Mit der Pflichtfeldkonfiguration legst du fest, in welchem Workflow-Schritt oder bereits im Eingang bestimmte Vorkontierungsfelder ausgefüllt werden müssen. So stellst du sicher, dass Rechnungen erst freigegeben oder exportiert werden, wenn alle erforderlichen Informationen vorliegen.
Voraussetzungen
Verfügbar für Plus- und Max-Kund:innen.
Gilt nur für Workflows. Manuelle Freigaben (direkte Wahl der freigebenden Person) und Sofort-Freigaben folgen weiterhin der bisherigen Logik.
Gilt nur für Rechnungen. Die Pflichtfeldkonfiguration für Workflows greift nicht in Auslagen, Reisekosten und Bestellanforderungen.
Pflichtfelder im Workflow zuweisen
Öffne Einstellungen → Workflows.
Wähle einen bestehenden Workflow aus oder erstelle einen neuen Workflow.
Beachte: Änderungen an einem Workflow gelten nur für neue Rechnungen, die diesen Workflow nutzen. Bereits laufende Rechnungen folgen weiterhin der Konfiguration, die beim Eingang aktiv war.
Bestehenden Workflow bearbeiten oder neuen Workflow erstellen
Bestehender Workflow Öffne einen bestehenden Workflow, um Pflichtfelder zuzuweisen. Beim Bearbeiten musst du alle systemseitig verpflichtenden Felder (abhängig von der Integration, z. B. DATEV oder SAP) mindestens einem Workflow-Schritt oder dem Eingang zuweisen.
Beachte: Nach Freischaltung der Pflichtfeldkonfiguration folgen bestehende Workflows zunächst weiterhin der alten Logik. Das bedeutet: Systemseitige Pflichtfelder müssen spätestens bis Schritt 1 ausgefüllt sein. Sobald du einen bestehenden Workflow bearbeitest, greift die neue Logik. Ab diesem Zeitpunkt musst du die Pflichtfelder aktiv zuweisen.
Neuer Workflow Beim Erstellen eines neuen Workflows weist Candis integrationsabhängige Pflichtfelder automatisch Schritt 1 zu. Du kannst sie anschließend beliebig auf andere Schritte oder auf den Eingang verschieben.
Pflichtfelder einem Freigabeschritt zuweisen
Wähle die Felder aus, die in diesem Freigabeschritt ausgefüllt sein müssen. Du kannst die Zuweisung auf dem jeweiligen Schritt oder im Eingang vornehmen.
Speichere die Änderungen.
Mögliche Pflichtfelder:
Kostenstelle
Kostenträger
Sachkonto
Zusätzliche Kostenebene
Steuerschlüssel
Beachte: Felder, die als Pflichtfelder einem Schritt zugewiesen sind, sind in diesem Schritt automatisch bearbeitbar — auch dann, wenn sie bereits in einem früheren Schritt ausgefüllt wurden.
Verhalten bei der Freigabe
Ein Workflow-Schritt kann erst freigegeben werden, wenn alle diesem Schritt zugewiesenen Pflichtfelder ausgefüllt sind. Die Pflicht gilt jeweils nur für den Schritt, dem das Feld zugewiesen wurde.
Ist ein Feld erst in einem späteren Schritt verpflichtend, kann es bereits in früheren Schritten ausgefüllt werden, solange es leer ist. Sobald das Feld ausgefüllt ist, lässt es sich erst wieder bearbeiten, wenn der Schritt aktiv wird, in dem es als Pflichtfeld hinterlegt ist.
Beachte: Diese Prüfung greift ausschließlich innerhalb von Workflows. Manuelle Freigaben (direkte Wahl der freigebenden Person) und Sofort-Freigaben prüfen Pflichtfelder weiterhin nur bis zum ersten Schritt.
System- und Integrationsregeln
Einige Pflichtfelder ergeben sich aus deiner Systemintegration (zum Beispiel DATEV oder SAP) und können nicht entfernt werden.
Beispiel: Ist DATEV angebunden und sind Kostenstellen aktiviert, ist das Feld Kostenstelle in jedem Workflow verpflichtend.
Einschränkungen
Manuelle Freigaben und Sofort-Freigaben: Nutzen weiterhin die bisherige Pflichtfeld-Logik.
Bedingte Schritte: Pflichtfelder können bedingten Schritten nicht zugewiesen werden, da bedingte Schritte übersprungen werden können.
Auslagen, Reisekosten und Bestellanforderungen: Die Pflichtfeldkonfiguration im Workflow gilt ausschließlich für die Rechnungsfreigabe.