Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Mit Candis ist das selbstverständlich ohne Aufpreis möglich.
Gesetzliche Änderungen zur E-Rechnung
Ein neues Gesetz tritt am 01.01.2025 in Kraft und betrifft Unternehmen in der EU, die B2B-Geschäfte tätigen und Rechnungen über 250 Euro ausstellen. Diese Unternehmen sind ab diesem Datum verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Hier eine Übersicht der Fristen:
Ab dem 01.01.2025: Unternehmen, die Rechnungen über 250 Euro ausstellen, müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Bis Ende 2026: Rechnungen können weiterhin als Papierrechnungen oder PDF-Dokumente eingereicht werden, allerdings nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Bis Ende 2027: Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 800.000 Euro sind noch von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Elektronische Rechnungen, die nicht den neuen Vorschriften entsprechen, dürfen weiterhin ausgestellt werden (ebenfalls mit Zustimmung des Rechnungsempfängers).
Ab 2028: Die Einhaltung der neuen Vorschriften für E-Rechnungen ist für alle Unternehmen verpflichtend.
Welche Formate unterstützt Candis?
Candis unterstützt die gängigen E-Rechnungsformate: ZUGFeRD und XRechnung.
ZUGFeRD
Ein hybrides Format, das sowohl ein PDF als auch eine XML-Datei enthält. Die Datei endet mit .pdf
Es gibt momentan sechs ZUGFeRD-Profile. Candis unterstützt das Auslesen von Rechnungsdaten für die Profile BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG.
ZUGFeRD-Rechnungen müssen mindestens Version 2.0.1 verwenden.
XRechnung
Ein Format, das in bestimmten Bereichen, insbesondere bei öffentlichen Aufträgen, vorgeschrieben ist.
Die Daten werden in einem XML-Format bereitgestellt und sind somit erstmal nicht lesbar. Candis konvertiert die XML-Datei dann in eine lesbare PDF-Version.
XRechnungen müssen mindestens Version 3.0.1 verwenden.
Vorteile von E-Rechnungen
Der große Vorteil von E-Rechnungsformaten ist, dass die Rechnungsdaten in einer strukturierten Form vorliegen und somit direkt aus der XML-Datei ausgelesen werden können. Das gewährleistet eine 100 % genaue Datenerkennung und macht klassische Texterkennungsalogrithmen wie OCR (Optical Character Recognition) überflüssig.
Verarbeitung von E-Rechnungen
Import per E-Mail: Sende E-Rechnung wie gewohnt an die Candis Import E-Mail-Adresse. Das System erkennt automatisch das Format und zeigt dir ein kleines "E" als Info an. So siehst du auf den ersten Blick, dass es sich um eine E-Rechnung handelt.
Automatische Datenextraktion: Candis extrahiert die Rechnungsdaten aus der XML-Datei und generiert eine PDF-Datei für XRechnungen, damit diese lesbar sind.
Prüfung und Freigabe: Die Rechnungsdaten können anschließend wie gewohnt überprüft und der Freigabeprozess gestartet werden.
Export: Auch beim Export ändert sich nichts. Du kannst die Daten aus Candis in deiner Buchhaltungssoftware oder deinem ERP wie gehabt nutzen. Wir exportieren dabei das Original-Format und ändern z.B. die XML Datei oder die PDF nicht ab, bis auf den PDF ZIP Export, wo die einfache bzw. visualisierte PDF exportiert wird.
Speicherung und Archivierung: Alle E-Rechnungen werden sicher im Candis Archiv gespeichert und sind jederzeit abrufbar.
Fehler beim Auslesen von E-Rechnungen
Wenn Candis Fehler beim Auslesen einer E-Rechnung erkennt, wird in der Erfassung eine Meldung angezeigt. Bei fehlerhaften oder ungültigen Rechnungen erfolgt keine Datenextraktion, da die gesamte Rechnung nicht konform ist.
Mögliche Fehlerursachen sind:
veraltete ZUGFeRD-Version
veraltete ZUGFeRD-Profile
ungültiger XML-Inhalt
Die Fehlerursache ist in der Dokumentenhistorie aufgelistet.
Veraltete ZUGFeRD-Versionen
Ältere Versionen wie Version 1.0 sind keine elektronischen Rechnungen im Sinne der Norm EN 16931. Candis behandelt diese Dateien analog ungültiger Rechnungen. Wir empfehlen diese zurückzuweisen.
Veraltete ZUGFeRD-Profile
Es gibt momentan sechs ZUGFeRD-Profile, die aber nicht alle der Norm EN 16931 entsprechen bzw. rechnungskonform gemäß dem Umsatzsteuergesetz (UStG) sind.
In Deutschland nach UStG nicht als vollständige Rechnung anerkannt und deshalb nicht in Candis unterstützt als E-Rechnung sind die Profile MINIMUM und BASIC WL.
Ungültiger XML Inhalt
Candis prüft neben der unterstützen Version und Profil auch den Inhalt der XML-Datei. Hier kann es zu Fehlern kommen, wie z.B. fehlende Währung oder fehlender Gesamtbetrag. Die Informationen können durchaus in der PDF vorhanden sein, aber wenn sie nicht korrekt in der XML-Datei angegeben sind, können die Daten nicht hieraus ausgelesen werden.
Was tun bei fehlerhaften oder ungültigen Rechnungen?
Wir empfehlen dir den Lieferanten über das Problem zu informieren. Dazu kannst du die Funktion "Lieferant kontaktieren" nutzen. In der vorgefertigten E-Mail sind bereits Detailinformationen zu den Fehlern enthalten. So kann dieser sicherstellen, dass zukünftig gültige Rechnungen mit kompatiblen Versionen und Profilen bereitgestellt werden.
Video: Pflicht zur E-Rechnung: Das musst du jetzt wissen
Bei weiteren Fragen wende dich bitte per Mail unter support@candis.io oder über den Chat an unser Support-Team.