Der Buchungsdatenservice ist ein Cloud-Service der DATEV und ermöglicht den Übertrag von
Buchungssätzen
Stammdaten
Zahlungsbedingungen
... nach DATEV Rechnungswesen. Dieser muss für jeden Bestand einzeln bestellt und anschließend das Recht auf dem Authentifizierungsmedium der DATEV hinterlegt werden.
Hinweis: Es kommt häufig vor, dass der Buchungsdatenservice schon für alle Mandanten zugänglich ist, aber die Rechte für die Nutzung fehlen.
Ein DATEV Admin kann diese Rechte zur Verfügung stellen.
Einrichtung der Schnittstelle Buchungsdatenservice
Buchungsdatenservice prüfen und aktivieren
Unter
Anwendungen
Administration kann die
Rechteverwaltung online
... aufgerufen werden.
Hier muss der Buchungsdatenservice aktiviert werden.
Wird dieser nicht unter den Cloud Services Rechnungswesen angezeigt, dann haben wir die Bestellung des Rechnungsdatenservices einmal für dich zusammengefasst:
Bestellung Buchungsdatenservice
Über die MyDATEV Mandanteregistrierung können einfach und komfortabel sämtliche benötigten Einstellungen vorgenommen werden.
Öffne zuerst den
DATEV Arbeitsplatz.
Wähle den zu änderten Mandanten aus.
Rufe über die Programmsuche am rechten Bildschirmrand die MyDATEV Mandantenregistrierung aus.
Im nächsten Menü wird dir der Name des Unternehmens angezeigt. Klicke nun auf Registrierung starten.
Jetzt kommst du zur Produktauswahl. Wählen das Produkt DATEV Buchungsdatenservice aus.
Mit einem Klick auf Weiter zu den Personen kannst du deine Nutzer für den Service freischalten....
... und anschließend verbindlich bestellen.
Hier die Preise der DATEV für den Buchungsdatenservice (Stand 10.05.23):
Die Berechnung erfolgt nach übermittelten Buchungssätzen je Mandantenbestand:
1,30 EUR/Monat bis 500
2,50 EUR/Monat bis 1000
4,50 EUR/Monat bis 2000
10,00 EUR/Monat bis 5000
15,00 EUR/Monat bis 10000
27,00 EUR/Monat je weitere 10000
Der Grundpreis der Staffel von 1,30 EUR/Monat fällt bei Anlage eines Mandantenbestands unabhängig von der Datenübertragung grundsätzlich an.
Zzgl. Berechnung:
Bei Anlage eines Mandantenbestandes entstehen zusätzliche Kosten für DATEV Belege online pro Mandantenbestand (siehe DATEV-Preisliste unter Art.-Nr. 95157).
Die Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer.
Es gelten die Geschäftsbedingungen der DATEV.
Im letzten Schritt muss der Buchungsdatenservice noch eingerichtet werden.
Dies kann gegebenenfalls nur von deinem DATEV Admin (meist das Steuerbüro) vorgenommen werden.
Sofern noch kein DATEV Unternehmen online vorhanden ist, kann dies nun ebenfalls bestellt werden. Andernfalls kann das Fenster im nachfolgenden Screenshot übersprungen werden.
Hinweis: Wenn die Schnittstelle in Candis verbunden wurde, kommt es in manchen Fällen zu einem Zeitversatz von 10 - 15 Minuten. Der Buchungsstapel lässt sich dann nicht verbinden (trennen - warten - erneut verbinden).
Du möchtest dich persönlich beraten lassen? Buche hier einen Termin mit unseren Experten.
Candis mithilfe des Buchungsdatenservice mit DATEV verbinden
Um die Erweiterung für DATEV Selbstbucher nutzen zu können, muss die Verbindung zu deinem DATEV Rechnungswesen Programm und zur DATEV Schnittstelle Buchungsdatenservice in den Candis Einstellungen hergestellt werden.
Gehe dazu auf Einstellungen → DATEV Schnittstelle und trenne deine aktuelle Verbindung. Wähle nun in der Maske DATEV Rechnungswesen aus und klicke auf Verbinden.
Wähle im nächsten Schritt den Mandanten aus und klicke erneut auf Verbinden. Es erfolgt die Weiterleitung zu DATEV, wo du den Zugriff mit deiner Smart-ID bestätigst und die Candis die entsprechende Berechtigung erteilst.
Im nächsten Schritt wird die Sachkontenlänge, der Kontenrahmen und das Wirtschaftsjahr festgelegt. Achte hier bitte darauf, dass die Angaben mit den Angaben in DATEV Rechnungswesen übereinstimmen, sonst kann es zu Fehlermeldungen beim Import in DATEV kommen.
Wenn der Buchungsdatenservice bereits über die MyDATEV Mandantenregistrierung für den entsprechenden Mandanten eingerichtet wurde, dann wird unter Exportfunktionen → Buchungsstapel angezeigt, dass der 'Service verbunden' ist.
Wird hingegen eine Fehlermeldung angezeigt, dass die Berechtigungen noch fehlen oder Einrichtung der Schnittstelle nicht über die MyDATEV Mandantenregistrierung erfolgt ist, folge dieser Anleitung zur korrekten Bestellung / Administration.
Festlegen der Kontonummern für Rückstellungsbuchungen
Nun muss noch die Kontonummer für Rückstellungsbuchungen in den Candis Einstellungen hinterlegt werden. Gehe auf Einstellungen → Rückstellungen und klicke in das jeweilige Feld um die entsprechenden DATEV-Kontonummern für Rückstellungen und Sonstige Vermögensgegenstände einzutragen und die Einrichtung des Buchungsdatenservice abzuschließen.
Hinweis: Wenn die Schnittstelle in Candis verbunden wurde, kommt es in manchen Fällen zu einem Delay von 10 - 15 min. Der "Buchungsstapel" lässt sich dann nicht verbinden (trennen - warten - verbinden).
Über den Buchungsdatenservice Daten in DATEV Rechnungswesen weiterverarbeiten
Nach dem Export aus Candis müssen die Daten in DATEV Rechnungswesen aus dem Rechenzentrum abgeholt und verarbeitet werden. Hier erfährst du wie das funktioniert und was es zu beachten gilt.
Import von Buchungsstapeln und Stammdaten
Daten holen
Um die Daten aus dem Rechenzentrum abzuholen, gehe im Menü auf der linken Seite auf Mandant ergänzen. Wähle nun das Feld Beleg-/Buchungsstapel und Stammdaten (RZ) aus und klicke auf Daten holen.
Daten verarbeiten
Um die exportierten Buchungsstapel und Stammdaten zu verarbeiten, öffnest du im Menü links die Stapelverarbeitung. Dort siehst du alle exportierten Stapel:
Buchungsstapel mit Rechnungen und Rückstellungen
Geschäftspartner-Stammdaten
Zahlungsbedingungen
Buchungsstapel mit Kreditkartentransaktionen (sofern Candis Kreditkarten vorhanden sind)
Um die Daten in deinen DATEV Rechnungswesen Bestand zu importieren, wähle die Stapel an und klicke auf Verarbeiten.
Stapel anhängen
Hier hast du die Möglichkeit den Buchungsstapel in einem bereits bestehenden Stapel zu verarbeiten oder einen neuen Buchungsstapel anzulegen.
Belege buchen
Gehe im nächsten Schritt im Menü links auf Belege buchen und wähle in der Maske den gewünschten Buchungsstapel aus. Die Buchungsstapel sind noch nicht festgeschrieben, sodass nachträgliche Änderungen noch möglich sind.
Stammdatenexport - wie funktioniert die Aktualisierung der Felder in DATEV Rechnungswesen beim Import?
Candis | DATEV Rechnungswesen | Import Logik |
Feld existiert | Feld existiert | Daten werden überschrieben |
Feld existiert, aber ist leer | Feld existiert | Feld wird übersprungen |
Feld existiert nicht | Feld existiert | Feld wird übersprungen |
Beispiel:
Geschäftspartner A hat eine neue IBAN und ihr aktualisiert die IBAN im Kontaktfeld in Candis. Mit dem nächsten Export werden die aktualisierten Stammdaten nach DATEV Rechnungswesen exportiert und über die Stapelverarbeitung importiert.
Mit diesem Import der Daten wird bei Geschäftspartner A in DATEV Rechnungswesen die IBAN aktualisiert (überschrieben). Alle anderen Felder und Daten bei Geschäftspartner A bleiben davon unberührt.
Wie werden Zahlungsbedingungen in DATEV Rechnungswesen importiert?
Der Import von Zahlungsbedingungen funktioniert genau wie der Import von Stammdaten, nur dass, bei der Stapelverarbeitung der Stapel Zahlungsbedingungen ausgewählt und verarbeitet wird.
Die importieren Zahlungsbedingungen werden unter Stammdaten → Kreditoren → Zahlungsbedingungen angezeigt.
Bei Geschäftspartnern hinterlegte Zahlungsbedingungen können über den Kreditor → OPOS-Allgemein eingesehen werden.
Wie du in Candis mit Zahlungsbedingungen feste Skontofristen bei deinen Geschäftspartnern hinterlegen kannst, erfährst du hier.