Automatischer Abgleich 🤖

Wie verknüpft CANDIS Smartbooks automatisch meine Transaktionen mit Belegen?  


Die automatische Verknüpfung in CANDIS Smartbooks basiert auf verschiedenen Kerndaten, die durch das digitale Auslesen der Transaktionen und Rechnungen entnommen und abgeglichen werden.

Ausschlaggebend ist das Übereinstimmen folgender Punkte:

  • Betrag
  • Geschäftspartner
  • Rechnungsnummer

Hinweis: Das Verknüpfen funktioniert in 80 % aller Fälle automatisch, Sie müssen nur in Ausnahmefällen manuell Transaktionen und Belege zusammenführen.

Das manuelle verknüpfen von Transaktionen und Belegen 👷‍♂️

Es kann also vorkommen das CANDIS Smartbooks die Transaktionen nicht verknüpfen kann. Hier erfahren Sie 👇 wie Sie das ganz einfach manuell lösen können.

Sie können zu einer Transaktion direkt einen Beleg hinzufügen, indem Sie auf die Transaktion öffnen und dann rechts auf den Button '+ Beleg hinzufügen' klicken.

Im nächsten Fenster haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

  • Unter 'Verarbeitete offene Belege' wird Ihnen keine passende Rechnung vorgeschlagen? 

PROFI -TIPP: Überprüfen Sie bitte genau, ob Transaktion und Beleg zusammengehören. Rechnungsdatum, -nummer und -summe sind hier die wichtigen Anhaltspunkte.

  • Ihnen wird kein Beleg direkt vorgeschlagen? Suchen Sie in der Suchleiste nach Geschäftspartner, Rechnungsnummer oder -summe.

PROFI -TIPP: Dies ist besonders wertvoll, wenn Sie mehrere Rechnungen mit einer Transaktion bezahlt haben. Wählen Sie einfach mehrere Rechnungen aus und klicken sie anschließend auf 'hinzufügen' am unteren rechten Rand.

Der Beleg ist noch nicht in Ihrem Account? Klicken Sie auf 'In Bearbeitung / Upload': Hier werden Ihnen die Belege angezeigt, die von CANDIS Smartbooks noch ausgelesen werden.

  • Oder wählen Sie 'In Bearbeitung / Upload' und laden Sie den Beleg direkt hier hoch. Warten Sie, solange bis die Vorschau des Belegs geladen hat, setzen Sie dann das Häkchen und klicken Sie auf 'hinzufügen'.
  • Falls Sie den passenden Beleg hier finden, markieren Sie ihn mit dem Häkchen im Eck und klicken Sie auf 'hinzufügen'. Über die kleine 'Stoppuhr' ⏰ können Sie sich daraufhin für einen bestimmten Zeitraum dieses To-Do ausblenden lassen. Nach der Auslesung wird der Beleg mit der Transaktion verbunden und das To-Do ist gelöst. ✔

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