Dynamische Felder sind Platzhalter, die du in Workflow-Schritten als freigebende Instanz verwenden kannst — zusätzlich zu einzelnen Nutzer:innen und Teams. Candis löst diese Platzhalter zur Laufzeit auf und leitet die Rechnung an die passende Person oder das passende Team weiter. So reduzierst du die Anzahl der Workflows, die du anlegen und pflegen musst.
Voraussetzungen
Verfügbar für Max-Kund:innen
Gilt nur für Workflows. Manuelle Freigaben (direkte Wahl der freigebenden Person) und Sofort-Freigaben unterstützen dynamische Felder nicht.
Gilt nur für Rechnungen.
Verfügbare dynamische Felder
Folgende Platzhalter kannst du in einem Workflow-Schritt als freigebende Instanz auswählen:
Kostenstellenverantwortliche:r: Die Person oder das Team, die für die Kostenstelle als verantwortlich hinterlegt ist.
Kostenträgerverantwortliche:r: Die Person oder das Team, die für den Kostenträger als verantwortlich hinterlegt ist.
Bald: Rechnungsempfänger:in: Die Person, der die Rechnung zugeordnet ist.
Kostenstellen- und Kostenträgerverantwortliche
Für jede Kostenstelle und für jeden Kostenträger kannst du definieren, welche Person oder welches Team die Verantwortung trägt. Sobald eine Rechnung diese Kostenstelle (oder diesen Kostenträger) zugewiesen bekommt — manuell ausgewählt oder durch die KI vorgeschlagen — und der Workflow den Platzhalter Kostenstellenverantwortliche:r bzw. Kostenträgerverantwortliche:r als freigebende Instanz nutzt, leitet Candis die Freigabe zur Laufzeit an diese Person oder dieses Team weiter.
Beachte: Das Feld Kostenstelle bzw. Kostenträger muss spätestens im vorherigen Workflow-Schritt ausgefüllt sein, damit Candis den Platzhalter im folgenden Schritt auflösen kann. Du kannst den Zeitpunkt über die Pflichtfeldkonfiguration steuern.
Wenn die Auflösung der Verantwortlichen fehlschlägt
Ist für die ausgewählte Kostenstelle oder den ausgewählten Kostenträger keine verantwortliche Person oder kein verantwortliches Team hinterlegt, bleibt der Workflow an diesem Schritt stehen. Candis zeigt einen Hinweis an und fordert die Nutzer:in auf, sich an einen Administrator zu wenden. Administratoren können die Verantwortlichen direkt aus dieser Ansicht heraus auf der Kostenstelle oder dem Kostenträger ergänzen.
Rechnungsempfänger:in
Für den Platzhalter Rechnungsempfänger:in gibt es ein neues Feld in der Seitenleiste der Rechnung. Candis befüllt dieses Feld automatisch aus verschiedenen Quellen — manuelle Eingaben überschreiben automatische Werte immer.
Prioritätsreihenfolge (von hoch nach niedrig):
Manuelle Eingabe: Eine Nutzer:in trägt die Rechnungsempfänger:in direkt im Feld ein.
Kreditkartentransaktion: Ist die Rechnung mit einer Kreditkartentransaktion verknüpft, übernimmt Candis die Karteninhaber:in als Rechnungsempfänger:in.
Bestellanforderung: Ist die Rechnung mit einer Bestellanforderung verknüpft, übernimmt Candis die erstellende Person der Bestellanforderung.
Auslesung aus der Rechnung: Candis liest die Rechnungsempfänger:in aus den Rechnungsdaten aus.
Upload: Die Nutzer:in, die die Rechnung hochgeladen hat, wird als Rechnungsempfänger:in eingetragen.
Sobald der Workflow startet und der Platzhalter Rechnungsempfänger:in einem Schritt zugewiesen ist, leitet Candis die Freigabe automatisch an die ermittelte Person weiter.
Anwendungsbeispiel
Bisher erstellen viele Teams separate Workflows pro Kostenstelle oder Abteilung, die sich nur durch die freigebende Person auf dem ersten Schritt unterscheiden. Mit dynamischen Feldern reicht dafür ein einziger Workflow:
Schritt 1: Rechnungsempfänger:in (Besteller:in prüft die sachliche Richtigkeit)
Schritt 2: Kostenstellenverantwortliche:r (Budgetverantwortliche:r prüft die Freigabe gegen das Budget)
Candis löst beide Platzhalter zur Laufzeit abhängig von den Rechnungsdaten auf. Statt 20 Workflows pro Abteilung brauchst du einen.
Einschränkungen
Manuelle Freigaben und Sofort-Freigaben: Dynamische Felder stehen in diesen Freigabearten nicht zur Verfügung.
Auflösung fehlgeschlagen: Kann ein Platzhalter nicht aufgelöst werden (z. B. keine verantwortliche Person auf der Kostenstelle hinterlegt), bleibt der Workflow stehen, bis ein Administrator die Stammdaten ergänzt.
Aktuell sind dynamische Felder nur für Rechnungen verfügbar, nicht für Reisekosten und Bestellanforderungen