Wann du einen Beleg aufteilst
Du teilst einen Beleg auf, wenn du den Gesamtbetrag einer Rechnung nicht auf eine einzige Buchung, sondern auf mehrere Positionen verteilen möchtest. Jede Position kannst du eigenständig kontieren, also mit eigenem Sachkonto, eigener Kostenstelle, eigenem Steuerschlüssel und eigenem Steuersatz versehen.
Typische Fälle sind:
Eine Rechnung enthält mehrere Rechnungspositionen, die auf verschiedene Sachkonten gebucht werden.
Du möchtest Beträge auf mehrere Kostenstellen (KOST 1) verteilen.
Einzelne Positionen einer Rechnung haben unterschiedliche Steuersätze oder Steuerschlüssel.
Tipp: Wenn eine Rechnung nur eine einzige Buchung benötigt, musst du den Beleg nicht aufteilen. Die Aufteilung lohnt sich erst, sobald du den Gesamtbetrag auf mehr als eine Position verteilst.
Beleg aufteilen öffnen
Du startest die Aufteilung direkt in der Belegansicht einer Rechnung.
Öffne die Rechnung, die du aufteilen möchtest.
Sieh dir im rechten Bereich Rechnung die Rechnungsdaten an, zum Beispiel Nettobetrag, Steuerbetrag, Steuersatz und Gesamtbetrag.
Klicke im Bereich Rechnung auf Beleg aufteilen.
Candis öffnet daraufhin im unteren Bereich die Tabelle Beleg aufteilen. Dort erfasst du die einzelnen Positionen.
Beachte: Prüfe vor dem Aufteilen, ob der Gesamtbetrag der Rechnung korrekt ist. Der Gesamtbetrag bildet die Grundlage für die Verteilung auf die einzelnen Positionen.
Positionen erfassen und kontieren
In der Tabelle Beleg aufteilen legst du für jede Position eine eigene Zeile an. Standardmäßig enthält die Tabelle bereits eine erste Position mit dem vollständigen Betrag der Rechnung.
So verändern sich die Beträge
Die Felder Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag, Steuersatz und Steuerschlüssel hängen zusammen. Candis berechnet die Beträge automatisch, sobald du eines der Felder änderst.
Steuerschlüssel bestimmt den Steuersatz: Wenn du einen Steuerschlüssel auswählst, zum Beispiel 9 - VAT 19 %, setzt Candis den passenden Steuersatz, in diesem Fall 19 %.
Nettobetrag eingeben: Wenn du den Nettobetrag einträgst, berechnet Candis den Steuerbetrag aus dem Steuersatz und ergänzt den Bruttobetrag (Nettobetrag plus Steuerbetrag).
Bruttobetrag eingeben: Wenn du den Bruttobetrag einträgst, rechnet Candis anhand des Steuersatzes den enthaltenen Steuerbetrag heraus und ergänzt den Nettobetrag (Bruttobetrag minus Steuerbetrag).
Steuersatz oder Steuerschlüssel ändern: Wenn du den Steuersatz oder den Steuerschlüssel einer Position änderst, berechnet Candis den Steuerbetrag neu. Der zuletzt eingegebene Betrag bleibt dabei bestehen, und Candis passt die übrigen Betragsfelder an diesen Wert an.
Beachte: Der Steuerbetrag ergibt sich immer aus dem Steuersatz. Du gibst den Steuerbetrag nicht direkt ein, sondern steuerst ihn über Nettobetrag, Bruttobetrag und Steuersatz.
Weitere Positionen hinzufügen
Um den Beleg auf mehrere Positionen zu verteilen, fügst du weitere Zeilen hinzu.
Klicke unterhalb der Tabelle Beleg aufteilen auf Neue Position.
Erfasse für die neue Position Buchungstext, Beträge, Steuersatz, Steuerschlüssel, Sachkonto und KOST 1.
Wiederhole diesen Schritt für jede weitere Position.
Den Betrag für eine neue Position musst du nicht selbst ausrechnen. Candis nutzt dafür den Restbetrag, also den Teil des Gesamtbetrags, der noch nicht auf Positionen verteilt ist. Passe zuerst den Betrag einer bestehenden Position an. Wenn du eine Position bei einem Gesamtbetrag von 1.300 € auf 1.000 € änderst, ergibt sich ein Restbetrag von 300 €. Klickst du danach auf Neue Position, trägt Candis den Restbetrag von 300 € automatisch als Standardwert in die neue Zeile ein.
Beachte: Du kannst innerhalb einer Zeile aktuell keine Berechnung eingeben. Du kannst also nicht in einer Position mit 1.300 € direkt „minus 300 €" rechnen, um automatisch zwei Zeilen mit 1.000 € und 300 € bei gleichbleibendem Gesamtbetrag zu erzeugen. Nutze stattdessen den Restbetrag: Passe zuerst die bestehende Position auf 1.000 € an und füge dann über Neue Position eine zweite Zeile hinzu, die den Restbetrag von 300 € als Standardwert übernimmt.
Im unteren Bereich der Tabelle siehst du jederzeit die Summen über alle Positionen:
Gesamtnetto: Summe der Nettobeträge aller Positionen.
Gesamtsteuer: Summe der Steuerbeträge aller Positionen.
Gesamtbrutto: Summe der Bruttobeträge aller Positionen.
Beachte: Die Summe aller Positionen muss dem Gesamtbetrag der Rechnung entsprechen. Solange Gesamtbrutto und Gesamtbetrag nicht übereinstimmen, ist die Aufteilung noch nicht vollständig.
Tabelle anpassen
Du kannst dir die Tabelle Beleg aufteilen an deinen Arbeitsbereich anpassen, damit du sowohl die Rechnung als auch die Positionen gut im Blick hast.
Ziehe den oberen Rand der Tabelle nach oben oder unten, um die Höhe zu verändern.
Beim Hinzufügen weiterer Positionen wächst die Tabelle automatisch mit, bis du die Höhe selbst anpasst.
Tipp: Wenn du die Tabelle Beleg aufteilen schließt und erneut öffnest, setzt Candis die Höhe auf die berechnete Standardhöhe zurück.
Anwendungsbeispiele
Beispiel 1: Neue Position über den Restbetrag anlegen
Eine Rechnung über 1.300 € (brutto) soll in eine Position über 1.000 € und eine Position über 300 € aufgeteilt werden, ohne dass sich der Gesamtbetrag ändert:
Du öffnest die Rechnung und klickst im Bereich Rechnung auf Beleg aufteilen.
In der ersten Position passt du den Bruttobetrag von 1.300 € auf 1.000 € an. Dadurch ergibt sich ein Restbetrag von 300 €.
Du klickst auf Neue Position. Candis trägt den Restbetrag von 300 € automatisch als Standardwert in die zweite Zeile ein.
Du kontierst die zweite Position mit Buchungstext, Sachkonto, Kostenstelle, Steuersatz und Steuerschlüssel (sofern diese von der 1. Position abweichen).
Du prüfst über Gesamtbrutto, dass die Summe beider Positionen weiterhin 1.300 € beträgt.
Beispiel 2: Rechnung auf zwei Kostenstellen verteilen
Eine Rechnung über 553,61 € (brutto) soll auf zwei Abteilungen verteilt werden:
Du öffnest die Rechnung und klickst im Bereich Rechnung auf Beleg aufteilen.
Für die erste Position trägst du den Buchungstext ein, gibst den Nettobetrag ein, wählst den Steuerschlüssel 9 - VAT 19 %, das Sachkonto und als KOST 1 die Kostenstelle 21 - Marketing.
Du klickst auf Neue Position und legst eine zweite Zeile mit einer anderen Kostenstelle an.
Du prüfst über Gesamtbrutto, dass die Summe aller Positionen dem Gesamtbetrag von 553,61 € entspricht.