In Candis kannst du Auslagenerstattungen auf zwei Arten in deine Buchhaltungssoftware exportieren: als Sammelabrechnung oder als Einzelposten.
Dieser Artikel erklärt die Unterschiede, wann sich welche Variante eignet und wie du die passende Einstellung wählst.
Beide Export-Arten funktionieren mit allen Integrationen, die Candis anbietet – darunter DATEV, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sage 100 und weitere.
Die zwei Export-Arten im Vergleich
Export als Einzelposten (Standardeinstellung)
Beim Export als Einzelposten überträgt Candis jeden Beleg einer Auslagenerstattung als eigenes Dokument. Diese Variante ist die Standardeinstellung in Candis und aktiv, solange du den Sammelabrechnungs-Export nicht aktivierst.
Jeder Beleg behält seine eigene Beleginformation (Datum, Betrag, Kategorie).
Candis nutzt die Belegdaten der einzelnen Belege für den Export – insbesondere das Rechnungsdatum als Buchungsdatum.
In der Buchhaltungssoftware entsteht ein Buchungsbeleg pro Beleg.
Es gibt kein Deckblatt und keine zusammenfassende Dokumentennummer.
Export als Sammelabrechnung
Beim Export als Sammelabrechnung fasst Candis alle Belege einer Auslagenerstattung zu einem einzigen Dokument zusammen. Das Dokument enthält ein Deckblatt als erste Seite, gefolgt von allen zugehörigen Belegen.
Jede Sammelabrechnung erhält eine Dokumentennummer, die in der Buchhaltungssoftware als Rechnungsnummer erscheint.
Optional kannst du einen Präfix für die Dokumentennummer festlegen (zum Beispiel
CAN0000011).Candis nutzt das Datum der Einreichung als Belegdatum für den Export – nicht die Datumsangaben der einzelnen Belege.
In der Buchhaltungssoftware entsteht ein Buchungsbeleg pro Auslagenerstattung.
Geeignet für: Unternehmen, die Auslagenerstattungen als zusammenhängenden Vorgang buchen und die Anzahl der Buchungsbelege in der Buchhaltung gering halten möchten.
Export-Art einstellen
Standardmäßig exportiert Candis Auslagenerstattungen als Einzelposten. Du kannst stattdessen den Sammelabrechnungs-Export aktivieren. Diese Einstellung gilt für alle zukünftigen Exporte.
Öffne in der linken Navigation Einstellungen.
Wähle den Bereich Reisen + Auslagen.
Aktiviere die Option Erstattung als Sammelabrechnung exportieren, um den Sammelabrechnungs-Export zu nutzen. Deaktiviere die Option, um zur Standardeinstellung Einzelposten zurückzukehren.
Definiere optional einen Präfix für die Dokumentennummer (zum Beispiel
CAN).
Tipp: Sobald eine Auslagenerstattung freigegeben wurde, vergibt Candis bei aktivierter Sammelabrechnung automatisch die nächste fortlaufende Dokumentennummer mit deinem Präfix.
Auslagenerstattungen exportieren
Im Export-Bereich siehst du beide Export-Arten getrennt voneinander.
Öffne in der linken Navigation den Bereich Export.
Wechsle in den Reiter Reisen + Auslagen.
Wähle den Tab Sammelabrechnungen, um Auslagenerstattungen zu sehen, die als ein Dokument exportiert werden.
Wähle den Tab Einzelposten, um Auslagenerstattungen zu sehen, die als einzelne Belege exportiert werden.
Markiere die gewünschten Einträge und starte den Export.
Auch bei aktivierter Sammelabrechnung kann Candis einzelne Auslagenerstattungen automatisch in den Tab Einzelposten verschieben – siehe Abschnitt zum Dateigrößenlimit.
Sonderfall: Dateigrößenlimit überschritten
DATEV und andere Buchhaltungssysteme begrenzen die maximale Dateigröße pro Dokument auf 20 MB. Wenn die Summe aller Belege einer Auslagenerstattung dieses Limit überschreitet, kann Candis die Auslagenerstattung nicht als Sammelabrechnung exportieren.
In diesem Fall:
Candis zeigt im Export-Bereich einen Hinweis an: „Einige Sammelabrechnungen überschreiten DATEVs Dateigrößenlimit“.
Die betroffene Auslagenerstattung erscheint automatisch im Tab Einzelposten.
Jeder Beleg wird einzeln exportiert, auch wenn die Sammelabrechnung als Standard aktiviert ist.
Tipp: Wenn du die Auslagenerstattung trotzdem als Sammelabrechnung exportieren möchtest, öffne sie und tausche große Belegdateien gegen eine kleinere Version aus (zum Beispiel ein komprimiertes PDF). Sobald die Gesamtgröße unter 20 MB liegt, verschiebt Candis die Auslagenerstattung zurück in den Tab Sammelabrechnungen.