Der Eingang ist in Candis Dreh- und Angelpunkt für den Start des Freigabeprozesses, die Ablage von weiteren Dokumententypen und optional dem Erfassen und Ablegen von Verträgen (Verträge ab dem PLUS Paket).
Import per E-Mail
Über den Button Import per E-Mail gelangst du zum Einstellungsmenü E-Mail Inbox. Hier findest du eine chronologische Übersicht über die empfangenen E-Mails und die Information über etwaig enthaltene Anhänge.
Auf der rechten Seite siehst du die jeweils für jeden Candis-Account individuelle Import-Adresse über die wir Belege empfangen können.
Alle Dokumente, welche von Candis extrahiert wurden, können mit einem Klick auf "Anzeigen" in Candis geöffnet werden.
💡Tipp: Richte eine dauerhafte Weiterleitung von einem zentralisierten E-Mail-Postfach ein: Viele Candis-User richten sich eine unternehmensinterne Adresse für Eingangsrechnungen ein (rechnung@xyz-gmbh.de, invoice@xyz-gmbh.de, usw.). Künftig sollten alle Lieferanten sämtliche Rechnungen an diese Adresse senden. Zudem empfehlen wir eine dauerhafte Weiterleitung an die Candis-Adresse, sodass ohne manuellen Aufwand alle Rechnungen sofort in Candis landen und der Freigabeprozess beginnen kann.
⚠️ Wichtig: Manche Lieferanten versenden E-Mails ohne branchenübliche Transportverschlüsselung, diese E-Mails werden von unseren Servern abgelehnt und wären somit verloren. Durch die Einrichtung einer Weiterleitung wird dies verhindert.
Mail Weiterleitung bei Outlook/Microsoft 365 in Kombination mit einem Microsoft Exchange Server
Auf dem Mailserver (Exchange Online) existiert in der Regel eine Richtlinie in den Antispameinstellungen, die eine automatische Weiterleitung an externe E-Mail-Adressen standardmäßig blockiert.
Über diesen Link kommst du ganz einfach zu einem Artikel mit Anleitung.
Dieser wird zwar nur auf Englisch zur Verfügung gestellt, ist jedoch durch die Screenshots leicht verständlich. ➔ Eure IT-Abteilung bzw. Microsoft Administratoren können das also einfach korrekt einstellen.
Manueller Import: Dokumente hochladen
Neben dem E-Mail-Import kannst du deine Dokumente auch manuell, bspw. per Drag and Drop hochladen.
Klicke dazu einfach auf + Dokumente hochladen im oberen rechten Eck des Menüpunkts Eingang und suche entweder über die Ordnerstruktur deines Rechners nach den passenden Dateien oder ziehe sie direkt per Drag and Drop in den Upload-Dialog.