Mit der Assistenzfunktion kannst Du Auslagen und Reisekosten im Namen anderer Teammitglieder erstellen, bearbeiten und einreichen. Das ist besonders hilfreich für Projekt- oder Teamassistenzen, die regelmäßig mehrere Personen unterstützen.
Voraussetzungen
Die Funktion steht allen Nutzerrollen zur Verfügung.
Eine Assistenzbeziehung muss aktiv eingerichtet sein – entweder durch Dich selbst oder durch eine:n Administrator:in.
Die IBAN der vertretenen Person muss hinterlegt sein (Pflichtfeld für Einreichung).
Assistenz einrichten
Es gibt zwei Wege, eine Assistenzbeziehung herzustellen:
1. Assistenz über das eigene Profil hinzufügen
Du kannst selbst festlegen, wen Du vertreten möchtest:
Öffne unten links das Menü „Mein Profil“.
Scrolle zum Abschnitt „Erstattungen“.
Unter „Kann vertreten“ wählst Du die Personen aus, für die Du Auslagen einreichen möchtest.
Klicke auf Speichern.
Hinweis: Die ausgewählten Personen erhalten automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung über Deine Assistenz.
2. Assistenz durch eine Administrator:in hinzufügen
Administrator:innen können festlegen, wer wen vertreten darf:
Öffne die Einstellungen und gehe zu Team verwalten.
Wähle das betreffende Teammitglied aus.
Im Bereich Assistenz kannst Du festlegen:
Wer diese Person vertreten darf (z. B. eine Assistenz).
Wen diese Person vertreten darf (z. B. als Vorgesetzte:r).
Klicke auf Speichern, um die Assistenzbeziehung zu aktivieren.
Auch hier erhalten alle Beteiligten eine E-Mail mit den neuen Berechtigungen.
Auslagen für andere einreichen
Sobald Du für andere Personen als Assistenz eingetragen bist:
Öffne das Menü „Auslagen“.
Du siehst jetzt zusätzlich Auslagen-Entwürfe und offene Fälle der Personen, die Du vertrittst.
Du kannst:
Entwürfe aufrufen, bearbeiten und einreichen
Neue Auslagen erstellen und direkt der vertretenen Person zuweisen
Wichtig: Alle Aktionen, die Du im Namen einer anderen Person durchführst, werden in der Historie dokumentiert – sowohl in Candis als auch in exportierten Dateien.
IBAN prüfen: Voraussetzung für Einreichung
Damit eine Auslage eingereicht werden kann, muss eine IBAN im Profil der vertretenen Person hinterlegt sein.
Als Assistenz siehst Du nur, ob eine IBAN vorhanden ist oder nicht – nicht die IBAN selbst.
Fehlt die IBAN, bitte die betreffende Person, diese selbst im Profil zu hinterlegen.
Nur Administrator:innen haben vollen Zugriff auf IBAN-Daten.
Assistenz entfernen
Wenn Du keine Auslagen mehr für eine bestimmte Person einreichen sollst:
Gehe zu „Mein Profil“.
Entferne im Abschnitt „Erstattungen“ die Person aus dem Feld „Kann vertreten“.
Speichern nicht vergessen.
Hinweis: Die Person wird über die Beendigung der Assistenzbeziehung informiert. Dein Zugriff auf ihre Auslagen endet sofort – auch auf Fälle, die Du ursprünglich eingereicht hattest.