Der Freigabeprozess für Rechnungen besteht aus drei grundlegenden Aufgaben:
Belegdaten erfassen
Du prüfst und ergänzt die relevanten Rechnungsinformationen.Geschäftspartner hinzufügen (optional)
Falls der Geschäftspartner noch nicht vorhanden ist, kannst du ihn ergänzen.Freigabeschritte festlegen
Du bestimmst, welche Kolleg:innen die Rechnung prüfen und freigeben sollen.
Du kannst Freigaben anfordern, wenn du die Rolle Anforderer:in, Buchhalter:in oder Administrator:in hast. In diesem Fall startest du den Freigabeprozess für hochgeladene Rechnungen und leitest sie an die zuständigen Kolleg:innen weiter.
Rechnungen gelangen entweder automatisch per E-Mail-Import oder durch einen manuellen Upload zu Candis. Alle neu eingegangenen Rechnungen findest du im Menü Eingang.
Belegdaten erfassen
Candis erkennt die relevanten Rechnungsinformationen automatisch. Je nach eingesetztem Verfahren nutzt Candis dafür künstliche Intelligenz (KI) oder OCR (optische Texterkennung).
Du prüfst die erkannten Belegdaten und ergänzt fehlende Angaben über das Eingabemenü auf der rechten Seite der Rechnung.
Beachte:
Automatisch erkannte Belegdaten können unvollständig oder fehlerhaft sein. Prüfe die Angaben sorgfältig, bevor du mit dem Freigabeprozess fortfährst.
Brutto-, Netto- und Steuerbetrag prüfen oder berechnen
Candis erkennt in der Regel automatisch den Bruttobetrag, den Steuersatz und den Steuerbetrag (Umsatzsteuer). Falls Angaben fehlen oder nicht korrekt erkannt wurden, kannst du alle Beträge manuell anpassen.
So berechnet Candis die Beträge
Candis berechnet Beträge immer nach festen Regeln:
Erkennt Candis einen Steuersatz, aber es ist kein Steuerschlüssel hinterlegt, nutzt Candis den erkannten Steuersatz für die Berechnung.
Änderst du den Netto- oder Bruttobetrag, berechnet Candis alle abhängigen Beträge neu.
Änderst du den Steuerbetrag, passt Candis den Bruttobetrag entsprechend an.
Änderst du den Steuerschlüssel, berechnet Candis Steuer- und Nettobetrag neu – auf Basis des Bruttobetrags.
Bei Rechnungen mit mehreren Steuersätzen (z. B. 19 % und 7 %) wählst du pro Position den passenden Steuersatz aus. Candis summiert die Beträge automatisch.
Beachte:
Prüfe vor dem Start des Freigabeprozesses, ob Beträge und Währung mit den Angaben auf der Rechnung übereinstimmen.
Bedeutung der Markierungen bei Belegdaten
Neben den erfassten Belegdaten zeigt Candis Markierungen an. Sie geben an, wie sicher die Erkennung war und woher die Daten stammen:
Grün (sicher): Der Wert wurde in der Vergangenheit ohne Änderung übernommen.
Gelb (bitte prüfen): Der Wert wurde in der Vergangenheit manuell angepasst.
Sonderfall: Erster Beleg eines Lieferanten
Handelt es sich um die erste Rechnung eines Lieferanten, musst du einen neuen Kontakt anlegen. Ohne einen angelegten Kontakt kannst du keine Freigabe anfordern.
Geschäftspartner anlegen
Wenn du den Kreditor der freizugebenden Rechnung in der Eingabemaske nicht findest, musst du einen neuen Geschäftspartner anlegen.
Klicke dafür auf den Button Geschäftspartner hinzufügen.
Welche Angaben kannst du bei einem Geschäftspartner hinterlegen?
Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Geschäftspartners stehen dir die folgenden Bereiche und Felder zur Verfügung.
Allgemeines
Art des Geschäftspartners
Unternehmen
Natürliche Person
Unternehmensname
(bei Auswahl „Unternehmen“)Vorname
(bei Auswahl „Natürliche Person“)Nachname
(bei Auswahl „Natürliche Person“)
Beziehung
Beziehungsart
Lieferant
Kunde
Beides
Kreditorenkonto
(optional, konfigurierbar)Kundennummer
(interne oder externe Referenznummer)Mitglied
(z. B. Zuordnung zu einer Organisation oder Gruppe)
Zahlung
Zahlungsart
SEPA-Zahlung
Internationale Zahlung
Abweichender Kontoinhaber
(falls der Zahlungsempfänger nicht mit dem Geschäftspartner übereinstimmt)IBAN
BIC / SWIFT-Code
Zahlungsträger
Zahlungsbedingung
(z. B. Zahlungsziel)
Steuerliche Aspekte
USt-IdNr.
(Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)Steuernummer
Adresse und Kommunikation
Adressart
Straße
Postfach
Straße oder Postfach
Postleitzahl
Stadt
Land
E-Mail-Adresse
(wird z. B. für „Lieferant kontaktieren“ verwendet)Telefonnummer
Beachte:
Ohne einen angelegten Geschäftspartner kannst du keine Freigabe anfordern.
Freigabeschritte festlegen oder Rechnung direkt freigeben
Sobald alle verpflichtenden Belegdaten erfasst sind, legst du fest, wer die Rechnung freigeben soll, oder du gibst die Rechnung direkt frei.
Freigabeschritte festlegen
Du kannst eine oder mehrere Freigabestufen definieren:
Einzelne Freigabe
Muss nur eine Person die Rechnung freigeben, wählst du einen Freigabeschritt aus. Weitere Freigabestufen bleiben unberücksichtigt.Mehrere Freigeber:innen in einem Freigabeschritt
Wählst du in einem Freigabeschritt mehrere Personen aus, kann jede dieser Personen die Rechnung freigeben oder ablehnen.
Die Entscheidung trifft die Person, die zuerst handelt. Dieses Vorgehen nennt sich Stellvertreterprinzip.Mehrstufige Freigabe
Fügst du nach der ersten Freigabestufe eine weitere Freigabestufe hinzu, muss die Rechnung zunächst vollständig freigegeben werden, bevor die nächste Stufe aktiv wird.
Weitere Freigabestufen erscheinen automatisch in der Eingabemaske, sobald die vorherigen ausgefüllt sind.
Rechnung sofort freigeben
Mit dem Button Sofort freigeben kannst du die Rechnung ohne weitere Freigabeschritte freigeben. Dabei überspringst du alle definierten Freigabestufen.
Beachte:
Die direkte Freigabe wird vollständig in der Historie der Rechnung dokumentiert.
Berechtigungen für die direkte Freigabe
Nutzer:innen mit der Rolle Administrator:in können Rechnungen sofort freigeben.
Nutzer:innen mit der Rolle Anforderer:in benötigen zusätzlich die Rolle Freigeber:in, um Rechnungen direkt freizugeben.
Was passiert mit Rechnungen beim Freigeben oder Ablehnen?
Je nachdem, ob eine Rechnung freigegeben oder abgelehnt wird, folgt Candis einem klar definierten Prozess.
Rechnung freigeben
Gibt die erste und einzige freigabeberechtigte Person die Rechnung frei, verschiebt Candis die Rechnung in den Bereich Export.
Die Rechnung ist damit bereit für den Datenübertrag.Sind weitere Freigabeschritte definiert, leitet Candis die Rechnung automatisch an die nächste Freigabestufe weiter.
Die nachfolgenden Freigeber:innen können die Rechnung nun prüfen und freigeben oder ablehnen.
Rechnung ablehnen
Lehnt eine freigabeberechtigte Person die Rechnung ab, verschiebt Candis den Beleg inklusive Ablehnungsgrund zurück in die Prozessierung.
Dort kannst du die Rechnung:
prüfen und anpassen
und anschließend erneut in die Freigabe schicken
Mögliche Fehlerquellen
Eine Freigabe kannst du nicht anfordern, wenn eine der folgenden Voraussetzungen nicht erfüllt ist:
Kein Geschäftspartner ausgewählt
Der Rechnung ist kein Geschäftspartner zugeordnet.Kein Geschäftspartner angelegt
Es ist kein passender Geschäftspartner vorhanden und es wurde kein neuer Geschäftspartner erstellt.
Das bloße Eintippen eines Namens in das Feld ersetzt das Anlegen eines Geschäftspartners nicht.Pflichtfelder nicht vollständig ausgefüllt
Mindestens eines der folgenden Pflichtfelder fehlt:Dokumententyp
Zahlungsempfänger
Rechnungsdatum
Betrag
Währung
mindestens ein Freigabeschritt