Um Sachkonten in der Anforderung (Prozessierung) oder Freigabe verwenden zu können, müssen diese zunächst angelegt werden. Nur wenn Sachkonten in deinem CANDIS Account existieren, kannst du diese einer Rechnung hinzufügen. In den
Einstellungen befindet sich das Menü Sachkonten.
In dem Menüpunkt Sachkonten befindet sich die Verwaltung deiner Sachkonten. Hier kannst du diese
erstellen,
hochladen oder
archivieren.
Sachkonten einzeln anlegen:
Möchtest du nur wenige Sachkonten erstellen dann kannst du diese unter dem Menüpunkt "+Neu hinzufügen. Zur Erstellung benötigst du nur
Nummer und
Sachkontobezeichnung.
Die Nummern müssen identisch in Candis und deiner Buchhaltungssoftware sein.
TIPP: Der Name des Kontos kann variieren. Du kannst also Bezeichnung wählen, die am besten zu deinem Unternehmen passen. Kontobezeichnungen sind oft eher kryptisch oder schwer verständlich. Diese Bezeichnung wird nicht an die Buchhaltung oder das Steuerbüro gesendet.
Sachkonten importieren:
Über die 3 Punkte oben rechts kannst du das Untermenü "Importieren" auswählen. Hier kannst du deine Datei mit den Sachkonten hochladen.
Wir empfehlen dir, nur die bebuchten Konten und nicht den gesamten Kontenrahmen zu importieren!
Die Datei muss im Format CSV und ASCII-Daten sein. Andere Formate werden nicht unterstützt. Der Aufbau ist wie folgt:
Die erste Spalte hat die Überschrift Kontonummer
Die zweite Spalte hat die Überschrift Kontobezeichnung
Achte darauf, dass der Zeichensatz in Windows-1252 formatiert ist. Nur so ist gewährleistet, dass alle Umlaute und Sonderzeichen auch fehlerfrei dargestellt werden.
Wichtig: Nutze beim Import die Vorschau um die korrekte Darstellung zu kontrollieren - einmal importierte Konten können nicht gelöscht werden, sondern müssen manuell umbenannt werden!
Nachdem du die Datei hinzugefügt hast, kannst du mit dem Klick auf "Vorschau anzeigen" weiter machen. Die Vorschau kann folgende Ergänzungen enthalten:
(Duplikat)
(fehlt)
Duplikate werden anhand der Kontonummer erkannt. Es kann kein Sachkonto doppelt existieren. Auch fehlerhafte Zeilen werden nicht importiert. Sollten ein Name oder eine Nummer fehlen, dann wird dir dies in der Vorschau angezeigt.
Hinweis: Bei mehr als 1000 Sachkonten muss die Import-csv aufgeteilt werden. Pro Upload können nur 1000 Sachkonten geladen werden können. Wir helfen in dem Fall gern. Solltest du auf diese Fehlermeldung stoßen, kann es durchaus sein, dass du nicht nur versuchst die Sachkonten, sondern auch die Kreditorenkonten hochzuladen.
Sachkonten archivieren
Sobald du ein Sachkonto archivierst, wird dieses nicht mehr in der Auswahl angezeigt. Es ist also quasi wie ein löschen, nur dass du weiterhin danach suchen und filtern kannst.
Exportieren der Sachkonten aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
Um Sachkonten aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen zu exportieren, muss zunächst die Buchführung geöffnet werden. Unter
Bestand
Exportieren
ASCII-Daten kommt man direkt in das Exportmenü.
Unter Formatauswahl muss
Stammdaten
Kontobeschriftungen
Kontobeschriftungen für Unternehmen online ausgewählt werden.
Jetzt kann der Dateiname bestimmt werden. In diesem Beispiel haben wir "Sachkonten.csv" verwendet.
Bitte achte darauf, dass die Endung ".csv" angewendet wird.
Anschließend kann der Kontenumfang noch eingegrenzt werden. Es besteht die Möglichkeit zwischen:
Beschriftete Konten (Standard, Kanzlei, Individuell)
Genutzte Konten
Bebuchte Konten
Individuell beschriftete Konten
Wir haben uns in dem Beispiel an die von der DATEV empfohlenen Vorgehensweise orientiert und haben "Beschriftete Konten (Standard, Kanzlei, Individuell)" gewählt.
Weiterhin haben wir uns dafür entschieden die Aufwendungen etwas einzugrenzen und nur die Konten von 6000 bis 7000 angegeben. Diese Eingabe exportiert alle Sachkonten in dem angegebenen Nummernbereich auch diese, die nie bebucht wurden.
Was du hier auswählst und welchen Umfang du nimmst, ist dir überlassen.
Tipp: Umso weniger Konten du importierst umso kleiner und aufgeräumter ist dein Dropdown beim Anfordern und Freigeben. In CANDIS können jederzeit einzelne Sachkonten schnell hinzugefügt werden.
Schlussendlich kann mit einem Klick auf "Exportieren" die Datei generiert werden. Diese wird im vorher ausgewählten Zieldatenpfad abgelegt.
Wie die Daten in CANDIS hochgeladen werden können, erfährst du hier.
Wichtig: Jede nachträgliche Änderung an der CSV kann dazu führen, dass Umlaute nicht richtig erkannt werden, um das zu vermeiden, Grenze deine Konten schon beim Export größtmöglich ein. Importierte Sachkonten können nachträglich einzeln in CANDIS archiviert werden.
Sachkonten herunterladen:
Über die Drei Punkte oben rechts kannst du deine Sachkonten als CSV Datei herunterladen.
Sachkonten-Länge erweitern:
Um deine Sachkontenlänge, sowie die Länge der Kreditorenkonten zu erweitern, kannst du über die Drei Punkte oben rechts einfach auf "Kontonummern erweitern" klicken.
Danach öffnet sich unser Candis Support Chat, über den wir noch ein paar Fragen stellen, damit wir wirklich sicher sein können, dich verstanden zu haben.