Mit der DATEV Schnittstelle überträgst du Daten und Dokumente aus Candis in deine DATEV-Software. In diesem Artikel erfährst du, wie du die Verbindung einrichtest, welchen Exportdienst du wählst und welche Einstellungen dir nach der Verbindung zur Verfügung stehen.
Voraussetzungen
Deine Gesellschaft hat den Integrationstyp DATEV. Den Integrationstyp siehst du unter Einstellungen > Meine Gesellschaft.
Du hast in Candis die Rolle Administrator:in oder Buchhalter:in.
Du besitzt ein DATEV-Authentifizierungsmedium: DATEV SmartCard oder DATEV SmartLogin.
Der gewünschte DATEV-Dienst ist in der MyDATEV Mandantenregistrierung für deinen Mandanten bestellt und freigegeben.
Für den DATEV Buchungsdatenservice benötigst du das Plus- oder Max-Paket.
Die drei Exportdienste im Überblick
Candis verbindet sich je nach Bedarf mit einem von drei DATEV-Exportdiensten. Welcher Dienst zu deiner Gesellschaft passt, hängt davon ab, ob du selbst in DATEV Rechnungswesen buchst oder deine Kanzlei die Buchhaltung übernimmt.
Exportdienst | Ziel-Software | Candis überträgt | Geeignet, wenn |
DATEV Buchungsdatenservice (BDS) | DATEV Rechnungswesen | Digitale Belege, Buchungssätze, Stammdaten (Kreditoren) | du in Candis vorkontierst und selbst in DATEV Rechnungswesen buchst |
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 (RDS 1.0) | DATEV Unternehmen online | Digitale Belege, Buchungsvorschläge | deine Kanzlei die Buchungen aus DATEV Unternehmen online übernimmt |
DATEV Belegbilderservice (BBS) | DATEV Unternehmen online | Digitale Belege | du ausschließlich Belegbilder bereitstellen möchtest |
Verbindung einrichten
Öffne in Candis Einstellungen > DATEV Schnittstelle.
Klicke im Bereich DATEV-Integration auf Aktivieren.
Beachte: Du nutzt kein DATEV? Kontaktiere den Support, um den Integrationstyp deiner Gesellschaft zu ändern.
Klicke im Schritt Mit DATEV authentifizieren auf Anmelden und melde dich mit deinem Authentifizierungsmedium an — mit DATEV SmartCard oder DATEV SmartLogin.
Wähle im Schritt Mandant auswählen deinen Mandanten aus dem Dropdown-Menü aus.
Klicke auf Exportdienst wählen. Candis zeigt die verfügbaren Exportdienste an.
Klicke beim gewünschten Exportdienst auf DATEV-Berechtigung prüfen. Candis prüft, ob die Kombination aus deinem Authentifizierungsmedium und deiner Gesellschaft den Exportdienst nutzen kann.
Wähle den Exportdienst aus und klicke auf Exporteinstellungen. Candis stellt die Verbindung her.
Einstellungen nach der Verbindung
Nach der Verbindung zeigt Candis unter Einstellungen > DATEV Schnittstelle mehrere Reiter an. Welche Reiter du siehst, hängt vom verbundenen Exportdienst ab.
Exporteinstellungen
Der Reiter Exporteinstellungen zeigt die Verbindungsdaten deiner Gesellschaft: Unternehmen, Mandantennummer, Beraternummer und die verbundene DATEV-Software. Über Trennen kannst du die Verbindung jederzeit aufheben.
Beim DATEV Buchungsdatenservice legst du im Bereich Grundlegende Buchhaltungsinformation zusätzlich die Kontenlänge, den Kontenrahmen (z. B. SKR03 oder SKR04) und das Wirtschaftsjahr fest.
Beachte: Kontenlänge, Kontenrahmen und Wirtschaftsjahr müssen exakt den Einstellungen in DATEV Rechnungswesen entsprechen. Abweichungen führen zu Fehlermeldungen beim Import.
Stammdaten
Den Reiter Stammdaten zeigt Candis nur beim DATEV Buchungsdatenservice an. Hier lädst du Zahlungsbedingungen und Kontakte hoch — beides ist für einen vollständigen DATEV-Export erforderlich.
Funktionen
Im Reiter Funktionen aktivierst du optionale Felder und Automatisierungen. Welche Funktionen Candis anzeigt, hängt vom verbundenen Exportdienst ab:
Funktion | BDS | RDS 1.0 | BBS |
Automatische Rückstellungen | Ja | Nein | Nein |
Export nach Lieferdatum | Ja | Nein | Nein |
Kassenbuch | Nein | Ja | Nein |
KSK-Unterstützung (Künstlersozialkasse) | Ja | Nein | Ja |
Benutzerdefinierte Kostendimension (Kostendimension 3) | Ja | Nein | Ja |
Buchungstext | Ja | Ja | Ja |
Beachte: Beim Rechnungsdatenservice 1.0 überträgt Candis die Belegdaten im XML-Format. Das XML-Format kann die Künstlersozialkasse und die Kostendimension 3 nicht abbilden — deshalb stehen diese Funktionen beim Rechnungsdatenservice 1.0 nicht zur Verfügung.
Beachte: Beim Belegbilderservice überträgt Candis ausschließlich das Belegbild. Die Werte aus den Feldern Künstlersozialkasse, Kostendimension 3 und Buchungstext exportiert Candis nicht nach DATEV — sie erscheinen nur in der Rechnungszusammenfassung.
Beachte: Die Funktion Buchungstext steht dir im Plus- und Max-Paket zur Verfügung. In anderen Paketen zeigt Candis beim Aktivieren einen Upgrade-Hinweis an.
Aktivierte Funktionen zeigen die zugehörigen Felder in der Bearbeitungsansicht an. Beim Buchungsdatenservice findest du im Reiter Funktionen außerdem den Hinweis, dass der Export von Rechnungen in das DATEV Kassenbuch nicht unterstützt wird.
Belegtypen
Im Reiter Belegtypen legst du fest, welche Belegtypen aus DATEV Unternehmen online in der Belegerfassung zur Auswahl stehen.
Anwendungsbeispiele
Selbstbucher mit DATEV Rechnungswesen: Deine Gesellschaft kontiert Eingangsrechnungen in Candis vor und bucht selbst in DATEV Rechnungswesen. Du verbindest den DATEV Buchungsdatenservice, hinterlegst Kontenrahmen und Wirtschaftsjahr und lädst im Reiter Stammdaten Zahlungsbedingungen und Kontakte hoch.
Kanzlei übernimmt die Buchhaltung: Deine Steuerkanzlei bucht in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und holt sich die Belege aus DATEV Unternehmen online. Du verbindest den Rechnungsdatenservice 1.0 — Candis überträgt Belegbilder und Buchungsvorschläge.
Nur Belegbilder bereitstellen: Deine Gesellschaft möchte ausschließlich Belegbilder in DATEV Unternehmen online ablegen und erstellt Buchungen separat. Du verbindest den Belegbilderservice.