Fragen aus dem Webinar "Reisekosten: Neue Funktionen"

Für unsere Firma wäre es sehr interessant ab wann die Nutzung "SEPA" für die Auslagen funktionieren wird?

Die Funktion ist aktuell schon für Tests für einige Kunden freigeschaltet. Der Release wird in Kürze für alle Kunden erfolgen.

Gibt es eine neue Version der App für IPhone/Apple-User? Wir haben hier das Problem, dass ein Mitarbeiter Reisekosten in der App erfassen, aber nicht absenden kann. Samsung/Android-User haben dieses Problem nicht.

Um Reisekosten in der App nutzen zu können, muss sichergestellt sein, dass die App immer in der aktuellsten Version vorhanden ist. Die Nutzer sollten daher einmal im Appstore schauen ob sie auch wirklich auf der aktuellsten Version sind. Manche Nutzer haben automatische Updates deaktiviert und haben daher Probleme.

Was macht man mit dem Bewirtungsbeleg, wenn man das Kunden mit Candis Kreditkarte bezahlt. Ist es möglich, dass in den Reisekosten mitabzubilden?

Die Verbindung von Reisekosten und Kreditkartenzahlungen ist aktuell noch nicht vorhanden, wird aber in Zukunft möglich sein. Gleiches gilt für die Angabe der bewirteten Personen bei Kreditkartenzahlungen.

Assistenten/innen Funktion für Auslagen und Kreditkarten wäre sehr hilfreich!

Die Funktion befindet sich aktuell in der Testphase und wird bald für alle Kunden im Plus-Paket verfügbar sein.

Kann man künftig auch Bewirtungsinfos direkt in Candis pflegen, wenn die Zahlung über die Kreditkarte von euch lief und nicht über die Auslagenerstattung?

Dies wird in Zukunft möglich sein.

Besteht die Möglichkeit bei Einreichung der Reisekosten auszuwählen, ob die Kosten erstattungsfähig sind? Ein Teil der Reisekosten werden über Firmenkreditkarten gezahlt, müssen aber von den Mitarbeitenden über diese Auslagen eingereicht werden. Folgefrage: Gibt es die Möglichkeit der automatischen Kennzeichnung, wenn Auslagen über die Firmenkreditkarte gezahlt wurden, sofern die Kreditkartenfunktion in Candis genutzt wird?

Das ist aktuell nicht möglich. Ist eine Rechnung bereits mit Kreditkarte bezahlt dann wird die Rechnung darüber abgebildet. In Zukunft soll es möglich sein Zahlungen mit Candis Kreditkarten mit den Erstattungen zu verbinden. Eine Abbildung von Prozessen mit Kreditkarten die nicht von Candis sind ist nicht vorgesehen.

Gibt es ein Update zu den individuellen/custom Tagespauschalen?

Ab wann wird es möglich sein, die Km-Pauschalen individuell anzupassen?

Aktuell arbeiten wir an der Abbildung der anpassbaren Pauschalen und werden diese bis Anfang Q4 zur Verfügung stellen.

Kann man auch den Verpflegungsmehraufwand löschen? Der wird bei uns nicht gezahlt.

Verpflegungsmehraufwände können für die gesamte Organisation deaktiviert werden. Wendet euch dafür bitte an unseren Support.

Verpflegungsmehraufwand wird automatisch gekürzt, wenn an dem Tag auch Bewirtung war?

Nein, es erfolgt keine automatische Kürzung.

Wie wird es mit Reports für für den Steuerberater aussehen?

Reports können aus dem Archiv gefiltert und heruntergeladen werden. In Kürze wird durch die neuen Tabellenfeatures in Candis diese Funktion nicht besser nutzbar sein.

Kann man den Verpflegungsmehraufwand individuell ein- bzw. ausstellen?

Verpflegungsmehraufwände können nur für eine gesamte Organisation an- oder ausgeschalten werden. Eine individuelle Einstellung ist nicht möglich.

Wir haben in der Firma keine Verpflegungspauschale. In der Spalte Verpflegungspauschale würden wir aber gerne die Reisezeit angeben und die Auslagen für die Verpflegung hochladen.

Das ist leider nicht möglich.

Sind inzwischen auch die "Städte" hinterlegt? Weil z.B. Paris anderen Sätze hat, als "der Rest des Landes"?

Ja, die verschiedenen Stadtregelungen sind seit Launch verfügbar. Dies bedeutet Städte wie Paris, Madrid oder London haben ihre eigenen Pauschalen hinterlegt und können im Zielmenü ausgewählt werden.

Übernachtungspauschalen kommen bei uns nicht vor, lassen sich diese deaktivieren?

Übernachtungspauschalen werden sich deaktivieren lassen. Dazu müsst ihr euch ebenfalls an unseren Support wenden.

Ist die RK-Abrechnung auch für österreichische Unternehmen geeignet?

Nein, wenn eine 100%ige Übernahme der Rechtslage aus anderen Ländern ist aktuell nicht möglich.

Ist es geplant, auch einen Währungen auch automatisch umzurechnen?

Die Funktion wird in Zukunft kommen, genaueres dazu werden wir euch dann mitteilen.

Was kostet das Reisekostensystem?

Die Funktionen zu den Auslagen inkl. Bewirtungsbelegen sind im Basis-Paket enthalten. Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschale und Assistenzfunktion ab dem Plus-Paket.

Wenn du Infos zu den Kosten und/oder den einzelnen Paketen haben möchtest, buch dir hier gern einen Termin.

Kann man Erstattungen an ausländische (nicht EU) Bankkonten zahlen?

Wir möchten zukünftig die Reisekosten über die Gehaltsabrechnungen auszahlen. Wie funktioniert der Datenexport an unsere externe Lohnbuchhaltung?

Das kommt darauf an, wie ihr bisher die Daten übermittelt (z.B. Schnittstelle oder Excel-Datei). Eine Schnittstelle an Lohnbuchhaltungsprogramme ist aktuell nicht vorhanden, daher muss ein Austausch der Informationen hier über einen regelmäßigen csv-Export erfolgen. Dieser kann durch das Archiv frei angesteuert werden und erlaubt auch einen außermonatlichen Export.

Gibt es in Candis eine Rolle, die ausschließlich für die Kostenerstattung vorgesehen ist?

Nein, diese Rolle gibt es aktuell nicht.

Kann auch in Vertretung geprüft werden? Also Assistenzstellen übernehmen von Teamleads oder der GF die Funktion der Reisekostenprüfung (und das Einreichen sowieso :-) )

Die Assistenzfunktion bezieht sich nur auf das Einreichen und Bearbeiten von Auslagen für die jeweiligen Personen. Prüfungen und Freigaben sind dadurch nicht übertragbar. Wenn im Namen eines Personenkreises geprüft werden soll könnt ihr hierfür unsere neue Teams-Funktion in der Freigabe nutzen.

In wie weit ist das "Vertreten" als Assistenz anders, als die Urlaubsvertretung?

Die Assistenzfunktion bezieht sich nur auf das Einreichen und Bearbeiten von Auslagen für die jeweiligen Personen. Die Freigabe ist davon nicht erfasst. Weiterhin ist eine Assistenz im Gegensatz zu einer Urlaubsvertretung eine dauerhafte Zurordnung und nicht nur eine vorrübergehende Vertretung.

Für Mitarbeiter, die nicht so regelmäßig reisen, übernehme ich die Daten-Erfassung in Candis. Gibt es eine Admin-Funktion für Dritte die Daten zu erfassen ?

Du kannst hierfür die neue Assistenzfunktion nutzen um für andere Nutzer einzureichen. Sie können dann selbst auswählen wer für sie einreichen kann oder durch dich als Admin aktiviert werden.

Kann ich als Admin auch eine Reise für einen Mitarbeiter anlegen?

Ja. Wenn der Admin als Assistenz für den Mitarbeitenden angelegt ist, kann er für ihn einreichen.

Kann man so auch Reisekosten für fremde Dritte erstellen? Wir übernehmen RK für Bewerber/innen an einem Schnuppertag.

In diesem Fall müsstet ihr Bewerber:innen in Candis anlegen und euch selbst als Assistenz einstellen. Dann könnt ihr in deren Namen die Abrechnung einreichen, exportieren und erstatten.

Wenn ein Freigabe-Mitarbeiter als Vertretung eingesetzt ist, kommt es bei uns vor das dieser Mitarbeiter eine Auslage/Rechnung mehrfach freigeben muss. Gibt es die Möglichkeit dies zu überspringen, so dass der Mitarbeiter die Auslage/Rechnung nur einmal freigeben muss?

Die gibt es aktuell nicht.

Wenn man als Vertreter eingerichtet ist, dann ist es aber nicht möglich, dass der Vertreter dann auch Rechnungen freigibt, oder?

Wenn man als Assistenz eingerichtet ist kann man nur Auslagen einreichen und bearbeiten. Eine Übernahme der Freigaben ist nicht möglich.

Wenn man Bewirtungsbelege splittet, kann man das Trinkgeld kennzeichnen als externe Bewirtung?

Werden die Teilnehmenden z.b. bei Bewirtungen auf eine Art mit exportiert bzw. lässt sich das einfach auswerten?

Eine Bewirtung kann Trinkgeld bei Einreichung schon in Form eines Splits trennen. Die Angabe der bewirteten Person erfolgt dann am Beleg. Die Belege werden allerdings nicht in den Ansichten sichtbar nach nur interne und nur externe Bewirtung geteilt.

Wird die Reisekostenabrechnung automatisch auf das Richtige Sachkonto gebucht und erfolgt der Export zu DATEV auch automatisch ? und welcher Kreditor wird angesprochen?

Der Mitarbeiter wird als Kreditor angesprochen und mit diesem nach DATEV exportiert. Die Buchung

Ist eine Schnittstelle für DATEV integriert bzw. geplant?

Sowohl unsere direkte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online als auch zu DATEV Kanzlei-Rechnungswesen funktioniert auch für Reisekosten und Auslagen.

Können Reisekosten als Auslagen direkt auf DATEV-Aufträge der Mandanten belastet werden?

Das kann nur über die Nutzung der Kontierungsinformationen erfolgen. Sind Projekte als KOST1, KOST2 oder Sachkonto angelegt können diese bei den Auslagen aktiviert werden.

Beim Export der Reisekosten werden die Belege mit exportiert und in DATEV entsprechend verbucht?

Ja, beim Export nach DATEV werden Belegbilder und alle angegebenen Buchungsinformationen mitgesendet.

Was ist der größte Unterschied zu anderen Reisekosten-Lösungen?

Mit Candis befinden sich Reisekosten, Auslagen, Rechnungen, Verträge, finanzrelevante Dokumente sowie Kreditkarten an einem Ort. Das heißt, man muss nicht zwischen verschiedenen Tools springen.

Außerdem habt ihr unlimitierte Anzahl an Nutzer:innen in Candis.

Wir können wir eine Reisekostenvorschuss von Reisekosten abgezogen werden, da Candis keine negativen Betrag akzeptiert.

Negative Beträge werden in Zukunft unterstützt werden.

Können Vorschüsse abgebildet werden?

Vorschüsse gewähren geht nicht in Candis, aber wie in der Frage oben beantwortet: Vorschüsse können dann von der Reisekostenabrechnung abgezogen werden.

Gibt es Dubletten-Warnungen?

Wir arbeiten aktuell daran die Duplettenwarnungen zwischen Auslagen, Rechnungen und Transaktionen zu bauen und werden euch hier auf dem Laufenden halten.

Ist eine Schnittstelle für SAP ECC6 in Planung?

Nein, das ist bisher nicht in Planung. Wir notieren Anfragen aber gerne.

Gibt es eine Möglichkeit die Stammdaten der Mitarbeiter (Kreditorennummer, Kontonummer...) genau wie die Stammdaten der Geschäftspartner aus Candis zu exportieren und in das Buchhaltungsprogramm zu importieren?

Wir arbeiten aktuell daran den Prozess der Mitarbeiterkreditoren mit dem der Geschäftspartner mehr zu vereinheitlichen. Dies sollte dann leichter möglich sein.

Wenn wir ein Team zur Freigabe anlegen muss nur einer von dem bestehenden Team die freigabe auslösen? Könnt ihr noch einmal kurz zeigen, wie man ein Team anlegt?

In diesem Hilfe-Center-Artikel findest du mehr Infos dazu, wie man ein Team anlegt, verwaltet und Co. Und ja, sobald eine Person des Teams freigibt, geht es in den nächsten Freigabeschritt bzw. ist als freigegeben hinterlegt.

Wird es eine Einführung/Kurs hierzu für Mitarbeiter geben?

Du findest in unserem Hilfe-Center hier ein Video dazu. Wenn du die Sprache umstellst, haben wir auch ein englischsprachiges Video hinterlegt.

Können zu den Belegen zusätzliche PDF-Dokumente angehängt werden? z.B. Mails, Freigaben, Belege zu tatsächlichen Wechselkursen?

Das ist aktuell noch nicht möglich.

Ist es möglich mehrere KM-Geld Pauschalen in eine Abrechnung zu packen und nicht pro Fahrt einzeln?

Aktuell ist das nicht möglich. Pro Erstattungsfall kann man einmal die Kilometerpauschale und einmal den VMA abrechnen.

Alle Kassenzettel, die man nicht digital hat, müssen gescannt und in Candis abgelegt werden, oder? Können die Originalbelege dann vernichtet werden?

Um Originalbelege vernichten zu können, muss zunächst einmal mit dem Steuerberater eine Verfahrensdokumentation und ersetzendes Scannen geprüft werden. Wir können hier keine Empfehlung aussprechen.

Wann können wir mit der Schnittstelle zu Microsoft Dynamics 365 Business Central rechnen?

Da können wir aktuell noch keinen genauen Zeitraum nennen.

Zu welchen Systemen ist eine Schnittstelle geplant bzw. bereits vorhanden?

Es gibt direkte Integrationen zu DATEV Unternehmen Online, DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, SAP Business One (in Planung: Sage10)

Wäre es möglich, die andere Tagespauschalen (BRKG) , die standardmäßig für alle Reisen güiltig werden, anlegen?

In Zukunft wird es möglich sein alternative Raten für die gesamte Organisation anzulegen. Dadurch könnte das BRKG abgebildet werden.

Kann der zweite Freigeber die Daten des ersten Freigebers noch korrigieren? Und kann der erste Freigeber die eigenen Daten/Reisedaten noch verändern, wenn der zweite Freigeber diese zur Prüfung zurücksendet?

Die Korrektur der Reisedaten kann nur außerhalb des Freigabeprozesses erfolgen. Der Freigabeprozess erlaubt nur die Kontierung.

Können die Mitarbeiter die RK selbst hochladen oder Bedarf es einer Assistenz?

Ja Mitarbeitende können selbst einreichen. Zusätzlich können sie eine Assistenz hinterlegen und diese kann dann für sie einreichen.

Können auch ausländische Umsatzsteuerschlüssel hinterlegt werden?

Alle steuerschlüssel, die in DUO unterstützt sind, gehen auch in Candis.

Haben die Einreichenden alle Konten zur Auswahl, oder kann man auf die relevanten Konten einschränken? Oder sogar Kategorieren definieren, statt den direkten Konten?

Aktuell ist es nicht geplant hier Einschränkungen oder Kategorisierungen vorzunehmen. Wir werden uns das in Zukunft nocheinmal anschauen.

Ist es vorgesehen, das Spesensätze auch Monatsweise und nicht nach einzelnen Reisen eingereicht werden können?

Hier ist aktuell nichts geplant.

Wie kann sich ein Teammitglied, welches Auslagen eingereicht hat, eine Auswertung über die Gesamtsumme seiner bereits eingereichten Auslagen anzeigen lassen?

Eine Auswertung, die nicht nur 30 Tage zurückgeht, sondern z.B. 3 Monate?

Die Mitglieder können sich aus dem Archiv eine beliebig gefilerte Liste an Erstattungen erstellen und herunterladen.

Können Belege von den Einreichern bei mehreren Steuersätzen aufgeteilt werden?

Aktuell ist dies noch nicht möglich, wird aber in Zukunft verfügbar sein.

Bei uns gehen Freigaben teils an die Führungskraft, weils an Kostenstellenverantwortliche. Je nachdem, was als KOST1 ausgewählt wird. Ist das abbildbar?

Das ist mit unseren aktuellen Workflows nicht abbildbar. Es wird aber aktuell an einer Verbesserung unserer Workflows gearbeitet.