Mit einer Kostenstellen- und Kostenträger-Rechnung kannst du in deinem Unternehmen die Basis für gute Auswertungsmöglichkeiten schaffen. Dabei sollte die Struktur deine Kostenstellen weitsichtig durchdacht und somit skalierbar sein.
Generell wird zwischen KOST1 (Kostenstelle) und KOST2 (Kostenträger) unterschieden.
Ob du beide verwendest oder nur eine Kostenstellenart in Verwendung hast, ist dabei egal. Gut strukturierte KOST1 und KOST2 in Kombination bieten dir jedoch unendliche Möglichkeiten der Auswertungen.
Solltest du Tipps oder "Best Practice" Optionen benötigen, kontaktiere gerne unseren Support.
Wichtig: Das Feld der Kostenstellen, wird erst in der Erfassungsmaske angezeigt, sobald mindestens eine Kostenstelle aktiv in den Einstellungen hinterlegt ist.
Generell kannst du alle Kostenstellen über die Suchfunktion durchsuchen und sparst dir damit lästiges scrollen.
Über die Filter- und Sortierfunktion kannst du dir zudem entweder alle oder z.B. nur alle KOST1 anzeigen lassen und diese dann nach Nummer, Erstellungsdatum oder alphabetisch sortieren.
Kostenstellen einzeln anlegen:
Über den Button oben rechts "+Neu" kannst du einzeln neue Kostenstellen hinzufügen.
Gerade wenn du nicht viele Kostenstellen in Verwendung hast, ist das der schnellste Weg, um diese in Candis einzubinden.
Code: Nummer der Kostenstelle
KOST1: Kostenstelle
KOST2: Kostenträger
Name: Bezeichnung der Kostenstelle
Freigeber: Wähle das Teammitglied aus, das als Freigeber vorgeschlagen werden soll, sobald diese Kostenstelle einer Rechnung zugeordnet wird.
Kostenstellen importieren:
Über die drei Punkte oben rechts kannst du die Kostenstellen importieren.
In dem sich nun öffnenden Fenster kannst du über Datei auswählen die für den Upload vorbereitete Datei aus deinem Verzeichnis auswählen.
Wähle anschließend bitte noch aus, ob es sich bei der ausgewählten Datei um Kostenstellen (KOST1) oder Kostenträger (KOST2) handelt.
Sobald wir auf Upload geklickt haben, öffnet sich eine Vorschau, welche alle Kostenstellen / -träger anzeigt, welchen nach dem Klick auf Vorschau anzeigen in den Account geladen werden.
Kostenstellen aus DATEV-Kanzlei-Rechnungswesen exportieren:
Wenn deinem Bestand in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen bereits alle Kostenstellen und Kostenträger angelegt sind, können diese einfach im ASCII Format exportiert werden.
Option 1: Wenn "Kostenstellung classic" vorliegt
Das Exportmenü findest du unter:
Bestand
Exportieren
ASCII-Daten
Unter Formatauswahl muss
Stammdaten
Kostenrechnung
Kostenstellen/-träger
Kostenstellen/-träger ausgewählt werden.
Anschließend kann unter dem Punkt Exportziel ein anderer Zieldatenpfad ausgewählt werden als der standardmäßig von der DATEV gesetzte.
Unter Dateiname muss nur noch die Datei benannt werden. In diesem Beispiel haben wir "Kostenstelle.csv" verwendet.
Bitte achte darauf, dass die Endung ".csv" angewendet wird.
In CANDIS können Kostenstellen nur im CSV-Format hochgeladen werden.
Schlussendlich kann mit einem Klick auf "Exportieren" die Datei generiert werden. Diese wird im vorher ausgewählten Zieldatenpfad abgelegt.
Option 2: Wenn "Kostenrechnung Basics" vorliegt
öffne: Stammdaten -> Kosten- und Leistungsrechnung -> Kostenstellen/-träger lasse dir eine Liste alle Positionen anzeigen
markiere diese Liste komplett und öffne sie in Excel
speichere die Datei als CSV ab
Es handelt sich um die gleiche Datei, wie die, die mit Option 1 erzeugt worden wäre
Benötigtes Format für Nicht-DATEV-Nutzer:
Du nutzt kein DATEV, auch nicht schlimm. Erstelle jeweils für die Kostenstellen, als auch für die Kostenträger eine CSV-Datei mit je Drei Spalten.
Code bzw. Kostenstellen- oder Kostenträgernummer
die zweite Spalte bleibt leer
Name der Kostenstelle / Kostenträger
Achte darauf, dass der Zeichensatz in Windows-1252 formatiert ist. Nur so ist gewährleistet, dass alle Umlaute und Sonderzeichen auch fehlerfrei dargestellt werden.
Wichtig: Nutze beim Import die Vorschau um die korrekte Darstellung zu kontrollieren - einmal importierte Kostenstellen, bzw. -träger können nicht gelöscht werden, sondern müssen manuell umbenannt werden!
Ob es sich dabei um eine Kostenstellen- oder eine Kostenträgerliste handelt, bestimmst du beim Upload in CANDIS über das Auswählen der entsprechenden Schaltfläche KOST1 (für Kostenstellen) bzw. KOST2 (für Kostenträger).
Koststenstellen archivieren:
Kostenstellen lassen sich über einen Klick in die jeweilige Kostenstelle einfach archivieren. Ein gesammeltes archivieren von mehreren Kostenstellen ist nicht möglich.
Solltest du jedoch neu bei Candis sein, deine Kostenstellen falsch importiert und noch nicht so viele Dokumente im System haben, kann unser Supportteam alle deine Kostenstellen in Kombination mit allen Rechnungen für dich löschen.
Kostenstellen für SAP Business One und Candis API Nutzer:
Solltest du unsere SAP Business One Schnittstelle oder unsere API nutzen, werden die Kostenstellen direkt über die API importiert, weshalb du weder einen Button zum Anlegen der Kostenstellen, noch die drei Punkte zum importieren oder archivieren in Candis siehst.
Sonderfall für den Kontenrahmen SKR42:
Der Kontenrahmen 42 Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG für Vereine und Stiftungen sowie gemeinnützige GmbH´s ersetzt spätestens mit dem Jahreswechsel den alten SKR49 Kontenrahmen.
Dieser neue Kontenrahmen nutzt sogenannte "Spähren" zur Untergliederung einzelner "Geschäftsbereiche". Diese Spähren werden über das Feld Kost1 gesteuert.
Solltest du also mit dem SKR42 buchen, müssen deine Kostenstellen über Kost2 abgebildet werden.