Korrekte Erfassung von Auslagen
Damit deine Auslagen schnell und ohne Rückfragen erstattet werden können, ist es wichtig, Belege vollständig und lesbar zu erfassen. Unscharfe Fotos, fehlende Angaben oder abgeschnittene Belege führen häufig zu Verzögerungen.
So erfasst du Belege digital richtig
Kompletter Beleg
Fotografiere den gesamten Beleg – keine abgeschnittenen Kanten.Wenn die Rückseite für Bewirtungen relevante Inhalte enthält, fotografiere auch diese.
Gute Beleuchtung
Stelle sicher, dass der Beleg klar und ohne Schatten aufgenommen wird.Fotos zeitnah machen
Fotografiere den Beleg direkt nach dem Kauf, um Verlust oder Beschädigung zu vermeiden.Candis App nutzen
Mit der Candis App kannst du den Beleg exakt zuschneiden und sofort hochladen.
Tipp: Stelle sicher, dass alle Angaben auf dem Foto gut lesbar sind, bevor du es hochlädst.
Pflichtangaben auf jedem Beleg
Damit dein Beleg anerkannt wird, müssen folgende Angaben klar erkennbar sein:
Name und Anschrift des Händlers
Datum und Uhrzeit des Kaufs
Gekaufte Artikel oder Dienstleistung
Gesamtbetrag mit ausgewiesener Mehrwertsteuer
Zahlungsart (bar oder Karte)
Belegnummer
Ergänzend wichtige Punkte
Fremdwährung
Wenn der Beleg nicht in Euro ausgestellt ist, muss der Umrechnungskurs nachvollziehbar sein.
Möglich durch Kreditkartenabrechnung oder tagesaktuellen Kursbeleg.
Schwelle von 250 € (inkl. USt.)
Bis 250 €: Eine Kleinbetragsrechnung mit den oben genannten Pflichtangaben reicht aus.
Ab 250 €: Es ist eine vollständige Rechnung notwendig mit:
vollständigem Namen und Anschrift von Aussteller und Empfänger
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Ausstellers
Rechnungsdatum
fortlaufender Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Artikel bzw. genaue Beschreibung der Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag sowie Bruttobetrag
Sonderfall: Bewirtungsbelege
Bei Bewirtungen (intern oder extern) musst du zusätzlich folgende Angaben ergänzen:
Namen der bewirteten Personen
Anlass der Bewirtung
eigenhändige Unterschrift des Einladenden
In Candis kannst du die bewirteten Personen direkt im Formular eingeben – getrennt nach intern und extern.
Aufbewahrung des Originals
Bitte bewahre den Originalbeleg mindestens bis zum Abschluss der Auslagenerstattung in Candis sicher auf.
Dein:e Buchhalter:in informiert dich, wie lange der Beleg danach noch aufbewahrt werden muss.
Anwendungsbeispiele
Beispiel 1: Taxibeleg unter 250 €
Du fährst mit einem Taxi vom Büro zum Kunden.
Der Beleg enthält: Name und Anschrift des Taxiunternehmens, Datum, Uhrzeit, Fahrstrecke, Fahrpreis inkl. MwSt. und Belegnummer.
Da der Betrag unter 250 € liegt, reicht dieser Beleg als Kleinbetragsrechnung aus.
Wichtig: Fotografiere den Beleg vollständig und lade ihn direkt in Candis hoch.
Beispiel 2: Restaurantbewirtung über 250 €
Du lädst einen Kunden nach einem Termin ins Restaurant ein. Die Rechnung beträgt 280 €.
Pflichtangaben: vollständiger Name und Anschrift des Restaurants, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, ausgewiesene MwSt., detaillierte Auflistung der Speisen und Getränke, Gesamtbetrag.
Zusätzlich in Candis erfassen:
Namen der bewirteten Personen (z. B. „Max Mustermann, Kundenseite“ und „Anna Müller, intern“)
Anlass der Bewirtung (z. B. „Projektabschlussbesprechung“)
Deine Unterschrift auf dem Originalbeleg.
Wichtig: Da die Rechnung über 250 € liegt, müssen alle vollständigen Rechnungsangaben vorhanden sein.