In Candis landen nicht nur Rechnungen, sondern auch Lieferscheine, Kreditkarten- und Kassenbelege. In diesem Artikel wollen wir uns auf die Kreditkarten- und Kassenbelege konzentrieren.
Kreditkartenbelege
Für Kreditkartenumsätze und deren Belege gibt es in der Regel zwei Möglichkeiten der Verbuchung:
Kreditorische Erfassung
Kreditkartenverrechnungskonto (Sachkonto)
Kreditorische Erfassung
Gerade die kreditorische Erfassung hat drei große Nachteile.
Der Beleg und die Transaktion werden gebucht. Somit enthält eine Kreditkarte doppelt so viele Buchungen wie notwendig.
Transaktion und Beleg werden getrennt verarbeitet und müssen nachträglich verbunden werden.
Erst nach dem verbuchen und verbinden der Transaktionen und Belege wird offensichtlich, welche Belege zu der entsprechenden Abrechnung noch offen sind.
Aus diesen Gründen raten wir von einer kreditorischen Erfassung ab.
Kreditkartenverrechnungskonto (Sachkonto)
Mithilfe des Kassenbuch online, einem Modul von DATEV Unternehmen online, können Kreditkartenumsätze mit Belegbild direkt nach DATEV Kanzlei-Rechnungswesen übermittelt werden.
Wir bieten dir zwei Optionen dafür an:
Das Senden deiner Kreditkartenbelege in das Kassenbuch online
Das Senden deiner Kreditkartentransaktionen mit Belegbildern in das Kassenbuch online (ausschließlich mit den Candis-Kreditkarten)
Option 1 Kreditkartenbelege
Der Unterschied bei den beiden Optionen ist, dass du bei der ersten nur anhand deiner Belegbilder arbeiten kannst. Umsätze, die keinen Beleg erfordern, werden somit nicht übertragen. Manuelles nacherfassen in Kanzlei-Rechnungswesen, oder DATEV Unternehmen online ist zwingend notwendig.
Vorteil:
Unabhängig der Kreditkarte
Nachteil:
Nacherfassen in Kanzlei-Rechnungswesen
Keine Transaktionsübersicht
Kein automatischer Ausgleich im Kassenbuch online
Fehlende Belege werden erst spät erkannt
Fehlende Belege müssen dem/der Kreditkartenbesitzer:in mitgeteilt werden
Keine offenen Aufgaben für den/die Kreditkartenbesitzer:in bei fehlenden Belegen
Option 2 Kreditkartentransaktionen mit Belegbildern
Bei der zweiten Option werden dir alle Transaktionen, die über deine Candis-Kreditkarte laufen, in Echtzeit in Candis angezeigt. Kein manuelles Nachbearbeiten in DATEV Unternehmen online oder Kanzlei-Rechnungswesen notwendig. Belege und Transaktionen sind komplett vorbereitet und mit einem Import in Kanzlei-Rechnungswesen ist deine Kreditkarte vollständig gebucht.
Vorteil:
Transaktionsübersicht
Alle Buchungen werden vollständig übertragen
Automatischer Ausgleich im Kassenbuch online
Fehlende Belege sind sofort erkennbar
Fehlende Belege können von dem/der Kreditkartenbesitzer:in nachgereicht werden
Offene Aufgaben für den/die Kreditkartenbesitzer:in bei fehlenden Belegen
Nachteil:
Nur mit einer Kreditkarte von Candis nutzbar