Was der § 14-Check in Candis macht
Der § 14-Check prüft Rechnungen auf Pflichtangaben nach § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz). Bei Kleinbetragsrechnungen prüft Candis zusätzlich die reduzierten Pflichtangaben nach § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung).
Ziel ist es, fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen früh zu erkennen. So kannst du Korrekturen beim Lieferanten rechtzeitig anfordern und eine formale Grundlage für den Vorsteuerabzug schaffen.
Was der Check kann
Candis validiert automatisch alle Pflichtangaben, die maschinell erkannt und geprüft werden können. Dazu zählen:
Name und Anschrift von Lieferant und Empfänger
Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten
Rechnungsdatum
Datum der Lieferung oder Leistung (wenn es vom Rechnungsdatum abweicht)
Netto-, Steuer- und Bruttobetrag
Umsatzsteuersatz
Hinweis auf Steuerbefreiung oder Sonderregelung (zum Beispiel Reverse Charge)
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
Bei vereinfachten Rechnungen (bis 250 € brutto) prüft Candis die dafür geltenden, reduzierten Pflichtangaben nach § 33 UStDV.
Fremdwährung bei der 250-€-Schwelle
Liegt der Rechnungsbetrag in Fremdwährung vor, rechnet Candis den Betrag im Hintergrund in Euro um, um zu prüfen, ob die Schwelle von 250 € brutto unterschritten wird. Die Originalwährung und der Betrag auf der Rechnung bleiben unverändert gespeichert.
Sonderfälle, die Candis berücksichtigt
Reverse-Charge (§ 13b UStG)
Steuerbefreiungen (§ 4 UStG, zum Beispiel Export, Postdienste, Vermietung)
Automatische Steuerbefreiungen, bei denen kein Hinweis erforderlich ist
Akzeptable Abweichungen (Warnung statt Blockade)
Candis erkennt bestimmte Abweichungen als grundsätzlich plausibel und erzeugt dann nicht-blockierende Warnungen statt Fehlern. Dazu gehören:
fehlende Länderangabe bei eindeutiger Identifizierbarkeit
leicht abweichender Empfängername
fehlendes Leistungsdatum, wenn es dem Rechnungsdatum entspricht
0 % USt ohne Begründung (Warnung statt Fehler)
Beachte: Diese Warnungen stoppen den Prozess nicht, empfehlen aber eine manuelle Prüfung.
Was der Check nicht kann
Der § 14-Check ist eine technische und formale Prüfung. Folgende Punkte deckt Candis nicht ab:
Positionsdatenprüfung (zum Beispiel Mengen, Artikelbeschreibungen, fortlaufende Rechnungsnummern)
Spezialfälle für Reisekosten oder mobile Zahlungen (Travel & Mobile: noch nicht integriert)
Automatische Validierung von E-Rechnungsformaten wie XRechnung oder ZUGFeRD
Automatische rechtliche Bewertung in Zweifelsfällen
Wichtiger Hinweis: Der § 14-Check unterstützt bei der formalen Rechnungsprüfung, ersetzt aber keine steuerliche oder rechtliche Einzelfallbewertung. Eine erfolgreich geprüfte Rechnung gilt nicht automatisch als rechtlich einwandfrei. Die Verantwortung für die korrekte Buchhaltung und die ordnungsgemäße Anwendung der Umsatzsteuer liegt beim Unternehmen.
Für wen der Check relevant ist
Zielgruppe
Der § 14-Check richtet sich an Anforderer:innen im Rechnungseingang, die Rechnungen zur Freigabe vorbereiten. Du erkennst formale Fehler früher und kannst Korrekturen beim Lieferanten anfordern, bevor die Rechnung in Freigabe- und Buchungsprozesse weiterläuft.
Warum das wichtig ist
Die Prüfung nach § 14 UStG ist zentral, weil nur ordnungsgemäße Rechnungen den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG ermöglichen. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können dazu führen, dass:
der Vorsteuerabzug verweigert wird,
Nachzahlungen und Zinsen drohen,
oder die Buchführung als nicht ordnungsgemäß gilt.
Candis reduziert dieses Risiko, indem potenziell fehlerhafte Rechnungen vor der Buchung identifiziert werden und Hinweise für Korrekturen verfügbar sind.
Anwendungsbeispiele
Rechnungseingang mit hohem Volumen: Du nutzt den § 14-Check als formale Vorprüfung, um auffällige Rechnungen früh zu erkennen und gezielt nachzuarbeiten.
Reverse-Charge-Fälle: Du erhältst Hinweise, wenn Pflichtangaben zu Sonderregelungen fehlen oder unplausibel wirken, und kannst die Rechnung vor der Freigabe prüfen.
Kleinbetragsrechnungen in Fremdwährung: Candis nutzt die Euro-Umrechnung zur Einordnung unter die 250-€-Schwelle, ohne die Originalangaben zu verändern.