Organisationseinstellungen für Auslagen und Reisekosten verwalten
In diesem Artikel erfährst du, wie du in Candis organisationsweite Einstellungen für Auslagen und Reisekosten festlegst. Nach dem Lesen weißt du, welche Pauschalen Mitarbeitende einreichen können und wie sich Änderungen auf neue Erstattungen auswirken.
Voraussetzungen
Du hast Admin-Rechte in der Organisation.
Die Einstellungen gelten immer für die gesamte Organisation.
Personenspezifische Sonderregeln sind nicht möglich.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Verpflegungsmehraufwand aktivieren oder deaktivieren
Öffne die Organisationseinstellungen für Auslagen und Reisekosten.
Aktiviere oder deaktiviere den Bereich Verpflegungsmehraufwand.
Wähle die gesetzliche Grundlage:
Einkommensteuergesetz (EStG)
Bundesreisekostengesetz (BRKG)
Beachte:
Wenn du den Verpflegungsmehraufwand deaktivierst, können Mitarbeitende keine entsprechenden Pauschalen mehr einreichen. Der Bereich verschwindet vollständig aus der Web- und Mobile-App.
Tipp:
Über Raten anzeigen siehst du alle gültigen Pauschalen pro Land und erkennst die Unterschiede zwischen EStG und BRKG. Der wesentliche Unterschied betrifft die Auslandspauschalen.
2. Inlandsverpflegungspauschalen überschreiben
Aktiviere Inlandspauschalen überschreiben.
Lege eigene Beträge fest, zum Beispiel:
Ganztägig
An- / Abreisetag
Übernachtung
Beispiel:
Statt der gesetzlichen Ganztagspauschale von 28 € kannst du für Deutschland 43 € hinterlegen.
Beachte:
Diese Funktion gilt nur für Reisen innerhalb Deutschlands.
Internationale Pauschalen lassen sich aktuell nicht überschreiben.
Alle Reduzierungen, zum Beispiel für An- und Abreisetage, berechnet Candis automatisch auf Basis der von dir definierten Ganztagspauschale.
3. Sonderregelungen für Verpflegungsmehraufwand nutzen
Je nach gewählter gesetzlicher Grundlage stehen dir zusätzliche Optionen zur Verfügung:
Langzeitaufenthaltsreduzierung
Gilt in der Regel im Zusammenhang mit dem BRKG.
Ab dem 15. vollen Tag am gleichen Ort reduziert Candis die Pauschale automatisch um 50 %.
Übernachtungspauschalen ausschließen
Du kannst festlegen, dass in der gesamten Organisation keine Übernachtungspauschalen erstattet werden.
Wochenenden ausschließen
Du kannst bestimmen, dass samstags und sonntags keine Verpflegungsmehraufwände ausgezahlt werden.
4. Kilometerpauschalen überschreiben
Aktiviere Überschreiben der Kilometerpauschalen.
Lege eigene Pauschalen pro Fahrzeugtyp fest, zum Beispiel:
Auto
Motorrad
Beispiel:
Auto: 0,50 € pro Kilometer
Motorrad: 0,20 € pro Kilometer
Beachte:
Die Einstellung gilt immer für alle Mitarbeitenden der Organisation.
Individuelle Kilometerpauschalen pro Person sind nicht möglich.
5. Limit für die Kilometerpauschale festlegen
Aktiviere Limit für Kilometerpauschale anwenden.
Lege einen Höchstbetrag fest, zum Beispiel 100 €.
Speichere die Einstellung.
Wichtig:
Das Limit begrenzt den maximal erstatteten Betrag, unabhängig von der tatsächlich gefahrenen Kilometeranzahl.
6. Gültigkeit von Änderungen verstehen
Jede Einstellung zeigt an, wann sie zuletzt geändert wurde.
Neue Regeln gelten nur für Erstattungen, die nach der Änderung erstellt werden.
Bereits angelegte Reisen oder Auslagen behalten die alten Einstellungen.
Beispiel:
Eine Fahrt, die vor Einführung eines Kilometerlimits erstellt wurde, unterliegt diesem Limit nicht. Eine identische Fahrt, die später angelegt wird, schon.
Anwendungsbeispiele
Ein Unternehmen schließt Verpflegungsmehraufwände vollständig aus, weil Reisekosten pauschal über das Gehalt abgegolten werden.
Eine Organisation erhöht die deutsche Ganztagspauschale, um interne Reiserichtlinien abzubilden.
Ein Unternehmen begrenzt die Kilometerpauschale auf 100 €, um hohe Fahrtkostenerstattungen zu vermeiden.