Situationsbeschreibung:
In vielen Unternehmen gibt es regelmäßige Rechnungen und Verträge, die über das Jahr hinweg wiederkehrend gebucht werden müssen – wie etwa Mietkosten oder monatliche Servicegebühren. DATEV bietet mit der Funktion der wiederkehrenden Buchungen eine smarte Lösung, diese Buchungsvorgänge zu automatisieren und manuelle Arbeitsschritte zu minimieren.
1. Ausgangssituation: Dauerrechnung liegt in Candis vor
Vielleicht kennst du das Szenario: Ein Vertrag oder eine Dauerrechnung trifft ein, und du möchtest die dazugehörigen Buchungen über das Jahr verteilt automatisch im System hinterlegen, ohne jede Buchung manuell eingeben zu müssen. In Candis kannst du deinen Beleg vorkontieren und den Buchungsvorschlag anschließend an DATEV übergeben.
2. Die Lösung: Wiederkehrende Buchungen in DATEV einrichten
Wiederkehrende Buchungen in DATEV sind einfach anzulegen. Dabei definierst du einmalig die Buchungsdetails und stellst ein Intervall ein – etwa monatlich, vierteljährlich oder jährlich. DATEV führt die Buchung anschließend automatisch zu den festgelegten Zeiten aus, sodass du dich nicht mehr um jeden einzelnen Vorgang kümmern musst.
3. Erstellung einer wiederkehrenden Buchung
1. Erstbuchung anlegen: Die Basis bildet eine normale Buchung, die du mit den nötigen Angaben wie Umsatz, Konto, Gegenkonto, Buchungsschlüssel, Belegfeld, Datum und Buchungstext anlegst. Ein Beispiel wäre die monatliche Lagermiete eines Kreditors.
Wenn du den Beleg in Candis vorkontiert hast und den vollständigen Buchungssatz exportiert hast, bildet dieser die Basis.
2. Wiederkehrende Buchung festlegen: Nach der Buchung erstellst du die wiederkehrende Buchung, entweder per Tastenkombination (STRG + Umschalt + W) oder über das Menü „Erfassen -> Wiederkehrende Buchung -> Wiederkehrende Buchung erfassen“. Im nächsten Fenster kannst du das Intervall und das Startdatum einstellen.
- Intervalloptionen: Hier hast du mehrere Möglichkeiten, das Intervall zu definieren:
- Monatliche Zahlung am Monatsende, an einem bestimmten Tag (z.B. dem 4.) oder an einem Wochentag (z.B. dem ersten Montag).
- Quartalsweise Zahlung am ersten Tag jedes dritten Monats.
- Jährliche Zahlung am 1. oder 31. Dezember.
- Individuelle Intervalle nach Bedarf.
3. Automatische Belegverknüpfung: Ab DATEV-Version 12.4 ist es möglich, Belegverknüpfungen automatisch zu den neuen Buchungen hinzuzufügen, sodass eine manuelle Zuordnung nicht mehr nötig ist.
4. Verarbeiten der wiederkehrenden Buchungen: Je nach Intervall muss die wiederkehrende Buchung manuell verarbeitet werden. Über „Erfassen -> Wiederkehrende Buchung -> Verarbeiten“ gelangst du in ein Fenster, in dem du das Datum angibst, bis zu dem die Buchungen verarbeitet werden sollen. Für die Verwaltung wiederkehrender Buchungen empfiehlt es sich, einen eigenen Buchungsstapel anzulegen.