Abwesenheit und Stellvertretung
Abwesenheit eintragen
In Candis haben alle Freigeber:innen und Administrator:innen die Möglichkeit, eine stellvertretende Person für den Zeitraum der Abwesenheit einzurichten. Damit wird die automatische Weiterleitung von Freigaben ermöglicht.
Klicke dazu unten Links auf deinen Namen ➔ Mein Profil
Trage den Zeitraum der Abwesenheit ein, wähle deine Vertretung aus und hinterlasse eine kurze Notiz, falls du weitere Informationen mitgeben möchtest. Bestätige im Anschluss mit einem Klick auf Speichern deine Abwesenheitsregelung.
Tipp
Falls Mitarbeiter:innen spontan erkranken sollten oder vergessen haben eine Stellvertretung einzutragen, können die Administrator:innen dies übernehmen.
Hierzu einfach das Teammitglied in den Einstellungen auswählen und die Abwesenheit eintragen.
Achtung
Wenn das Startdatum in der Vergangenheit liegt oder am selbigen Tag beginnt, erhält die stellvertretende Person sofort Zugriff auf offene Freigaben der abwesenden Person.
Tipp
Um der stellvertretenden Person die Freigabe von wiederkehrende Rechnungen zu erleichtern, kannst du sie in ein paar bereits freigegebenen, älteren Rechnungen erwähnen.
Was während der Abwesenheit passiert
Wenn eine Abwesenheit mit Stellvertretung beginnt, passiert folgendes:
die stellvertretende Person wird via E-Mail informiert, dass sie die abwesende Person während des Zeitraums vertritt
die stellvertretende Person erhält Zugriff auf offene Freigaben der abwesenden Person und erhält ab sofort auch die täglichen Erinnerungs-E-Mails
die abwesende Person erhält diese Erinnerungs-E-Mails auch weiterhin
die stellvertretende Person ist automatisch in allen Workflows der abwesenden Person hinzugefügt und erhält somit alle Freigaben der abwesenden Person.
wird für die Rechnungs-Freigabe eine abwesende Person als Freigeber:in selektiert, so ist die stellvertretende Person automatisch hinzugefügt
Abwesenheiten werden an allen relevanten Stellen im Tool mit einem kleinen Icon neben dem Profilbild angezeigt. Sobald man mit der Maus darüber fährt, kann man alle Details wie den Zeitraum, die stellvertretende Person und die Notiz einsehen.
Anstehende Abwesenheiten werden bis zu drei Tage vor der Abwesenheit angezeigt.
Sobald du als Anforderer:in Rechnungen in die Freigabe sendest, kannst du beim Auswählen von Workflows sehen, ob jemand aktuell abwesend ist oder sein wird, falls keine Stellvertretung ausgewählt wurde.
Nach der Abwesenheit
Wurde die Abwesenheit beendet, dann wird die stellvertretende Person nicht mehr zu neuen Rechnungsfreigaben hinzugefügt. Die stellvertretende Person verliert den Zugriff auf Rechnungen, die sie durch die Stellvertretung erhalten hatte, aber noch nicht freigegeben wurden.
Die abwesende Person hat während ihrer Abwesenheit und nach ihrer Rückkehr immer Zugriff auf alle ihre Rechnungen, auch wenn diese durch eine Stellvertretung freigegeben wurden.