In diesem Artikel erfährst du, wie du dein Dashboard mit Auswertungen für Geschäftspartner, Sachkonten oder Kostenstellen ergänzt und diese Auswertungen mit Budgets erweiterst.
Auf deinem Dashboard findest du im unteren Teil der Seite den Bereich Auswertungen. Klicke auf Auswertung erstellen, um mit dem Erstellen zu beginnen.
Welche Daten kann ich für Auswertungen nehmen?
Du erstellst Auswertungen für:
Kostenstellen
Sachkonten
Geschäftspartner
Nachdem du auf dem Dashboard auf die Schaltfläche Auswertung erstellen geklickt hast, wählst du im folgenden Menü aus, ob du eine Auswertung für Kostenstellen, Sachkonten oder Geschäftspartner anlegen möchtest.
Beachte: Du erstellst Auswertungen für Kostenstellen oder Sachkonten nur, wenn diese vorher importiert oder manuell angelegt wurden.
Auswertung erstellen und mit dem Team teilen
Hast du dich für eine Datengrundlage (Kostenstellen, Sachkonten, Geschäftspartner) entschieden, nimmst du im folgenden Menü weitere Einschränkungen vor:
Grenze im Reiter Name und Inhalt die Daten ein. Du wählst mehrere Sachkonten, Kostenstellen oder Geschäftspartner aus, die deine Auswertung enthalten soll.
Vergib unter Name einen eigenen Namen für die Auswertung. Unter Auswertung mit Teammitgliedern teilen stellst du die Auswertung deinen Kolleg:innen zur Verfügung. Die Auswertung erscheint nach dem Erstellen auf deren Dashboard. Das Editieren bleibt weiterhin der erstellenden Person vorbehalten.
Füge optional ein Budget hinzu. Du legst das Budget jährlich oder vierteljährlich fest.
Candis bricht Budgets in der Monatsansicht monatsgenau herunter.
Im Screenshot ist ein Budget von 9.000 € pro Quartal angegeben. Candis teilt das Budget durch die drei Monate des Quartals und legt monatlich 3.000 € fest. Das gilt auch für jährliche Budgets: Candis teilt sie durch 4 in der Quartalsansicht oder durch 12 in der Monatsansicht.
Klicke auf Speichern und schließen, um deine Eingaben zu übernehmen. Candis zeigt die Auswertung anschließend auf deinem Dashboard an, und, falls ausgewählt, auch auf dem Dashboard deiner Kolleg:innen.
Hast du ein Budget ergänzt, zeigt dir die Auswertung an, wie viel von deinem Budget aktuell verbraucht wurde.
Beachte: Auswertungen beziehen sich nur auf die Daten eines Candis Accounts. Du kannst keine Auswertungen über mehrere Accounts hinweg erstellen oder in anderen Accounts sichtbar machen.
Auswertungen verschieben oder nachträglich bearbeiten
Jede Auswertung hat ein Untermenü, das du über die drei Punkte bei der jeweiligen Auswertung aufrufst. Darüber bearbeitest du deine Auswertung jederzeit oder löschst nicht mehr benötigte Auswertungen.
Hast du zu viele Auswertungen oder möchtest nur bestimmte auf einen Blick sehen, verschiebst du sie über die Schaltfläche Verschieben zu Weitere Auswertungen hinter den Link Weitere Auswertungen.
Zeiträume der Auswertungen anpassen
Im Bereich Auswertungen auf deinem Dashboard findest du am rechten oberen Bildschirmrand eine Schaltfläche. Damit legst du den Zeitraum fest und überträgst ihn auf alle deine Auswertungen.
Du legst einerseits das Jahr fest und lässt dir andererseits über die entsprechenden Reiter folgende Zeiträume anzeigen:
Jährlich
Quartalsweise
Monatlich
Mit den Pfeiltasten neben der Schaltfläche gehst du zusätzlich weiter oder zurück. Über den Reiter Zeitraum legst du außerdem einen individuellen Zeitraum fest.
Einschränkungen bei der Datendarstellung
Candis leitet Einschränkungen bei der Darstellung deiner Auswertungen aus deinen Rechten ab. Beim Erstellen berücksichtigst du folgende Punkte:
Die Summe berechnet sich aus allen Rechnungen, auf die du Zugriff hast und die die angegebenen Kostenstellen, Sachkonten oder Geschäftspartner enthalten.
Bei aufgeteilten Rechnungen übernimmt Candis nur die Kostenstellen und Sachkonten der relevanten Teilbeträge.
Bist du Anforderer:in oder Administrator:in, zählt Candis auch Rechnungen mit, die sich in der Prozessierung befinden und bei denen bereits eine Kostenstelle, ein Sachkonto oder ein Geschäftspartner ausgelesen wurde.
Diese Einschränkungen verhindern, dass Mitarbeiter:innen Zugriff auf Daten erhalten, in deren Prozess sie nicht involviert sind.
Mit einem Klick auf die Auswertung gelangst du direkt zu den betreffenden Dokumenten.