Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Mit Candis ist das selbstverständlich in allen Accounts ohne Aufpreis möglich.
Wichtige gesetzliche Änderungen zur E-Rechnung
Ein neues Gesetz tritt am 01.01.2025 in Kraft und betrifft Unternehmen in der EU, die B2B-Geschäfte tätigen und Rechnungen über 250 Euro ausstellen. Diese Unternehmen sind ab diesem Datum verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Hier eine Übersicht der Fristen:
Ab dem 01.01.2025: Unternehmen, die Rechnungen über 250 Euro ausstellen, müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Bis Ende 2026: Rechnungen können weiterhin als Papierrechnungen oder PDF-Dokumente eingereicht werden, allerdings nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Bis Ende 2027: Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 800.000 Euro sind noch von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Elektronische Rechnungen, die nicht den neuen Vorschriften entsprechen, dürfen weiterhin ausgestellt werden (ebenfalls mit Zustimmung des Rechnungsempfängers).
Ab 2028: Die Einhaltung der neuen Vorschriften für E-Rechnungen ist für alle Unternehmen verpflichtend.
Welche Formate unterstützt Candis ?
Candis unterstützt die gängigen E-Rechnungsformate:
ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl ein PDF als auch eine XML-Datei enthält. Die Datei endet mit .pdf
XRechnung: Ein Format, das in bestimmten Bereichen, insbesondere bei öffentlichen Aufträgen, vorgeschrieben ist. Die Daten werden in einem XML-Format bereitgestellt und sind somit erstmal nicht lesbar. Candis konvertiert die XML-Datei dann in eine lesbare PDF-Version.
Dabei werden die Rechnungsdaten direkt aus der XML-Datei extrahiert, was eine 100 % genaue Datenerkennung gewährleistet.
So funktioniert die Verarbeitung von E-Rechnungen:
Import per E-Mail: Sende E-Rechnung wie gewohnt an die Candis Import E-Mail-Adresse. Das System erkennt automatisch das Format und zeigt dir ein kleines "E" als Info an. So siehst du auf den ersten Blick, dass es sich um eine E-Rechnung handelt.
Automatische Datenextraktion: Candis extrahiert die Rechnungsdaten aus der XML-Datei und generiert eine PDF-Datei für XRechnungen, damit diese lesbar sind.
Prüfung und Freigabe: Die Rechnungsdaten können anschließend wie gewohnt überprüft und der Freigabeprozess gestartet werden.
Export: Auch beim Export ändert sich nichts. Du kannst die Daten aus Candis in deiner Buchhaltungssoftware oder deinem ERP wie gehabt nutzen. Wir exportieren dabei das Original-Format und ändern z.B. die XML Datei oder die PDF nicht ab, bis auf den PDF ZIP Export, wo die einfache bzw visualisierte PDF exportiert wird.
Speicherung und Archivierung: Alle E-Rechnungen werden sicher im Candis Archiv gespeichert und sind jederzeit abrufbar.
Ungültige ZUGFeRD Rechnungen
Wenn Candis eine ungültige ZUGFeRD-Rechnung erkennt, wird eine Warnung angezeigt. In der Historie der Rechnung kannst Du die genaue Ursache einsehen.
Momentan kannst du diese weiterverarbeiten wie eine reguläre PDF-Rechnung. Wir ignorieren die XML-Daten und greifen auf die PDF Texterkennung zurück.
ACHTUNG: zum Jahreswechsel wird dies so angepasst, dass bei ungültigen ZUGFeRD Rechnungen nicht mehr auf die PDF zurückgegriffen wird. Candis wird dann keine Daten extrahieren können, da die gesamte Rechnung nicht konform ist.Wir empfehlen wir Dir, den Lieferanten über das Problem zu informieren. So kann dieser sicherstellen, dass zukünftig gültige Rechnungen mit kompatiblen Versionen und Profilen bereitgestellt werden.
Es gibt mehrere Gründe, warum eine ZUGFeRD-Rechnung als ungültig erkannt werden kann:
Veraltete ZUGFeRD-Versionen
ZUGFeRD-Rechnungen müssen mindestens Version 2.0.1 verwendet.
Ältere Versionen wie Version 1.0 sind keine elektronischen Rechnungen im Sinne der Norm EN 16931. Diese werden noch wie reguläre PDF Rechnungen in Candis behandelt und die Daten werden nicht aus der XML Datei gelesen. Dies wird zukünftig angepasst, so dass bei ungültigen ZUGFeRD Rechnungen nicht mehr auf die PDF zurückgegriffen wird. Candis wird dann keine Daten extrahieren können, da die gesamte Rechnung nicht konform ist.
Veraltete ZUGFeRD-Profile
Es gibt momentan sechs ZUGFeRD-Profile, die aber nicht alle der Norm EN 16931 entsprechen bzw. rechnungskonform gemäß dem Umsatzsteuergesetz (UStG) sind.
Candis unterstützt das Auslesen von Rechnungsdaten für die Profile BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG.
In Deutschland nach UStG nicht als vollständige Rechnung anerkannt und deshalb nicht in Candis unterstützt als E-Rechnung sind die Profile MINIMUM und BASIC WL. Diese werden noch wie reguläre PDF Rechnungen in Candis behandelt. Dies wird zukünftig angepasst, so dass bei ungültigen ZUGFeRD Rechnungen nicht mehr auf die PDF zurückgegriffen wird. Candis wird dann keine Daten extrahieren können, da die gesamte Rechnung nicht konform ist.
Ungültiger XML Inhalt
Candis validiert neben der unterstützen Version und Profil auch den Inhalt der XML Datei. Hier kann es aber zu Fehlern kommen, wie z.B. fehlende Währung oder fehlender Gesamtbetrag. Die Informationen können durchaus in der PDF vorhanden sein, aber wenn sie nicht korrekt in der XML angegeben sind, können die Daten nicht hieraus ausgelesen werden. Stattdessen greift auch hier noch die PDF Texterkennung. Dies wird zukünftig angepasst, so dass bei ungültigen ZUGFeRD Rechnungen nicht mehr auf die PDF zurückgegriffen wird. Candis wird dann keine Daten extrahieren können, da die gesamte Rechnung nicht konform ist.
Video: Pflicht zur E-Rechnung: Das musst du jetzt wissen
Bei weiteren Fragen wende dich bitte per Mail unter support@candis.io oder über den Chat an unser Support-Team.