Warum aktualisieren wir unseren AVV und unsere Datenschutzerklärung?
Wir entwickeln Candis kontinuierlich weiter, um Funktionen zu schaffen, die den Arbeitsalltag von Buchhaltungs- und Finanzteams erleichtern – durch bessere Automatisierung, einfacheren Zugriff auf Informationen und zuverlässigen Support.
Dabei ist es uns wichtig, neue Funktionen von Anfang an im Einklang mit den geltenden Datenschutzanforderungen umzusetzen und, soweit es uns möglich ist, auf europäische Dienstleister zu setzen. Deshalb aktualisieren wir sowohl unseren Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) als auch unsere Datenschutzerklärung, um die aktuellen Funktionen und die eingesetzten Dienstleister transparent abzubilden.
Die wichtigsten Änderungen betreffen den künftig verpflichtenden Einsatz von Intercom für unseren Kundensupport sowie die Erweiterung unserer KI-gestützten Funktionen. Daneben nehmen wir zwei technische Dienstleister auf, die in Zukunft für einzelne Funktionen von Candis eingesetzt werden können.
Uns ist bewusst, dass jeder weitere Subunternehmer zusätzliche Komplexität bedeutet. Wir treffen solche Entscheidungen daher nicht leichtfertig. Gleichzeitig soll sich die Anzahl unserer Subunternehmer nicht ständig erhöhen: Im Laufe des Jahres 2027 werden wir insbesondere den Einsatz von Gini für die Rechnungsdatenextraktion schrittweise reduzieren und perspektivisch auslaufen lassen.
Die Änderungen an Datenschutzerklärung und AVV im Überblick
Datenschutzerklärung:
Beschreibung neuer KI Funktionen
Intercom wird technisch notwendig kategorisiert
Änderungen AVV:
Neue Subunternehmer: Intercom, Bunny, Clevercloud
Präzisierung von Klauseln, sowie Entfernen nicht anwendbarer Klauseln
1.1 Überarbeitung der Datenkategorien zur besseren Übersicht
3.9 zur Überlassung von Datenträgern, da dies in der Praxis nicht stattfindet, damit zusammenhängend die Klauseln 3.11 und 4.4 gestrichen.)
7.1 und 7.2 klarere Fristnennung von vier Wochen für das Hinzuziehen von neuen Subunternehmen und Klärung des Prozesses
Die Änderungen treten zum 15.11.2026 in Kraft.
Warum wird Intercom künftig verpflichtend eingesetzt?
Intercom ist unser zentrales Tool für den Support und die Kommunikation mit Nutzer:innen von Candis. Bisher war der Einsatz von Intercom optional; künftig ist Intercom Bestandteil der regulären Nutzung von Candis.
Damit stellen wir sicher, dass wir unseren Kund:innen weiterhin den Support anbieten können, den sie für die Nutzung von Candis benötigen, und Supportanfragen zuverlässig und einheitlich bearbeiten können. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Supportleistungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Welche personenbezogenen Daten werden über Intercom verarbeitet?
Im Rahmen des Supports können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Name und geschäftliche E-Mail-Adresse,
Organisation bzw. Candis-Account,
Inhalte von Supportanfragen und Nachrichten,
technische Informationen, die für die Bearbeitung einer Anfrage erforderlich sind,
Informationen zur Nutzung von Candis, soweit sie zur Bearbeitung einer Supportanfrage benötigt werden.
Welche Daten tatsächlich verarbeitet werden, hängt von der jeweiligen Supportanfrage ab.
Ändert sich der Zweck von Intercom?
Nein. Intercom wird weiterhin für Kundenservice, Support und die damit verbundene Kommunikation mit unseren Nutzer:innen eingesetzt.
Die Änderung besteht darin, dass Intercom künftig nicht mehr nur optional aktiviert wird, sondern Bestandteil der regulären Nutzung von Candis ist.
Wo werden die Daten bei Intercom verarbeitet?
Für unseren Intercom-Workspace nutzen wir die europäische Datenregion. Die über Intercom verarbeiteten Kundendaten werden grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union auf Servern von Amazon Web Services in Dublin, Irland, gehostet und verarbeitet.
In begrenzten Fällen, etwa im Rahmen bestimmter Support- oder Unterauftragsverarbeitungsleistungen, kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden. Übermittlungen in die USA erfolgen unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO. Intercom, Inc. ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend können Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission Anwendung finden.
Warum wurde die Datenschutzerklärung im Bereich KI angepasst?
Wir haben den Umfang unserer KI-gestützten Funktionen erweitert und möchten transparenter darstellen, für welche Verarbeitungsschritte wir Google Cloud Vertex AI und AWS Bedrock (im weiteren Verlauf Google Cloud und AWS genannt) einsetzen.
Die Änderungen betreffen insbesondere weitergehende Extraktionen und Automatisierungen, die Verknüpfung unterschiedlicher Informationen und den Candis KI-Assistenten Cal.
Welche neuen oder erweiterten KI-Funktionen gibt es?
Die erweiterten Funktionen umfassen insbesondere:
die Extraktion zusätzlicher Informationen aus bestimmten Belegarten, beispielsweise der auf Bewirtungsbelegen angegebenen bewirteten Personen,
die Analyse und Extraktion relevanter Informationen aus E-Mail-Texten der E-Mail-Inbox von Candis,
die automatische Erkennung von Zusammenhängen und die Verknüpfung zusammengehöriger Inhalte, beispielsweise von Rechnungen, Verträgen, Kreditkartentransaktionen, Auslagen, Bestellanforderungen oder sonstigen Dokumenten,
die Ableitung und den Vorschlag von Kontierungs- und Zuordnungsinformationen, beispielsweise für Kostenstellen, Sachkonten, Teams oder freigebende Personen,
die Unterstützung automatisierter Rechnungsfreigaben anhand zuvor festgelegter Kriterien und Regeln,
die Bereitstellung des Candis KI-Assistenten Cal.
Die hierfür maßgeblichen Kriterien können durch berechtigte Nutzer:innen der jeweiligen Kundin / des jeweiligen Kunden eingesehen bzw. konfiguriert werden.
Welche personenbezogenen Daten können dabei verarbeitet werden?
Je nach Funktion können insbesondere personenbezogene Daten verarbeitet werden, die bereits Bestandteil der in Candis vorhandenen Dokumente und Vorgänge sind, zum Beispiel:
Namen von Ansprechpersonen, Beschäftigten, Unterschreibenden oder sonstigen auf Dokumenten genannten Personen,
Namen bewirteter Personen,
E-Mail-Adressen und Telefonnummern,
Bank- und Zahlungsinformationen, insbesondere IBAN,
Inhalte von Rechnungen, Verträgen, E-Mails und sonstigen Dokumenten,
Informationen zu Kreditkartentransaktionen und Auslagen,
Nutzer:innen-, Freigabe- und Bearbeitungsinformationen,
sonstige in den analysierten Inhalten enthaltene personenbezogene Angaben.
Die eingesetzten Modelle verarbeiten ausschließlich die zur Bereitstellung der jeweiligen Candis Funktion übermittelten Daten.
Warum verwendet Candis sowohl Google Cloud Vertex AI als auch AWS Bedrock?
Abhängig vom jeweiligen Anwendungsfall können die beiden Plattformen alternativ oder ergänzend eingesetzt werden, um eine hohe Verfügbarkeit, Ausfallsicherheit und Qualität der Verarbeitungsergebnisse sicherzustellen.
Wo werden die Daten bei den KI-Funktionen verarbeitet?
Die Verarbeitung über Google Cloud Vertex AI erfolgt in der europäischen Google-Cloud-Region, die Verarbeitung über AWS Bedrock in der europäischen AWS-Region. Die Daten für Cal werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.
Werden Kundendaten zum allgemeinen Training von KI-Modellen verwendet?
Nein. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der jeweiligen Funktion von Candis.
Die Daten werden nicht zum allgemeinen Training oder zur Verbesserung allgemein verfügbarer KI-Modelle verwendet. An AWS Bedrock übermittelte Daten werden zudem nicht den Anbietern der dort bereitgestellten Modelle zum Training ihrer Modelle zur Verfügung gestellt.
Was ist Cal?
Cal ist ein KI-gestützter Chat-Assistent, der innerhalb von Candis sowie über angebundene Anwendungen wie Microsoft Teams und Slack genutzt werden kann. Nutzer:innen können Cal beispielsweise in natürlicher Sprache Fragen zu Rechnungen, Belegen und Transaktionen stellen, Informationen zu offenen Aufgaben und Freigaben abrufen sowie Erinnerungen und Benachrichtigungen zu diesen Vorgängen erhalten.
Cal verarbeitet ausschließlich Informationen aus denjenigen Gesellschaften in Candis, für die die jeweilige Nutzerin / der jeweilige Nutzer über eine entsprechende Berechtigung verfügt.
Welche KI wird für Cal eingesetzt?
Für Cal setzen wir AWS Bedrock ein. Über AWS Bedrock nutzt Cal ein Claude-Modell von Anthropic.
Das Claude-Modell verarbeitet die für die jeweilige Anfrage erforderlichen Informationen innerhalb der von Candis genutzten AWS-Umgebung. Dabei werden diese Daten nicht an Anthropic übermittelt und Anthropic erhält keinen Zugriff auf die über Cal verarbeiteten Daten von Kund:innen.
Die Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung von Cal und zur Beantwortung bzw. Ausführung der jeweiligen Anfrage von Nutzer:innen verarbeitet. Sie werden nicht zum Training von Claude oder zur Verbesserung allgemein verfügbarer KI-Modelle und nicht zu anderen eigenen Zwecken der eingesetzten KI-Anbieter verwendet.
Welche personenbezogenen Daten verarbeitet Cal?
Cal verarbeitet nur die Informationen, die für die jeweilige Nutzeranfrage erforderlich sind. Dazu können insbesondere gehören:
von Nutzerin / vom Nutzer eingegebene Nachrichten und Anfragen,
Name und Informationen von Nutzer:innen,
Informationen aus Rechnungen, Belegen und sonstigen Dokumenten,
Informationen zu Transaktionen,
Informationen zu Freigaben, offenen Aufgaben und Bearbeitungsständen,
sonstige personenbezogene Informationen, die für die Beantwortung der jeweiligen Anfrage erforderlich sind.
Welche Daten tatsächlich verarbeitet werden, hängt von der konkreten Anfrage und den Berechtigungen der Nutzerin / des Nutzers ab.
Bei Nutzung von Cal über Microsoft Teams oder Slack werden die dort eingegebenen und ausgegebenen Inhalte zusätzlich im Rahmen der von der Kundin / dem Kunden eingerichteten Nutzung der jeweiligen Plattform verarbeitet.
Trifft Cal automatisierte Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO?
Nein. Cal dient der Informationsbereitstellung und unterstützt bestehende Prozesse von Candis.
Cal trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen über natürliche Personen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
Was bedeutet automatisierte Rechnungsverarbeitung?
Candis kann bestimmte Verarbeitungsschritte anhand zuvor festgelegter Kriterien und Regeln automatisieren. Das kann beispielsweise die Zuordnung einer Rechnung, das Anfordern oder Durchführen einer Freigabe, weitere Verarbeitungsschritte oder einen Export betreffen.
Die hierfür maßgeblichen Kriterien können durch berechtigte Nutzer:innen der jeweiligen Kundin / des jeweiligen Kunden eingesehen bzw. konfiguriert werden.
Welche weiteren Subunternehmer kommen hinzu?
Zusätzlich nehmen wir Clever Cloud SAS (Nantes, Frankreich) und BunnyWay d.o.o. (bunny.net, Ljubljana, Slowenien) in unsere Liste der Subunternehmer auf. Beide Anbieter werden nur für einzelne Funktionen von Candis eingesetzt und ersetzen nicht unsere bestehende Kerninfrastruktur.
Clever Cloud kann beispielsweise für das Hosting kleinerer Funktionen von Candis eingesetzt werden. Ein aktuelles Beispiel ist ein Customer Dashboard, das Rechnungsinformationen aus mehreren Gesellschaften einer Kundin / eines Kunden in aggregierter Form zusammenführt.
Welche personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden, hängt von der jeweiligen Anwendung ab. Beim Customer Dashboard können beispielsweise Nutzer- und Zugriffsdaten sowie Rechnungs- oder Lieferantendaten mit Personenbezug verarbeitet werden.
bunny.net kann in einzelnen Fällen Content-Delivery- und Edge-Infrastruktur für die sichere und performante Auslieferung von Inhalten bereitstellen. Dabei werden in erster Linie technische Verbindungs- und Requestdaten verarbeitet, beispielsweise die IP-Adresse bzw. die anonymisierte IP-Adresse, die aufgerufene URL und der User-Agent.
Werden Clever Cloud und bunny.net automatisch für alle Kund:innen eingesetzt?
Nein. Die Aufnahme in den AVV bedeutet zunächst, dass Candis diese Anbieter für einzelne Funktionen einsetzen kann.
Ob tatsächlich personenbezogene Daten über einen dieser Anbieter verarbeitet werden, hängt von der jeweils verwendeten Funktion von Candis und deren technischer Umsetzung ab.
Kann ich der Aufnahme neuer Subunternehmer widersprechen?
Ja. Vor der Hinzuziehung weiterer Subunternehmer informieren wir durch die Aktualisierung der Liste der beauftragten Subunternehmer. Änderung können innerhalb einer angemessenen Frist aus wichtigem Grund schriftlich gegenüber datenschutz@candis.io widersprechen (Ziffer 7.2 AVV).
An wen kann ich mich mit Fragen wenden?
Bei Fragen zum Datenschutz ist unsere Datenschutzabteilung unter datenschutz@candis.io erreichbar.