Beachte: Dieser Artikel gilt ausschließlich für Organisationen mit dem Integrationstyp DATEV in Candis. Den Integrationstyp deiner Organisation findest du unter Einstellungen → Integrationen.
Verfügbare Exportoptionen
Welche Exportoptionen Candis dir anzeigt, hängt davon ab, welche DATEV-Verbindung du eingerichtet hast. Candis blendet automatisch nur die Optionen ein, die zu deinem aktuellen Verbindungsstatus passen.
Verbindungsstatus | Verfügbare Exportoptionen |
Keine aktive Verbindung | DATEV-Format (CSV), DATEV-Format (XML) |
Rechnungsdatenservice 1.0 verbunden | Direktverbindung RDS, optional: DATEV-Format (CSV), DATEV-Format (XML) |
Buchungsdatenservice verbunden | Direktverbindung BDS, optional: DATEV-Format (CSV), DATEV-Format (XML) |
Datei-Exporte
Datei-Exporte stehen immer zur Verfügung — unabhängig davon, ob eine Direktverbindung besteht.
DATEV-Format (CSV): Eine standardisierte CSV-Datei für den Import in DATEV-Systeme oder kompatible Buchhaltungsprogramme.
DATEV-Format (XML): Eine strukturierte XML-Datei nach DATEV-Spezifikation, z. B. für den Import inklusive Belegbilder.
Datei-Exporte eignen sich, wenn du keine Direktverbindung nutzt, Exportdateien vor dem Import prüfen möchtest oder Daten manuell in DATEV einspielst.
Beachte: Wenn du eine exportierte CSV-Datei in ein nachgelagertes Buchhaltungssystem importierst, öffne die Datei nicht und speichere sie nicht erneut. Das kann den Import beschädigen.
Direktverbindungen
Direktverbindungen übertragen Daten automatisch aus Candis an DATEV — ohne manuellen Dateiexport.
Belegbilderservice
Der Belegbilderservice überträgt ausschließlich Belegbilder (PDF) inklusive dem Candis-Prozessprotokoll an DATEV Unternehmen online. Belegdaten wie Kontierung oder Kostenstellen werden dabei nicht mitübertragen.
Diese Verbindung eignet sich, wenn du Belegbilder bereitstellen und die Buchungen separat in DATEV erfassen möchtest.
Detaillierte Informationen findest du im Artikel zum Belegbilderservice.
Rechnungsdatenservice 1.0 (RDS)
Der Rechnungsdatenservice 1.0 überträgt Rechnungsdaten (Strukturdaten) zusammen mit dem Belegbild an DATEV Unternehmen online. In DATEV Kanzlei-Rechnungswesen entstehen daraus Buchungsvorschläge.
Diese Verbindung eignet sich für Organisationen, bei denen die Buchhaltung extern — zum Beispiel durch einen Steuerberater — erledigt wird.
Detaillierte Informationen und die Einrichtungsanleitung findest du im Artikel zum Rechnungsdatenservice 1.0.
Buchungsdatenservice (BDS)
Der Buchungsdatenservice überträgt fertige Buchungsstapel direkt an DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Parallel legt Candis die Belegbilder in DATEV Unternehmen online ab und verknüpft sie mit den Buchungen.
Diese Verbindung eignet sich für Organisationen, die selbst im Haus buchen.
Beachte: Der Buchungsdatenservice erfordert mindestens den Plus-Plan in Candis.
Automatische Bereinigung der Belegfelder im BDS-Export
Candis entfernt beim Export über den Buchungsdatenservice automatisch führende Nullen aus Belegfeld 1 und Belegfeld 2. Führende Nullen sind Nullen, die am Anfang eines Wertes stehen, zum Beispiel 007 statt 7. DATEV erkennt solche Werte nicht immer korrekt und erzeugt dabei Validierungswarnungen beim Import.
Die Bereinigung läuft automatisch — du musst nichts einstellen. Folgendes gilt dabei:
Nur führende Nullen werden entfernt. Alle anderen Zeichen in diesen Feldern bleiben unverändert.
Detaillierte Informationen zum Buchungsdatenservice findest du im Artikel „DATEV Buchungsdatenservice in Candis – Überblick".
Validierung von Kontonummern (DATEV-konform)
Validierung von Kontonummern
Für Kontonummern gelten beim Integrationstyp DATEV strenge Regeln. Candis prüft diese Regeln vor dem Export automatisch.
Kontonummern dürfen ausschließlich Ziffern enthalten — keine Buchstaben oder Sonderzeichen.
Für Debitoren (Kunden) und Kreditoren (Lieferanten) gelten feste Nummernkreise. Die erste Ziffer entscheidet:
Erste Ziffer | Kontentyp |
1–6 | Debitorenkonten |
7–9 | Kreditorenkonten |
Beispiele:
Debitor
10001— korrektKreditor
800001— korrektA12345— nicht korrekt (enthält Buchstaben)65000als Kreditor — nicht korrekt (falscher Nummernkreis)
Beachte: Abweichende Kontonummern zwischen Candis und DATEV führen zu Zuordnungsfehlern beim Import. Pflege Kontonummern daher konsistent in beiden Systemen.
Häufige Stolperfallen
Uneinheitliche Stammdaten: Wenn Debitor- oder Kreditor-Nummern in Candis und DATEV voneinander abweichen, schlägt die Zuordnung beim Import fehl. Prüfe vor dem ersten Export, ob die Nummern übereinstimmen.
Falscher Integrationstyp: Nicht alle Exportoptionen stehen für jeden Integrationstyp zur Verfügung. Den Integrationstyp deiner Organisation findest du unter Einstellungen → Integrationen.
DATEV-Format CSV vor Import geöffnet: Wenn du die exportierte CSV-Datei vor dem Import öffnest und speicherst, kann das die Formatierung beschädigen. Importiere die Datei direkt ohne vorheriges Öffnen.