüpfen
alle Kreditkartentransaktionen einsehen
Beachte:
Das Einsehen von Kreditkartentransaktionen erfordert das Kreditkarten Add-on.
Buchhalter:innen
Buchhalter:innen sind Anforderer:innen mit erweiterten Rechten. Diese Rolle eignet sich für Nutzer:innen, die für buchhalterische Prozesse und Exporte verantwortlich sind.
Buchhalter:innen können zusätzlich:
alle Exporte durchführen
buchhaltungsrelevante Einstellungen verwalten, z. B. Kostenstellen, Sachkonten und Zahlungsbedingungen
Workflows verwalten
alle Dokumente und Verträge einsehen, ausgenommen zugriffsbeschränkte Inhalte
Schlagworte und Vertragstypen verwalten
Abwesenheiten für andere Nutzer:innen konfigurieren
Anbindungen an Folgesysteme wie DATEV Unternehmen online konfigurieren
Beachte:
Für die Rolle Buchhalter:in ist mindestens das Basis Paket erforderlich.
Administrator:innen
Administrator:innen haben nahezu alle Rechte innerhalb einer Candis Gesellschaft. Diese Rolle eignet sich für Nutzer:innen mit organisatorischer und technischer Verantwortung.
Administrator:innen können:
alle Funktionen der Rollen Freigeber:in, Anforderer:in und Buchhalter:in nutzen
alle Einstellungen der Candis Gesellschaft verwalten
Nutzer:innen hinzufügen, bearbeiten, entfernen und Rollen zuweisen
Single Sign-On konfigurieren
Beachte:
Administrator:innen haben keine Kreditkarten-Berechtigungen, sofern sie nicht zusätzlich als Kreditkarten Manager:in zugewiesen sind.
Hauptadministrator:in
Der oder die Hauptadministrator:in ist eine spezielle Form der Administrator-Rolle.
Der oder die Hauptadministrator:in:
hat alle Rechte eines oder einer Administrator:in
ist die zentrale Kontaktperson für den Candis Support
Beachte:
Pro Candis Gesellschaft kann es nur eine Person mit der Rolle Hauptadministrator:in geben.
Kreditkarten Manager:innen
Kreditkarten Manager:innen verwalten die Kreditkartenfunktionen innerhalb von Candis.
Kreditkarten Manager:innen können:
Kreditkarten ausstellen
Kartenanträge freigeben oder ablehnen
Kartenlimits ändern
Beachte:
Die Rolle Kreditkarten Manager:in kann nur zusätzlich an Administrator:innen oder Buchhalter:innen vergeben werden.
Das Kreditkarten Add-on ist erforderlich.
Rollenvergleich im Überblick
Berechtigung / Rolle | Freigeber:in | Anforderer:in | Buchhalter:in | Administrator:in | Kreditkarten Manager:in |
Dokumente manuell hochladen | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | – |
Dokumente löschen | eigene (Status Neu) | ✓ | ✓ | ✓ | – |
Alle Dokumente einsehen | – | ✓* | ✓* | ✓* | – |
Rechnungen freigeben / ablehnen | nur zugewiesene | – | ✓ | ✓ | – |
Rechnungen in die Freigabe geben | – | ✓ | ✓ | ✓ | – |
Kommentare zu Dokumenten | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | – |
Geschäftspartnerdaten bearbeiten | – | ✓ | ✓ | ✓ | – |
Dokumente verknüpfen / entknüpfen | – | ✓ | ✓ | ✓ | – |
Exporte durchführen | – | – | ✓ | ✓ | – |
Buchhaltungseinstellungen verwalten | – | – | ✓ | ✓ | – |
Workflows verwalten | – | – | ✓ | ✓ | – |
Nutzer:innen verwalten | – | – | – | ✓ | – |
Abwesenheit für sich selbst setzen | ✓** | – | ✓ | ✓ | – |
Abwesenheit für andere konfigurieren | – | – | ✓ | ✓ | – |
Kreditkartentransaktionen einsehen | eigene*** | alle*** | alle*** | alle*** | – |
Kreditkarten ausstellen & verwalten | – | – | – | – | ✓*** |
Single Sign-On konfigurieren | – | – | – | ✓ | – |
Hinweise zur Tabelle
* Alle Dokumente einsehen gilt nicht für zugriffsbeschränkte Verträge.
** Abwesenheit setzen erfordert das Plus Paket.
*** Kreditkartenfunktionen erfordern das Kreditkarten Add-on.
Die Rolle Kreditkarten Manager:in kann nur zusätzlich an Administrator:innen oder Buchhalter:innen vergeben werden.
Administrator:innen haben alle Rechte außer Kreditkartenfunktionen, sofern sie nicht zusätzlich als Kreditkarten Manager:in zugewiesen sind.
Wichtig: Die eingeladenen Nutzer:innen müssen zunächst die Einladung annehmen und sich registrieren. Danach können die Nutzer:innen bspw. in einen Freigabeprozess integriert oder in einem Workflow hinterlegt werden.