Fragen aus dem Webinar "Reisekosten in Candis"

Ab wann ist die Integration zu SAP Business One verfügbar?
Die Schnittstelle zu SAP Business One ist aktuell in Arbeit und wird im Laufe vom Q3 verfügbar sein. Wir halten euch auf dem Laufenden!

Wie geht der Export über CSV (bis SAP Business One Schnittstelle verfügbar ist)?
Du kannst Auslagen und Reisekosten genau wie Rechnungen über CSV exportieren.

Kann ich die Erstattungen als PDF exportieren?
Erstattungen können entweder im Export als zip-Datei exportiert werden oder über das Dokumentenarchiv als zip. Über die Filter im Dokuementenarchiv kann gezielt nach Auslagen bzw. Reisekosten gesucht werden. Auch Verpflegungsmehraufwände und Kilometerpauschale erhalten eine pdf-Datei.

Nicht jede einzelne Auslage zählt als Dokument. Ein Erstattungsfall zählt als ein Dokument – in dem Erstattungsfall können dann zum Beispiel der VMA, Kilometerpauschale und mehrere Auslagen enthalten sein.
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Wird es bald möglich sein, dass ich auch für die Mitarbeiter diese Aufgabe übernehmen kann – quasi eine Rolle auswählen kann und das für Mitarbeiter xy einreichen kann?
Ja, im Laufe von Q3 dieses Jahres wird eine Funktion freigegeben werden, durch die Assistenzen für Mitarbeiter ermächtigt werden können. Diese können dann für den Nutzer sämtliche Auslagen und Reisekosten einreichen.Ist jetzt schon der Step (in den Reisekosten- und Auslagenabrechnungen) umgesetzt, dass die Mitarbeiter*innen nicht selbst das Fibukonto auszählen dürfen? Das sollte NUR von der Fibu durchgeführt werden können.
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Ist jetzt schon der Step (in den Reisekosten- und Auslagenabrechnungen) umgesetzt, dass die Mitarbeiter*innen nicht selbst das Fibukonto auszählen dürfen? Das sollte NUR von der Fibu durchgeführt werden können? Kann die Angabe der Kostenstelle auch als Pflichtfeld vor der Einreichung eingestellt werden?
In Zukunft wird es die Option geben, in den Einstellungen die Vorkontierungsinformationen durch Mitarbeiter zu beeinflussen. Das bedeutet auszuschalten oder als Pflichtfelder zu markieren.
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Wird es zukünftig auch die Möglichkeit geben, selbst Kreditoren in Mitarbeiter & umgekehrt umzuwandeln?
Ja, innerhalb von Candis können Mitarbeiter in Kreditoren umgewandelt werden und Kreditorenkontonummern können vergeben werden. Das Rückgängimachen dieser Umwandlung wird ebenfalls in Zukunft verfügbar sein.
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Wie viel kosten die Funktionen?

Für Nutzer:innen zahlst du nichts extra – in den obigen Paketen hast du unlimitiere Nutzeranzahl.
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Pflegt ihr dann auch die gesetzlichen Vorgaben von den Preisen, oder müssen die von uns manuell immer mitgepflegt werden?
Die Raten für Verpflegungsmehraufwände und Kilometerpauschalen werden durch Candis jährlich gepflegt und aktualisiert.
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Wird in Candis nach Bundesreisekostengesetz abgerechnet?
Nein nicht vollständig, auch wenn viele Regelungen des BRKG wie die Berechnung der Verpflegungsmehraufwände von Candis übernommen wird, findet eine Abweichung bei den Pauschalen für die Kilometer statt (30ct für PKW statt 20ct). Später wird man in Candis diese Raten selbstständig anpassen können um hier konform zu sein.
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Kann man andere KM-Pauschalen/Verpflegungspauschalen hinterlegen (bzw. andere Währungen)? Wir haben Schweizer Kollegen, welche 0,7 CHF/km erhalten.
Weitere Pauschalen bzw. Währungen sind in Arbeit und werden im Laufe von Q3 entwickelt. Inwieweit wir hier die verschiedenen Währungen und Länderreglungen unterstützen werden, ist noch nicht abschließend geklärt.
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Muss man jede Reise einzeln abrechnen?
Ja, jede Reise kann nur maximal eine Kilometerpauschale und einen Verpflegungsmehraufwand haben.
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Unser Sales erfasst aktuell alle Belege, die monatlich erstattet werden, in einem Ordner für den jeweiligen Monat. Verpflegungspauschalen werden einzeln abgerechnet, aber die Belege alle zusammen in einem Ordner (z. B. Juni 2025) Solange Verpflegungsmehraufwände einzeln abgerechnet werden kann man z.B. alle Auslagen die eine gewisse Kategorie betreffen sammeln. Z.B. über eine Woche hinweg alle Bewirtungen. Hier wird keine direkte Grenze gesetzt. Zu beachten ist hierbei allerdings das zu langes sammeln von Belegen durch Mitarbeiter schnell zu Problemen beim Monatsabschluss führen kann.
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Wir bräuchten bitte diese Funktionen auch bei den Bewirtungsbelegen mit Kreditkartenzahlungen ("Anlass", "Personen" usw.)
Die Option bei den Transaktionen ebenfalls die bewirteten Personen und den Anlass zu ergänzen wird ebenfalls in Q3 im Fokus sein.
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Reicht die Angabe zum Bewirtungsbeleg bei candis für die GOBD-konforme Verbuchung der Beweritungsbelege? Oder brauchen wir trotzdem eine Anlage mit Unterschrift?
Eine Anlage mit Unterschrift ist nicht notwendig soweit die folgenden Bedingungen eingehalten werden:

https://ao.bundesfinanzministerium.de/esth/2021/C-Anhaenge/Anhang-16/II/anhang-16-II.html
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Ist eine Anbindung von Travelperk möglich?

Eine Anbindung zu Travelperk ist nicht möglich.
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Wie werden Fremdwährungsrechnungen verarbeitet?

Aktuell haben wir noch keine automatische Währungsumrechnung. Es gibt allerdings dennoch einen Weg:

Die Abrechnung von Fremdwährung und die Umrechnung von Fremdwährungsbeträgen in EURO wird im Laufe Q3 entwickelt werden.
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Wird die Kilometer auch berechnet, wenn man mit dem Zug gefahren ist?

Die gesetzliche Kilometerpauschale greift nur, wenn man mit dem privaten PKW, Motorrad oder Fahrrad fährt. Eine Fahrt mit dem Zug ist also nicht abgedeckt. Diese wird entweder als Auslage erfasst oder bereits vorab als Rechnung/Kreditkartenzahlung bezahlt.
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Wir haben eine österreichische Niederlassung. Wird es die Möglichkeit geben, dass die KollegenInnen Reisekosten km-Pauschale und Verpflegungsmehraufwand über Candis einreichen können?
Weitere Pauschalen bzw. Währungen sind in Arbeit und werden im Laufe von Q3 entwickelt. Inwieweit wir hier die verschiedenen Währungen und Länderreglungen unterstützen werden ist noch nicht abschließend klar.
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Kann man auch noch weitere Dokumente zur Reisekostenabrechnung hochladen, wie z.B. Einladung zur Versanstaltung / Kalendarausdruch des Mitarbeitenden?

Bisher nicht. Wir arbeiten aber daran und planen, euch das in Q3 zur Verfügung zu stellen.
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Kann ich die Reisekosten/Auslagen auf separat von den ER nach DATEV exportieren?
Nein, aktuell ist das noch nicht möglich.
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Kann man die Steuern splitten? Ja, Auslagen und Reisekosten können genauso wie Rechnung gesplittet werden. Hier ändert sich nichts.
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Ist vorgesehen, dass der Vorgesetzte die eingereichten Reisekosten erstmal freigeben muss bzw. dass pro Mitarbeiter ein Vorgesetzter zugeordnet werden kann?

Reicht eine Person Reisekosten ein, geht das zunächst an die Buchhaltung. Diese kann den Erstattungsfall dann an den jeweiligen Vorgesetzten schicken.
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Wir nutzen für Buchhaltung DATEV, kann man die Reisekosten so an DATEV exportieren?

Ja. Reisekosten können wie ihr es von Rechnungen gewohnt seid an DATEV exportiert werden.
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Ist es zwingend notwendig die Verpflegungspauschalen auszufüllen oder ist es auch möglich ausschließlich die Auslagen (Bahnticket, Parkkosten etc.) einzureichen?
Du kannst auch lediglich Auslagen oder eine Auslage einreichen. Es muss nicht zwingend in jedem Erstattungsfall die Verpflegungspauschale oder Kilometerpauschale ausgefüllt sein.
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Wenn Auslagen als "nicht erstatten" angeklickt werden, werden diese ebenfalls exportiert bzw. archiviert?

In diesem Fall wäre sie im Archiv zu finden, wird aber nicht exportiert.
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Kann man am Jahresende eine Auswertung für jeden Mitarbeiter erstellen, damit er VMA in seiner Einkommensteuererklärung evt. ansetzen kann?
Ja, über das Dokumentenarchiv können mithilfe der Dokumentfilter Listen als csv generiert werden. Hier wird es in Zukunft ebenfalls weitere Optimierungen im Rahmen der Archivfilter geben, die den schnellen Download von häufigen Filtern erlauben.
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Wo findet man Übernachtungspauschalen?
Die Übernachtungspauschale ist aktuell noch nicht verfügbar. Wir arbeiten daran und planen, euch diese Funktion im Laufe von Q3 zur Verfügung zu stellen.
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Kann man auch Dokumente hochladen die keine Rechnungens sind? Z.B. die Reiseantrag? Oder eine Dokumentation (unter Bundesreisekostengesetz oft erforderlich)
Aktuell können noch keine Anhänge erfasst werden, dies wird in Zukunft folgen.
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Ich wollte die Auslagen testen, aber ich kann mein Kreditoren-Konto nicht bei mir hinterlegen. Der Hinweis die Kontonummer ist bereits vergeben.

Bevor du Auslagen und Reisekosten einreichen kannst, müssen Mitarbeitende als Kreditor angelegt werden. Wie das geht, erfährst du hier.
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Können Kontierungen automatisch vorbelegt werden? Z.B. Kostenstelle anhand des Einreichers, Konto anhand der Belegart (z.B. Bewirtung). Auch Vorbelegung MwSt via Erkennung aus dem Beleg?
Das ist aktuell noch nicht möglich.
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Kann der Ersteller bereits zu Beginn die Ausgaben kontieren?

Ja, die einreichende Person kann selbst auch schon vorkontieren, das ist aber optional.
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Wie können die Kosten auf verschiedene Projektnummern aufgeteilt werden? Eine Aufteilung auf verschiedene Projekte kann nur erfolgen wenn diese Projektzuordnung z.B. durch KOST1/KOST2 Strukturen gegeben sind.
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Können die Reisekosten durch mehrere Freigabeschritte laufen, ähnlich wie bei den Rechnungen?

Ja. Die Freigabe von Reisekosten und Auslagen läuft ganz genau so wie es bei Rechnungen der Fall ist.
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Kann direkt aus Candis überwiesen werden?

Nein, du kannst nicht direkt aus Candis überweisen.
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Wie kommen die Belege in Candis, können Fotos mit der App gemacht und Reisekostenabrechnung zugeordnet werden?

Belege kannst du über die mobile App abfotografieren und hochladen. Du kannst sie aber auch über Laptop/PC hochladen.
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Werden Duplikate erkannt, wie bei den Rechnungen auch? Also wenn ein bspw. Bewirtungsbelege doppelt oder Verpflegungsmehraufwendungen zweimal für den gleichen Zeitraum eingereicht werden.
Das geht bisher noch nicht, steht für Q3 auf unserem Plan.
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Wie sieht es mit den Zugangsrechten der Mitarbeiter aus? Wenn Mitarbeiter 1 dort von uns angelegt wird, hat er dann auch nur Zugriff auf das Tool, und nicht auf andere Dinge?
Mitarbeiter die Reisekosten oder Auslagen einreichen wollen können einfach mit der Rolle “Freigeber” eingeladen werden. In dieser Rolle haben sie sonst keinen Zugriff auf andere Funktionen in Candis und sehen nur ihre eigenen Kosten sowie alles was ihnen explizit freigegeben wird.
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Kann man für die einzelne Tage die VMA auszuschalten (zB. wegen privaten Tag am Dienstort, wenn es geschäftlich erlaubt ist)?
Nein, bei privaten Aufenthalten innerhalb der Reise können diese Tage nicht ausgeschaltet werden. Ist der private Aufenthalt am Ende der Reise kann diese aber dort bereits beendet werden (z.B. Reiseende nicht in Deutschland sondern im Zielland)
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Ist die österreichische Rechtslage abbildbar?
Aktuell noch nicht, inwieweit wir hier in Zukunft gehen werden ist noch unklar, da die verschiedenen Staaten oft sehr unterschiedliche Regelungen in der Berechnung der Raten selbst haben.
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Wie können hier Berechtigungen angepasst werden? (Wer kann anfragen, wer kann buchen, wer kann Statistiken sehen (bsp. CO2-Emissionen).
Mitarbeiter die Kosten einreichen haben in der Regel die Rolle “Freigeber”, als solcher sehen sie nichts außer ihren eigenen Kosten. Administratoren- bzw. Buchhalterrollen sind die einzigen Rollen die Auswertungen erstellen können.
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Muss die Buchung beim Hotel manuell erfolgen, also ist der Buchungsprozess mit Partner nicht vorgesehen?
Die Buchung muss manuell erfolgen.
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Auslagen die ""zurückgeschickt"" wurden, sollen nicht mehr im Inbox sein, gibt es eine Ansicht, diese einzusehen?
Die zurückgeschickten Auslagen erscheinen nicht mehr in der Inbox, sind im Archiv aber noch findbar und aufrufbar.
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Sind Unternehmensrichtlinien hinterlegbar?
Nein, aktuell nicht.
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Wird es möglich sein Verpflegungsmehraufwände zu deaktivieren?
Ja, man kann dies bei unserem Support anfragen und sie Deaktiveren diese für die gesamte Organisation.
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Wie können wir unseren Mitarbeitenden das Produkt vorstellen und die Nutzung ermöglichen?
Für Mitarbeiter könnt ihr unserem Hilfecenter in Kürze Einleitungsvideos finden die auch die Reisekosteneinreichung erfassen. Für Auslagen sind diese bereits vorhanden und hier einsehbar. Reisekosten werden hier ebenfalls mit Launch hinterlegt werden.
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Wir arbeiten mit einem externen Lohnbüro. Wie kann man das verknüpfen, dass die Erstattung in der Lohnabrechnung entsprechend berücksichtigt wird, sprich die RK-Abrechnung dorthin übermittelt wird?
Das kommt darauf an, wie ihr bisher die Daten übermittelt (z.B. Schnittstelle oder Excel-Datei). Eine Schnittstelle an Lohnbuchhaltungsprogramme ist aktuell nicht vorhanden, daher muss ein Austausch der Informationen hier über einen regelmäßigen csv-Export erfolgen. Dieser kann durch das Archiv frei angesteuert werden und erlaubt auch einen außermonatlichen Export.
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Ist es so, dass die Buchhaltung dem Mitarbeiter direkt seine Reisekosten nach Freigabe überweisen muss? Wir machen es über das Lohnsteuerbüro und das Gehalt...
Nein, per se gibt es keine Verpflichtung zu einer sofortigen Zahlung abseits der generellen Verpflichtung zur Erstattung von Aufwendungen nach §670 BGB.
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Gibt es eine Schnittstelle für BMD Lohn?
Nein, die gibt es nicht.
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Bekommt man eine Popup-Meldung sobald eine Reisekostenabrechnung eingereicht wurde?
Sobald Reisekosten eingereicht wurden erscheinen die in der täglichen Morgenmail von Candis ebenfalls als Aufgabe.
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Wie kann ich den Gesamt-Erstattungsbetrag sehen? Gibt es am Ende des Monats eine Übersicht?
Eine Übersicht der Kosten kann sich bald in Form einer Auswertung auf dem Auslagendashboard angesehen werden.
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Rutschen alle freigegebenen Auslagen / Reisekosten auch automatisch in die Zahlungen?
Nein, eine Auslage/Reise muss als zu überweisen markiert werden.
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Wie können wir vorgehen, wenn die Zahlung der Reisekosten über die Lohnabrechnung erfolgen soll und nicht von der Fibu überwiesen werden?
In diesem Fall können die Positionen einfach als nicht zu zahlen markiert werden. Sobald dann die Auszahlung durch die Lohnabrechnung erfolgt ist können dann sie dann manuell als zu zahlen markiert werden.
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Gibt es die Möglichkeit eine Projektnummer oder 2. Kostenstelle mitzugeben die exportiert wird?
Ja, eine zweite Kostenstelle mitzugeben ist möglich.
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Erfolgt auch eine Pürfung der Belege auf Dubletten? Kann ein Reisender zwei Reisen zum gleichen zeitraum einreichen? Kurz gesagt: Gibt es Plausi-Checks? Dies wird auch in den nächsten Wochen verfügbar sein, wir arbeiten aktuell an einer möglichst genauen Erkennung.
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Wenn Reisekosten mit einem Pauschalbetrag gegenüber dem AN abgerechnet werden, wie kann das in Candis gelöst werden?
Eine generelle Unternehmenspezifische Pauschale abseits der Verpflegungsmehraufwände kann aktuell nur durch einen Workaround mit den Auslagen abgelöst werden. Das bedeutet Mitarbeiter reichen ein Dokument für die Pauschale als Auslage ein und nennen dort den Pauschalbetrag.