Mit diesen Funktionen machst du Schluss mit Extra-Tools oder aufwendigen Excel-Sheets für Auslagenerstattung und Reisekostenabrechnungen. Mit uns verwaltest du Rechnungen, Auslagen & Reisekosten in einem Tool.
Bald auch verfügbar: Reisekostenabrechnung mit Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten.
So verwaltest du Auslagen in Candis:
Was bringt dir das?
Du hast einen zentralen Ort für Rechnungsverarbeitung, Auslagenerstattung und Reisekostenabrechnung. Und: Du wirst unnötige Kosten für Extra-Tools oder aufwendige Excel-Sheets endlich los!
Reisekosten und Auslagen werden transparent und übersichtlich an einem Ort gespeichert.
Buchhalter:innen haben alles innerhalb eines Tools im Blick.
Auch Mitarbeitende müssen nur ein Tool für mehrere Anwendungsfälle nutzen – ein Login, alles klar.
Vollständige Daten und schnelle Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen, unter anderem durch definierte Workflows, automatische Datenerfassung und klare Angaben zum Ausfüllen für Reisende bzw. Mitarbeitende, die Auslagen getätigt haben.
Beliebig viele Nutzer:innen ohne Zusatzkosten, da wir nicht pro Nutzer:in abrechnen. Somit auch ideal für Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden, die selten reisen.
Diese Funktionen sind enthalten
Hier sind einige der wichtigsten Features, an denen wir im Bereich Reisekostenabrechnung und Auslagenerstattung arbeiten:
Übersicht über Auslagen & Reisen (für Auslagen verfügbar): Reisende sammeln alle Auslagen und sonstige Kosten, die im Zuge einer Reise angefallen sind, an einem Ort. So behalten alle den Überblick.
Auslagen (bereits verfügbar): Privat bezahlte Ausgaben können einfach eingereicht werden, gehen durch den Freigabeprozess und können so schnellstmöglich zurückerstattet werden (bereits verfügbar).
Bewirtungsbelege (bereits verfügbar): Mitarbeitende laden Bewirtungsbelege mit allen erforderlichen Informationen, wie externen und internen Teilnehmenden sowie Trinkgeld, hoch. Danach können sie geprüft, freigegeben, exportiert und erstattet werden (bereits verfügbar).
Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes (bald verfügbar): Die weltweit aktuellen Pauschalsätze werden automatisch aktualisiert und sind in Candis hinterlegt. Reisende tragen dann einfach erhaltene Mahlzeiten ein und geben den Zeitraum der Reise an und wir kalkulieren den Verpflegungsmehraufwand.
Kilometerberechnung (bald verfügbar): Strecken werden automatisch basierend auf dem Start- und Zielort berechnet. Dabei wird immer die kürzeste Route gewählt. Es kann auch manuell ein Zwischenstopp oder Umweg, z. B. aufgrund von Verkehrsbehinderungen, eingetragen werden.
Genehmigungsprozess für Erstattungen (für Auslagen verfügbar): Integriere die Candis-Workflows und Genehmigungsschritte und nutze sie auch für deine Reisekosten.
Wie und ab wann kann ich das nutzen?
Auslagen in Candis
Für Nutzer:innen ab dem Basis-Paket sind die Funktionen für die Auslagenerstattung sind bereits verfügbar. Wenn du dir nicht sicher bist, welches Paket du hast, checke einfach in Candis selbst, ob du in deiner Menüleiste links den Punkt "Auslagen" findest.
Wird dir dieser Punkt nicht angezeigt, bist du vermutlich noch in einem unserer alten Pakete. Buche dir in diesem Fall gerne einen Termin mit unserer Expert:innen!
(Die Auslagen-Funktionen sind für SAP Business One Nutzer:innen nur auf Anfrage und für Sage 100 Nutzer:innen aktuell noch nicht verfügbar – mehr Infos über Exportmöglichkeiten)
Reisekosten in Candis
Die Funktionen zur Reisekostenabrechnung sind voraussichtlich für Ende Q2 2025 geplant und sind ab dem Plus-Paket verfügbar.
Eine Übersicht über unsere Pakete findest du hier.