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Dokumente suchen, filtern und sortieren in Candis
Dokumente suchen, filtern und sortieren in Candis

Durchsuche deine Dokumente und verfeinere die Suchergebnisse mit Filtern und Sortierungen.

Timo Kretschmer avatar
Verfasst von Timo Kretschmer
Gestern aktualisiert

In Candis werden täglich Dokumente hochgeladen, freigegeben und exportiert, aber wo finde ich meine Dokumente danach wieder und was kann ich mit den ausgelesenen Daten machen? Die Antworten findest du hier!


Wo finde ich alle meine Dokumente?

Deine Dokumente findest du unter dem gleichnamigen Menüpunkt in der linken Menüleiste.


Wieso werden mir nicht alle Dokumente angezeigt?

Administrator:innen und Anforderer:innen können in Candis alle Dokumente in diesem Menü einsehen.

Bist du Freigeber:in, dann kannst du nur die Dokumente sehen auf diese du Zugriff hast, oder du im Freigabeprozess involviert warst.

Als Freigeber:in sieht du alle Dokumente, in denen du als Freigeber:in angegeben wurdest.

Wurdest du in einem Kommentar zu einem Dokument erwähnt, dann steht dir dieses Dokument ebenfalls dauerhaft zur Verfügung.


Welche Möglichkeiten bietet mir die Dokumentenübersicht noch?

1. Die Suchfunktion

Am oberen Bildschirmrand befindet sich die Suchleiste. Hier kannst du deinen zu suchenden Wert eintragen. Alle Dokumente, die mit deiner Suchanfrage übereinstimmen, werden dir anschließend in der Tabelle darunter angezeigt.

Deine Suchanfrage führt zu keinem Ergebnis? Hier ist eine Tabelle, in der wir die durchsuchbaren Felder aufgeführt haben.

Wichtig: Da es sich bei unserer Suche um eine unscharfe Suche (Fuzzy-Suche) handelt, schlagen wir auch Ergebnisse vor, die nicht zu 100 % mit deinen Eingaben übereinstimmen. Wenn du nach 10 suchst, werden auch Ergebnisse wie 100, 91000, 10.05.2020 angezeigt - also alle Werte, welche den Suchbegriff 10 enthalten.

Wenn du bspw. nach einer exakten Rechnungsnummer oder einem exakten Betrag suchst, setze den Suchbegriff in "Anführungszeichen".

2. Die Filter- und Sortierfunktion

Neben jeder Überschrift befindet sich keins oder bis zu zwei Symbole. Diese weisen auf deine Möglichkeiten hin, wie du die Tabelle weiter bearbeiten kannst. Mit den Pfeilen nach oben und unten, kannst du deine Tabelle sortieren. Mit dem Trichter ist es dir möglich die Tabelle zu filtern und somit für deine Darstellung unwichtige Dokumente auszuschließen.

Hinweis: Du kannst Filter und Sortierungen kombinieren.

Hier ist eine Tabelle in der wir die Funktionen der Felder aufgelistet haben.


Möchtest du die Daten aus der Dokumentenübersicht exportieren, um sie außerhalb von Candis zu verwenden?

Mithilfe der Schaltfläche am oberen rechten Rand kannst du die erstellte Tabelle entweder als CSV Datei, oder als ZIP-Ordner, mit allen ausgewählten Belegen im PDF Format, auf deinen Computer herunterladen.

Die Tabelle wird mit deinen aktiven Sortierungen und Filtern exportiert.

Zusätzlich werden folgende Felder im Export ergänzt:

  1. Beleg-ID (Mit dieser kannst du den Beleg in DATEV Unternehmen online suchen)

  2. Belegtyp

  3. Unternehmens-ID


Funktionsübersicht der einzelnen Felder

Folgende Tabelle enthält alle Felder die über den Menüpunkt Dokumente angezeigt werden und ob diese Sortiert, Gefiltert oder Gesucht werden können.

Sortierbar

Filterbar

Suchbar

Status

✔️

✔️

Geschäftspartner

✔️

✔️

Gesamtbetrag

✔️

✔️

Rechnungs-nummer

✔️

Datum

✔️

✔️

✔️

Fälligkeitsdatum

✔️

✔️

Leistungsdatum

✔️

Zahlungsstatus

Bezahlt Am

✔️

KOST 1

✔️

✔️

KOST 2

✔️

✔️

Sachkonto

✔️

✔️

Notiz

✔️

Erstellt Am

✔️

✔️

Anforderer

✔️

Freigeber

✔️

IBAN

✔️

Hat dies deine Frage beantwortet?