In diesem Artikel erfährst du, wie du in Candis eine Vertretung für deine Rechnungs-Freigaben einrichtest, damit Freigaben während deiner Abwesenheit automatisch weitergeleitet werden.
Abwesenheit eintragen
In Candis richten alle Freigeber:innen und Administrator:innen eine stellvertretende Person für den Zeitraum ihrer Abwesenheit ein. Damit leitet Candis Freigaben während der Abwesenheit automatisch weiter.
Klicke unten links auf deinen Namen und wähle Mein Profil aus.
Trage den Zeitraum der Abwesenheit ein, wähle deine Vertretung aus und hinterlasse bei Bedarf eine kurze Notiz mit weiteren Informationen. Klicke anschließend auf Speichern, um die Abwesenheitsregelung zu bestätigen.
Tipp
Falls ein Teammitglied spontan erkrankt oder vergessen hat, eine Vertretung einzutragen, können Administrator:innen dies übernehmen. Wähle dazu das Teammitglied in den Einstellungen aus und trage die Abwesenheit ein.
Beachte
Liegt das Startdatum in der Vergangenheit oder beginnt die Abwesenheit am selben Tag, erhält die stellvertretende Person sofort Zugriff auf offene Freigaben der abwesenden Person.
Tipp
Um der stellvertretenden Person die Freigabe wiederkehrender Rechnungen zu erleichtern, erwähne sie in ein paar bereits freigegebenen, älteren Rechnungen.
Was während der Abwesenheit passiert
Sobald eine Abwesenheit mit Stellvertretung beginnt, passiert Folgendes:
Candis informiert die stellvertretende Person per E-Mail darüber, dass sie die abwesende Person während des Zeitraums vertritt.
Die stellvertretende Person erhält Zugriff auf offene Freigaben der abwesenden Person und erhält ab sofort ebenfalls die täglichen Erinnerungs-E-Mails. Die abwesende Person erhält diese Erinnerungs-E-Mails weiterhin zusätzlich.
Candis fügt die stellvertretende Person automatisch zu allen Workflows der abwesenden Person hinzu. Dadurch erhält die stellvertretende Person alle Freigaben der abwesenden Person.
Wählst du bei einer Rechnungs-Freigabe eine abwesende Person als Freigeber:in aus, fügt Candis die stellvertretende Person automatisch hinzu.
Candis zeigt Abwesenheiten an allen relevanten Stellen im Tool mit einem kleinen Icon neben dem Profilbild an. Fährst du mit der Maus über das Icon, siehst du alle Details wie den Zeitraum, die stellvertretende Person und die hinterlegte Notiz.
Candis zeigt anstehende Abwesenheiten bis zu drei Tage im Voraus an.
Sendest du als Anforderer:in Rechnungen in die Freigabe, siehst du beim Auswählen von Workflows, ob eine ausgewählte Person aktuell abwesend ist oder sein wird, falls für diese Person keine Vertretung ausgewählt wurde.
Nach der Abwesenheit
Ist die Abwesenheit beendet, fügt Candis die stellvertretende Person nicht mehr zu neuen Rechnungsfreigaben hinzu. Die stellvertretende Person verliert den Zugriff auf Rechnungen, die sie durch die Vertretung erhalten hatte, aber noch nicht freigegeben hat.
Die abwesende Person behält während ihrer Abwesenheit und nach ihrer Rückkehr immer Zugriff auf alle ihre Rechnungen, auch wenn diese durch eine Vertretung freigegeben wurden.