In diesem Artikel erfährst du, wie du unter dem Menüpunkt Zahlungen fällige Rechnungen überwachst und Zahlungsdateien als SEPA-XML exportierst, um sie anschließend in deinem Online-Banking weiterzuverarbeiten.
Die Nutzung der SEPA-XML in Candis ist optional. Du kannst deine Rechnungen weiterhin über dein Online-Banking oder ein anderes Tool außerhalb von Candis bezahlen.
Zahlungsliste aktivieren
Bevor du die Zahlungsliste nutzen kannst, musst du sie einmalig in den Einstellungen aktivieren.
Öffne die Einstellungen und wähle den Bereich Zahlungen.
Lege ein Startdatum fest. Das Startdatum entspricht dem frühesten Fälligkeitsdatum, ab dem Candis Rechnungen in der Zahlungsliste anzeigt.
Hinterlege deine Bankkonten und wähle eines davon als Standard-Bank aus.
Rechnungen mit einer Fälligkeit vor dem Startdatum erscheinen nicht in der Zahlungsliste.
Welche Rechnungen erscheinen in der Zahlungsliste?
Damit eine Rechnung in der Zahlungsliste auftaucht, müssen alle folgenden Bedingungen erfüllt sein:
Der Belegtyp ist Rechnungseingang oder Erstattung.
Die Rechnung ist in Euro ausgestellt.
Die IBAN und der BIC/SWIFT-Code des Geschäftspartners liegen im SEPA-Raum.
Die Rechnung ist freigegeben.
Im Verarbeitungsformular ist Überweisung erstellen ausgewählt.
Die Fälligkeit liegt am oder nach dem Startdatum der Zahlungsliste.
Tipp: Fehlt bei der Verarbeitung die Fälligkeit, verwendet Candis automatisch das Rechnungsdatum als Fälligkeit.
Die Zahlungsliste ist standardmäßig nach Fälligkeit sortiert. Candis zeigt die am frühesten fällige Rechnung immer an erster Stelle, damit du deine Zahlungsfristen im Blick behältst.
Auf der linken Seite des Menüpunkts Zahlungen siehst du zusätzlich alle bereits getätigten Exporte in chronologischer Reihenfolge. Mit einem Klick auf einen Export rufst du die zugehörigen Rechnungen erneut auf.
SEPA-XML-Export durchführen
Wenn du Zahlungen über Candis vorbereiten möchtest, kannst du die ausgewählten Rechnungen als SEPA-XML-Datei exportieren und in deinem Online-Banking verarbeiten.
Öffne den Menüpunkt Zahlungen.
Wähle die Rechnungen aus, die du bezahlen möchtest.
Klicke auf SEPA-XML exportieren.
Importiere die exportierte Datei in dein Online-Banking und führe die Überweisung dort aus.
Nach dem Export ändert Candis den Zahlungsstatus der exportierten Rechnungen automatisch von Nicht bezahlt auf Bezahlt. Das Zahlungsdatum entspricht dem Exportdatum.
Candis exportiert ausschließlich Zahlungsdaten. Die tatsächliche Überweisung führst du immer in deinem Online-Banking oder einer anderen Banking-Software aus.
Verwendungszweck im SEPA-XML
Jede Position in der exportierten SEPA-XML enthält einen individuellen Verwendungszweck:
Rechnungen: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Kundennummer (sofern vorhanden).
Erstattungen: Titel der Erstattung.
Rechnung lässt sich nicht für den Export auswählen
Candis kann eine Rechnung nur dann als SEPA-XML exportieren, wenn eine gültige IBAN bei der Rechnung oder beim Geschäftspartner hinterlegt ist.
Rechnungen ohne gültige IBAN sind in der Zahlungsliste mit einem Vermerk gekennzeichnet.
So ergänzt du eine fehlende IBAN:
Klicke in der Zahlungsliste auf die gekennzeichnete Zeile.
Ergänze auf der rechten Seite die IBAN und speichere die Änderung.
Candis übernimmt die IBAN automatisch in die Stammdaten des Geschäftspartners und ergänzt sie bei allen weiteren Rechnungen dieses Geschäftspartners.
Häufige Fragen
Ich habe meine eigene IBAN für das zu belastende Bankkonto falsch eingegeben und die SEPA-XML bereits exportiert. Was mache ich?
Öffne in der Exporthistorie auf der linken Seite den betroffenen Export. Wähle die Rechnungen aus und setze den Zahlungsstatus zurück auf Nicht bezahlt. Die Rechnungen erscheinen anschließend wieder in der Zahlungsliste und du kannst sie erneut exportieren.
Meine Rechnung taucht nicht in der Zahlungsliste auf, was ist zu tun?
Prüfe, ob alle folgenden Bedingungen auf die Rechnung zutreffen:
Der Belegtyp ist Rechnungseingang oder Erstattung.
Die Rechnung ist in Euro ausgestellt.
Die IBAN und der BIC/SWIFT-Code des Geschäftspartners liegen im SEPA-Raum.
Die Rechnung ist freigegeben.
Im Verarbeitungsformular ist Überweisung erstellen ausgewählt.
Die Fälligkeit liegt am oder nach dem Startdatum der Zahlungsliste.
Muss ich Zahlungen über Candis abwickeln?
Nein. Die Zahlungsfunktion in Candis ist optional. Du kannst deine Rechnungen weiterhin über dein Online-Banking oder ein anderes Tool außerhalb von Candis bezahlen und den Zahlungsstatus in Candis manuell pflegen oder ignorieren.