Wie funktioniert der § 14-Check genau (was ist möglich, was nicht)?
Der § 14-Check in Candis prüft eingehende Rechnungen auf die Pflichtangaben nach § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) und — bei Kleinbetragsrechnungen — nach § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung).
Ziel ist es, fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen frühzeitig zu erkennen, um rechtzeitig Korrekturen beim Lieferanten anzufordern und so eine ordnungsgemäße Grundlage für den Vorsteuerabzug sicherzustellen.
Was der Check kann
Candis validiert automatisch alle Pflichtfelder, die maschinell erkannt und überprüft werden können. Dazu gehören:
Name und Anschrift von Lieferant und Empfänger
Steuernummer oder USt-ID des Lieferanten
Rechnungsdatum
Datum der Lieferung oder Leistung (sofern abweichend vom Rechnungsdatum)
Netto-, Steuer- und Bruttobetrag
Umsatzsteuersatz
Hinweis auf Steuerbefreiung oder Sonderregelung (z. B. Reverse Charge)
Bei vereinfachten Rechnungen (bis 250 € brutto) prüft Candis die entsprechenden reduzierten Pflichtfelder gemäß § 33 UStDV.
Liegt der Rechnungsbetrag in Fremdwährung vor, wird dieser im Hintergrund in Euro umgerechnet, um festzustellen, ob der Betrag unter der Schwelle von 250 € liegt und damit die vereinfachten Anforderungen gelten.
Die Originalwährung und der angegebene Betrag auf der Rechnung bleiben dabei unverändert erhalten.
Candis berücksichtigt außerdem Sonderfälle:
Reverse-Charge (§ 13b UStG)
Steuerbefreiungen (§ 4 UStG, z. B. Export, Postdienste, Vermietung)
Automatische Steuerbefreiungen, bei denen kein Hinweis erforderlich ist
Candis kann akzeptable Abweichungen erkennen, etwa:
fehlende Länderangabe bei eindeutiger Identifizierbarkeit
leicht abweichender Empfängername
fehlendes Leistungsdatum, wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
0 % USt ohne Begründung → Warnung statt Fehler
Diese Fälle erzeugen nicht-blockierende Warnungen, die eine manuelle Prüfung empfehlen, aber den Prozess nicht stoppen.
Was der Check (noch) nicht kann
Positionsdatenprüfung (z. B. Mengen, Artikelbeschreibungen, fortlaufende Rechnungsnummern)
Spezialfälle für Reisekosten oder mobile Zahlungen (Travel & Mobile: noch nicht integriert)
E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD werden aktuell nicht automatisch validiert
Keine automatische rechtliche Bewertung in Zweifelsfällen – nur technische und formale Prüfung
Wichtiger Hinweis:
Der § 14-Check unterstützt bei der formalen Rechnungsprüfung, ersetzt aber keine steuerliche oder rechtliche Einzelfallbewertung.
Eine erfolgreich geprüfte Rechnung gilt nicht automatisch als rechtlich einwandfrei. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Buchhaltung und die ordnungsgemäße Anwendung der Umsatzsteuer liegt weiterhin beim Unternehmen.
Für wen ist der Check relevant – und weshalb?
Zielgruppe
Der § 14-Check richtet sich an Anforderer:innen, die im Rechnungseingang tätig sind und Rechnungen zur Freigabe vorbereiten.
Er unterstützt sie dabei, formale Fehler frühzeitig zu erkennen und — falls nötig — Korrekturen beim Lieferanten anzufordern, bevor die Rechnung in den weiteren Freigabe- und Buchungsprozess übergeht.
Relevanz
Die Prüfung nach § 14 UStG ist zentral, weil nur ordnungsgemäße Rechnungen den Vorsteuerabzug (§ 15 UStG) ermöglichen.
Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen führen dazu, dass:
der Vorsteuerabzug verweigert wird,
Nachzahlungen und Zinsen drohen,
oder die Buchführung als nicht ordnungsgemäß gilt.
Candis reduziert dieses Risiko, indem es potenziell fehlerhafte Rechnungen vor der Buchung identifiziert und Hinweise zur Korrektur liefert.
Was ändert sich dadurch im Alltag der Nutzer:innen?
Vorher
Manuelle Kontrolle jeder Rechnung durch Buchhalter:innen
Risiko, dass unvollständige Rechnungen unbemerkt verbucht werden
Hoher Aufwand und unsichere Beurteilung bei Sonderfällen (z. B. Reverse Charge)
Nach Einführung des § 14-Checks
Automatische Prüfung aller relevanten Rechnungsdaten
Hinweise und Warnungen direkt im Eingang
Weniger Rückfragen an Lieferanten und Buchhaltung
Höhere Datensicherheit bei steuerlichen Prüfungen (z. B. Betriebsprüfung, GoBD)
Im Ergebnis:
Der § 14-Check spart Zeit, minimiert steuerliche Risiken und erhöht die Qualität der Buchhaltungsdaten — ohne steuerliche Verantwortung zu übernehmen oder rechtliche Garantien zu geben.