Mit den Tabellen in Candis kannst du deine Dokumente schnell finden, analysieren und herunterladen. In diesem Artikel erfährst du, wie Suche, Filter, Sortierung, Spaltenanpassung, Downloads und Sichtbarkeit funktionieren.
Die meisten neuen Funktionen stehen in den Tabellen folgender Bereiche zur Verfügung: Inbox (Rechnungen, Verträge, Sonstige Dokumente), Freigabe (Rechnungen) sowie Archiv (Rechnungen, Verträge, Alle Dokumente).
1. Suche
Das Suchfeld befindet sich oberhalb der Tabelle.
Du kannst zwischen verschiedenen Suchmodi wählen – Candis merkt sich deine Auswahl pro Tabellenreiter.
Suchparameter:
beginnt mit
exakte Übereinstimmung
enthält (nicht verfügbar für Volltextsuche)
Suchbereiche:
Tabellensuche: durchsucht nur Datenfelder
Volltextsuche: durchsucht auch Inhalte aus hochgeladenen PDF-Dokumenten
Hinweise:
Die Suche mit dem Parameter „enthält“ ist leistungsintensiver und dadurch langsamer als die beiden anderen Optionen.
Bei der Volltextsuche kann Candis ab etwa 550 Seiten pro Dokument keine vollständigen Ergebnisse mehr anzeigen.
2. Filter
Die Filter befinden sich rechts neben dem Suchfeld (nicht mehr in den Spaltenüberschriften).
Neue Optionen: relative Zeiträume und Betragsbereiche
Die drei am häufigsten genutzten Filter sind standardmäßig sichtbar. Alle weiteren findest du im Dropdown-Menü.
Hinweis für bestehende Nutzer:innen:
Früher konntest du Filter direkt in den Spalten setzen. Jetzt sind sie neben dem Suchfeld gebündelt – so behältst du den Überblick über aktive Filter.
3. Sortieren
Die Sortierung erfolgt direkt in den Spaltenüberschriften.
4. Spalten anpassen
Die Tabellenansicht kannst du flexibel gestalten:
Spalten verschieben: Ziehe Spalten per Drag & Drop an die gewünschte Position.
Spalten ausblenden: Über das Menü in der Spaltenüberschrift kannst du Spalten ausblenden. Ausgeblendete Spalten findest du im Spaltenkonfigurator oben rechts wieder.
Spalten fixieren: Lege in der Spaltenüberschrift fest, welche Spalten links fixiert bleiben sollen.
5. Dokumente herunterladen
Der Export funktioniert über die Checkboxen in der ersten Spalte.
Klick auf „Alle auswählen“ (Checkbox im Tabellen-Header)
oder wähle nur einige Dokumente manuell aus.
Nach deiner Auswahl kannst du die Dokumente als CSV oder PDF exportieren. Die Tabelle berücksichtigt dabei deine aktiven Filter.
Hinweis für bestehende Nutzer:innen:
Der Download-Button war früher immer sichtbar. Jetzt erscheint er erst, nachdem du eine Auswahl über die Checkboxen getroffen hast.
Zusätzliche Information im Export:
Beleg-ID (diese kannst du in DATEV Unternehmen online für die Belegsuche nutzen)
6. Summenübersicht (nur Rechnungen)
In Rechnungstabellen zeigt Candis die Bruttosumme der ausgewählten Rechnungen an.
Diese Funktion gilt nur für Rechnungen in EUR.
7. Sichtbarkeit von Dokumenten
Nicht alle Nutzer:innen sehen dieselben Dokumente in den Tabellen.
Administrator:innen, Buchhalter:innen, Anforderer:innen: sehen alle Dokumente.
Freigeber:innen: sehen nur Dokumente, auf die sie Zugriff haben oder bei denen sie in den Freigabeprozess eingebunden sind.
Erwähnungen in Kommentaren: wenn du in einem Dokument-Kommentar erwähnt wurdest, siehst du dieses Dokument ebenfalls.