Du möchtest wissen, welche Kreditkartentransaktionen noch keinen Beleg haben und wie du Nutzer:innen daran erinnerst? In Candis erhältst du einen zentralen Überblick über fehlende Rechnungen und kannst offene Belege gezielt nachverfolgen.
Wo du fehlende Rechnungen findest
Candis zeigt dir fehlende Rechnungen an zwei zentralen Stellen. Beide Bereiche helfen dir, offene Belege schnell zu identifizieren und nachzuverfolgen.
1. Im Bereich Eingang > Transaktionen
Öffne den Bereich Eingang.
Wechsle in den Reiter Transaktionen.
Filtere nach Transaktionen ohne Beleg oder prüfe die entsprechende Kennzeichnung in der Übersicht.
Hier siehst du alle Kreditkartentransaktionen ohne Belege im Detail.
2. Im Kreditkartendashboard im Bereich „Fehlende Rechnungen“
Öffne das Kreditkartendashboard.
Schaue zum Abschnitt Fehlende Rechnungen.
In diesem Bereich erhältst du einen vollständigen Überblick über:
Alle offenen Transaktionen ohne Beleg
Die jeweils zugeordneten Nutzer:innen
Die Anzahl der fehlenden Rechnungen pro Nutzer:in
Das Kreditkartendashboard eignet sich besonders, wenn du den Status auf Nutzerebene prüfen möchtest.
Nutzer:innen direkt kontaktieren
Du kannst Nutzer:innen direkt aus der Übersicht kontaktieren, wenn zu ihren Kreditkartentransaktionen Belege fehlen.
Öffne den Bereich Fehlende Rechnungen im Kreditkartendashboard.
Wähle die entsprechende Nutzer:in aus.
Sende eine E-Mail-Erinnerung
So informierst du gezielt über fehlende Rechnungen und beschleunigst das Einreichen der Belege.
Automatische Erinnerungen bei fehlenden Rechnungen
Candis unterstützt dich zusätzlich mit automatischen Erinnerungen:
Candis prüft jeden Morgen alle Kreditkartentransaktionen.
Candis identifiziert Transaktionen ohne eingereichten Beleg.
Candis sendet automatisch eine Erinnerung per E-Mail an alle betroffenen Nutzer:innen.
Die Erinnerung erhalten ausschließlich Nutzer:innen, die für die jeweilige Kreditkartentransaktion verantwortlich sind und noch keine Rechnung eingereicht haben.
Dadurch reduzierst du manuellen Aufwand und stellst sicher, dass fehlende Belege regelmäßig eingefordert werden.
Anwendungsbeispiele
Beispiel 1: Monatsabschluss vorbereiten
Vor dem Monatsabschluss prüfst du im Kreditkartendashboard den Bereich Fehlende Rechnungen. Du kontaktierst gezielt Nutzer:innen mit mehreren offenen Belegen, um die Buchhaltung vollständig abzuschließen.
Beispiel 2: Teamverantwortung klären
Du erkennst im Kreditkartendashboard, dass eine Nutzer:in regelmäßig Belege verspätet einreicht. Du sprichst die Person direkt an und klärst den internen Prozess zur Belegeinreichung.