In diesem Artikel erfährst du, wie du Teams in Candis einrichtest, verwaltest und deren Zugriffe sowie Verantwortlichkeiten steuerst. Zudem lernst du, wie du Freigaben mit Hilfe von Teams optimierst.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Team erstellen
Gehe in Candis zu den Einstellungen.
Wähle den Punkt Teams aus.
Klicke auf Neu anlegen.
Gib einen Namen für das Team ein.
Füge Mitglieder aus der bestehenden Benutzerliste hinzu.
Tipp: Du kannst Mitglieder jederzeit hinzufügen oder entfernen, falls sich die Teamzusammensetzung ändern sollte.
2. Team Mitglieder verwalten
Wähle das Team aus, das du bearbeiten möchtest.
Um ein Mitglied hinzuzufügen, klicke auf Mitglied hinzufügen und wähle die entsprechenden Benutzer aus.
Um ein Mitglied zu entfernen, klicke auf den Entfernen Button neben dem Namen des jeweiligen Benutzers.
Beachte: Das Entfernen eines Mitglieds hat Auswirkungen auf den Zugriff auf Dokumente, die dem Team zugewiesen sind.
3. Teams in Workflows hinterlegen/nutzen
Gehe zu dem Workflow Menü in den Einstellungen.
Wähle die Workflow-Vorlage deiner Wahl aus.
Wähle im Workflow-Editor unter Freigeber:innen das Team aus, das für diesen Schritt verantwortlich sein soll.
Speichere die Änderungen. Wenn eine Rechnung in die Freigabe geschickt wird, können Anforder:innen dann den jeweiligen Workflow wie gehabt nutzen.
4. Freigabe von Teams anfordern
Öffne eine Rechnung oder einen Erstattungsfall.
Wähle im Bereich Freigaben Teams, genauso wie einzelne Nutzer:innen, für die jeweiligen Freigabeschritte aus.
Klicke auf Freigabe anfordern.
Tipp: Alle Teammitglieder mit Freigabeberechtigung können freigeben.
5. Dokumentenzugriff für Teams
Wenn ein Team in einem Workflow-Freigabeschritt für eine Genehmigung hinzugefügt wurde, erhalten alle Mitglieder des Teams Zugriff auf die entsprechenden Dokumente.
Wenn ein Teammitglied dem Team hinzugefügt oder entfernt wird, hat es Zugriff auf alle aktuellen und vergangenen Dokumente, zu denen das Team entweder in einem Workflow-Freigabeschritt hinzugefügt, in einem Kommentar erwähnt oder zu der Zugriff verwalten Funktion hinzugefügt wurde.
Beachte: Der Zugriff auf Dokumente kann auch anhand der Rolle bzw. des individuellen Zugriffs eines Mitarbeiters bestimmt werden.
Voraussetzungen
Du musst über das Plus oder Max Paket verfügen.