In diesem Artikel lernst du, wie du bei einem bestimmten Dokument (z. B. Rechnung, Vertrag) siehst, wer Zugriff hat und wie du Zugriffsrechte gezielt vergibst oder entziehst.
1. Zugriffsübersicht für ein Dokument öffnen
Öffne das gewünschte Dokument, z. B. eine Rechnung im Eingang oder einen Vertrag im Archiv.
Klicke oben rechts auf den Button Zugriff verwalten.
In der Seitenleiste siehst du nun:
Welche Nutzer:innen oder Teams Zugriff haben
Mit welchem Rechtetyp (z. B. „Kann sehen“)
Warum sie Zugriff haben (z. B. weil sie im Freigabeprozess sind)
2. Unterschied zwischen explizitem und implizitem Zugriff
Expliziter Zugriff
Dieser Zugriff wurde gezielt vergeben.
Du siehst im oberen Abschnitt:
Wer direkt über „Zugriff verwalten“ hinzugefügt wurde
Oder wer durch @Erwähnung in einem Kommentar Zugriff erhalten hat
Es gibt zwei Zugriffstypen:
Kann sehen (Ansicht)
Kann bearbeiten (nur für Verträge und andere Dokumente, nicht für Rechnungen)
Impliziter Zugriff
Dieser Zugriff ergibt sich automatisch aus der Rolle einer Person.
Beispiele:
Eine Person ist Anforder:in im Freigabeprozess
Eine Person hat das Dokument hochgeladen
Diese Rechte kannst du nicht direkt entziehen.
3. Zugriff gewähren
Öffne das Dokument und klicke auf Zugriff verwalten.
Gib im Suchfeld den Namen eines Mitglieds oder Teams ein.
Wähle aus der Liste die passende Person oder ein Team aus.
Wähle den Zugriffstyp:
Kann sehen (Ansicht)
Kann bearbeiten (nur für Verträge und andere Dokumente, nicht für Rechnungen)
Klicke auf Hinzufügen.
Tipp: Du kannst mehrere Personen oder Teams gleichzeitig hinzufügen.
4. Zugriff entziehen
Öffne das Dokument und klicke auf Zugriff verwalten.
Suche im oberen Bereich den Namen des Mitglieds oder Teams mit explizitem Zugriff.
Klicke rechts neben dem Namen auf das Auswahl-Menü.
Wähle Entfernen.
Hinweis: Implizite Zugriffe lassen sich nicht entfernen.
5. Wer darf Zugriffsrechte verwalten?
Mitglieder mit Sichtrechten dürfen anderen Sichtrechte gewähren oder entziehen.
Mitglieder mit Bearbeitungsrechten dürfen Sicht- und Bearbeitungsrechte verwalten.