Wann du einen Beleg aufteilst
Du teilst einen Beleg auf, wenn du den Gesamtbetrag einer Rechnung nicht auf eine einzige Buchung, sondern auf mehrere Positionen verteilen möchtest. Jede Position kannst du eigenständig kontieren, also mit eigenem Sachkonto, eigener Kostenstelle, eigenem Steuerschlüssel und eigenem Steuersatz versehen.
Typische Fälle sind:
Eine Rechnung enthält mehrere Rechnungspositionen, die auf verschiedene Sachkonten gebucht werden.
Du möchtest Beträge auf mehrere Kostenstellen (KOST 1) verteilen.
Einzelne Positionen einer Rechnung haben unterschiedliche Steuersätze oder Steuerschlüssel.
Tipp: Wenn eine Rechnung nur eine einzige Buchung benötigt, musst du den Beleg nicht aufteilen. Die Aufteilung lohnt sich erst, sobald du den Gesamtbetrag auf mehr als eine Position verteilst.
Beleg aufteilen öffnen
Du startest die Aufteilung direkt in der Belegansicht einer Rechnung.
Öffne die Rechnung, die du aufteilen möchtest.
Sieh dir im rechten Bereich Rechnung die Rechnungsdaten an, zum Beispiel Nettobetrag, Steuerbetrag, Steuersatz und Gesamtbetrag.
Klicke im Bereich Rechnung auf Beleg aufteilen.
Candis öffnet daraufhin im unteren Bereich die Tabelle Beleg aufteilen. Dort erfasst du die einzelnen Positionen. Sobald ein Beleg mehrere Positionen enthält, zeigt Candis im Bereich Rechnung die Aufteilungsübersicht: eine Liste aller Positionen mit den wichtigsten Werten. Über Positionen bearbeiten öffnest du die Tabelle Beleg aufteilen erneut.
Beachte: Prüfe vor dem Aufteilen, ob der Gesamtbetrag der Rechnung korrekt ist. Der Gesamtbetrag bildet die Grundlage für die Verteilung auf die einzelnen Positionen.
Positionen erfassen und kontieren
In der Tabelle Beleg aufteilen legst du für jede Position eine eigene Zeile an. Standardmäßig enthält die Tabelle bereits eine erste Position mit dem vollständigen Betrag der Rechnung.
So verändern sich die Beträge
Die Felder Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag, Steuersatz und Steuerschlüssel hängen zusammen. Candis berechnet die Beträge automatisch, sobald du eines der Felder änderst.
Steuerschlüssel bestimmt den Steuersatz: Wenn du einen Steuerschlüssel auswählst, zum Beispiel 9 - VAT 19 %, setzt Candis den passenden Steuersatz, in diesem Fall 19 %.
Nettobetrag eingeben: Wenn du den Nettobetrag einträgst, berechnet Candis den Steuerbetrag aus dem Steuersatz und ergänzt den Bruttobetrag (Nettobetrag plus Steuerbetrag).
Bruttobetrag eingeben: Wenn du den Bruttobetrag einträgst, rechnet Candis anhand des Steuersatzes den enthaltenen Steuerbetrag heraus und ergänzt den Nettobetrag (Bruttobetrag minus Steuerbetrag).
Steuersatz oder Steuerschlüssel ändern: Wenn du den Steuersatz oder den Steuerschlüssel einer Position änderst, berechnet Candis den Steuerbetrag neu. Der zuletzt eingegebene Betrag bleibt dabei bestehen, und Candis passt die übrigen Betragsfelder an diesen Wert an.
Beachte: Der Steuerbetrag ergibt sich immer aus dem Steuersatz. Du gibst den Steuerbetrag nicht direkt ein, sondern steuerst ihn über Nettobetrag, Bruttobetrag und Steuersatz.
Weitere Positionen hinzufügen
Um den Beleg auf mehrere Positionen zu verteilen, fügst du weitere Zeilen hinzu.
Klicke unterhalb der Tabelle Beleg aufteilen auf Neue Position.
Erfasse für die neue Position Buchungstext, Beträge, Steuersatz, Steuerschlüssel, Sachkonto und KOST 1.
Wiederhole diesen Schritt für jede weitere Position.
Den Betrag für eine neue Position musst du nicht selbst ausrechnen. Candis nutzt dafür den Restbetrag, also den Teil des Gesamtbetrags, der noch nicht auf Positionen verteilt ist. Passe zuerst den Betrag einer bestehenden Position an. Wenn du eine Position bei einem Gesamtbetrag von 1.300 € auf 1.000 € änderst, ergibt sich ein Restbetrag von 300 €. Klickst du danach auf Neue Position, trägt Candis den Restbetrag von 300 € automatisch als Standardwert in die neue Zeile ein.
Tipp: Mit der Schnellaufteilung teilst du eine Position direkt aus der Betragszelle auf – nach festem Betrag, prozentual oder zu gleichen Teilen. Dabei kannst du im Eingabefeld auch rechnen, zum Beispiel 1000-300. Wie das funktioniert, liest du im Abschnitt Schnellaufteilung: Positionen direkt aufteilen.
Im unteren Bereich der Tabelle siehst du jederzeit die Summen über alle Positionen:
Gesamtnetto: Summe der Nettobeträge aller Positionen.
Gesamtsteuer: Summe der Steuerbeträge aller Positionen.
Gesamtbrutto: Summe der Bruttobeträge aller Positionen.
Beachte: Die Summe aller Positionen muss dem Gesamtbetrag der Rechnung entsprechen. Solange Gesamtbrutto und Gesamtbetrag nicht übereinstimmen, ist die Aufteilung noch nicht vollständig.
Schnellaufteilung: Positionen direkt aufteilen
Mit der Schnellaufteilung (englisch: Quick Split) teilst du eine bestehende Position direkt in der Tabelle Beleg aufteilen auf, ohne Teilbeträge selbst auszurechnen.
Bewege den Mauszeiger in der Tabelle Beleg aufteilen auf den Nettobetrag oder den Bruttobetrag der Position, die du aufteilen möchtest.
Klicke auf das Teilen-Symbol an der Betragszelle. Candis öffnet das Fenster Teilen.
Gib im Feld Neue Position ein, wie Candis die Position aufteilen soll, und wähle einen der drei Modi:
€ (fester Betrag): Gib den Betrag der neuen Position ein, zum Beispiel
300. Candis erstellt eine neue Position mit 300,00 €.% (prozentual): Gib den Prozentsatz der neuen Position ein, zum Beispiel
30. Candis erstellt eine neue Position mit 30 % des Betrags.÷ (gleiche Teile): Gib die Anzahl der Teile ein, zum Beispiel
2. Candis teilt den Betrag in gleich große Teilbeträge auf.
Bestätige die Eingabe. Candis erstellt die neuen Positionen. Der restliche Betrag verbleibt in der Ausgangsposition.
Anschließend kontierst du jede Position wie gewohnt mit Buchungstext, Sachkonto, KOST 1, Steuersatz und Steuerschlüssel.
Tipp: Im Feld Neue Position kannst du direkt rechnen und mehrere Positionen auf einmal erstellen:
Rechnen mit Plus und Minus: 1180+620 erstellt eine neue Position mit 1.800,00 €.
Mehrere Werte mit Semikolon trennen: 30;50 im Modus % erstellt zwei neue Positionen mit 30 % und 50 %, und 20 % verbleiben in der Ausgangsposition.
Tabelle anpassen
Du kannst dir die Tabelle Beleg aufteilen an deinen Arbeitsbereich anpassen, damit du sowohl die Rechnung als auch die Positionen gut im Blick hast.
Ziehe den oberen Rand der Tabelle nach oben oder unten, um die Höhe zu verändern.
Beim Hinzufügen weiterer Positionen wächst die Tabelle automatisch mit, bis du die Höhe selbst anpasst.
Tipp: Wenn du die Tabelle Beleg aufteilen schließt und erneut öffnest, setzt Candis die Höhe auf die berechnete Standardhöhe zurück.
Aufteilungsübersicht anpassen
Die Aufteilungsübersicht im Bereich Rechnung zeigt dir alle Positionen eines Belegs auf einen Blick, ohne dass du die Tabelle Beleg aufteilen öffnen musst. Du legst selbst fest, welche Felder Candis pro Position anzeigt.
Öffne eine Rechnung, die mehrere Positionen enthält.
Klicke im Bereich Rechnung oberhalb der Positionen auf Vorschau anpassen.
Setze ein Häkchen bei den Feldern, die Candis in der Aufteilungsübersicht anzeigen soll, zum Beispiel Buchungstext, Bruttobetrag, Sachkonto, KOST 1 oder Steuersatz. Du kannst bis zu 5 Felder auswählen.
Klicke auf Speichern.
Candis zeigt oberhalb der Feldliste eine Vorschau, wie eine Position mit deiner Auswahl aussieht. Mit Zurücksetzen stellst du die Standardauswahl wieder her.
Beachte: Sobald 5 Felder ausgewählt sind, kannst du kein weiteres Feld mehr aktivieren. Entferne zuerst ein Häkchen, um ein anderes Feld auszuwählen.
Tipp: Die Auswahl gilt nur für dich als Nutzer:in und bleibt für alle Belege gespeichert.
Anwendungsbeispiele
Beispiel 1: Neue Position über den Restbetrag anlegen
Eine Rechnung über 1.300 € (brutto) soll in eine Position über 1.000 € und eine Position über 300 € aufgeteilt werden, ohne dass sich der Gesamtbetrag ändert:
Du öffnest die Rechnung und klickst im Bereich Rechnung auf Beleg aufteilen.
In der ersten Position passt du den Bruttobetrag von 1.300 € auf 1.000 € an. Dadurch ergibt sich ein Restbetrag von 300 €.
Du klickst auf Neue Position. Candis trägt den Restbetrag von 300 € automatisch als Standardwert in die zweite Zeile ein.
Du kontierst die zweite Position mit Buchungstext, Sachkonto, Kostenstelle, Steuersatz und Steuerschlüssel (sofern diese von der 1. Position abweichen).
Du prüfst über Gesamtbrutto, dass die Summe beider Positionen weiterhin 1.300 € beträgt.
Tipp: Mit der Schnellaufteilung erreichst du dasselbe Ergebnis in einem Schritt: Klicke auf das Teilen-Symbol am Bruttobetrag der Position, gib im Modus € den Wert 300 ein und bestätige. Candis erstellt die zweite Position mit 300,00 €, und 1.000,00 € verbleiben in der ersten Position.
Beispiel 2: Rechnung auf zwei Kostenstellen verteilen
Eine Rechnung über 553,61 € (brutto) soll auf zwei Abteilungen verteilt werden:
Du öffnest die Rechnung und klickst im Bereich Rechnung auf Beleg aufteilen.
Für die erste Position trägst du den Buchungstext ein, gibst den Nettobetrag ein, wählst den Steuerschlüssel 9 - VAT 19 %, das Sachkonto und als KOST 1 die Kostenstelle 21 - Marketing.
Du klickst auf Neue Position und legst eine zweite Zeile mit einer anderen Kostenstelle an.
Du prüfst über Gesamtbrutto, dass die Summe aller Positionen dem Gesamtbetrag von 553,61 € entspricht.