Damit Auslagen in Candis korrekt verarbeitet werden, müssen Mitarbeiter als Kreditoren erfasst sein.
Nur so können eingereichte Erstattungen richtig zugeordnet und buchhalterisch sauber verbucht werden.
Wege zur Anlage von Mitarbeiter-Kreditoren
Die Anlage kann auf zwei Wegen erfolgen.
Beide führen zum gleichen Ergebnis – du kannst also frei entscheiden, welchen du nutzt:
Im Bereich Geschäftspartner, wenn Kontakte bereits vorhanden sind und vorab verknüpft werden sollen
Bei der Prüfung der ersten Erstattung, wenn der Kontakt automatisch erstellt oder nachträglich verknüpft wird
Methode 1: Im Bereich Geschäftspartner
Wenn Mitarbeiter bereits als Kontakt existieren, kannst du sie direkt im Geschäftspartnerbereich mit dem passenden Nutzerkonto verbinden.
1. Vorhandene Kontakte prüfen
Öffne in Candis den Bereich Geschäftspartner.
Wähle den Kontakt, der einem Mitarbeiter zugeordnet werden soll.
Tipp: Falls der Kontakt noch fehlt, kannst du ihn:
manuell hinzufügen oder
über den Kreditorenimport anlegen.
2. Mitarbeiter mit Kontakt verknüpfen
Öffne den gewünschten Kontakt.
Im Abschnitt Beziehung findest du das Feld Mitglied.
Wähle dort den passenden Mitarbeiter aus der Liste aus.
Klicke auf Speichern.
3. Neue Nutzer einladen
Falls der Mitarbeiter noch kein Nutzerkonto in Candis hat:
Lade ihn über die Benutzerverwaltung ein.
Verknüpfe den neuen Nutzer anschließend mit dem passenden Kontakt.
Nach Abschluss dieser Schritte ist der Kontakt mit dem Mitarbeiter verbunden und bereit für Auslagenerstattungen.
Methode 2: Verknüpfung bei der ersten Erstattung
Wenn ein Mitarbeiter seine erste Auslage einreicht und noch kein Kontakt existiert, kann die Verknüpfung direkt während der Prüfung erfolgen.
1. Einreichung der Auslage
Der Mitarbeiter reicht wie gewohnt seine Erstattung über Candis ein – es ist keine Vorbereitung nötig.
2. Fehlender Kreditor wird angezeigt
In der Erstattungsansicht erscheint der Hinweis, dass kein Kreditor hinterlegt ist.
Hier kannst du:
den passenden Kreditor aus der Liste auswählen, oder
einen neuen Kreditor direkt anlegen.
3. Kreditoreninformationen ergänzen
Beim Erstellen oder Verknüpfen öffnet sich automatisch das Menü Geschäftspartner bearbeiten.
Dort kannst du alle relevanten Felder wie Kreditorenkonto, Zahlungsinformationen oder Mitglied ausfüllen.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich den falschen Kreditor verbunden habe?
Kein Problem. Du kannst:
das Mitglied im Kontakt austauschen, oder
den Eintrag entfernen, wenn kein Nutzer verknüpft sein soll.
Candis setzt in beiden Fällen alle noch nicht exportierten Erstattungen automatisch auf „Prüfung“ zurück.
