Voraussetzung
Du bist in deiner Gesellschaft als Freigeber:in eingetragen. Die Rolle Freigeber:in lässt sich mit anderen Rollen kombinieren. Die Rechnung wurde dir entweder über einen Workflow zugewiesen, von einer Anforderer:in oder Administrator:in direkt an dich geschickt oder du wurdest als Mitglied eines Teams für die Freigabe ausgewählt.
Zugeteilte Rechnungen finden
Alle Rechnungen, für die deine Freigabe aussteht, findest du im linken Menü unter Freigaben. Klicke auf eine Rechnung, um die Rechnungsdaten, das Belegbild und den aktuellen Freigabeprozess zu öffnen.
Rechnung freigeben
Prüfe die Rechnungsdaten und das Belegbild und klicke anschließend rechts unten auf Freigeben, um deine Zustimmung zu erteilen. Candis speichert die Freigabe und reicht die Rechnung an den nächsten Schritt im Freigabeprozess weiter. Ist deine Freigabe der letzte Schritt, gilt die Rechnung als vollständig freigegeben und kann exportiert werden.
Rechnung ablehnen
Klicke auf Ablehnen, wenn du eine Rechnung nicht freigeben willst. Candis öffnet ein Fenster und fordert dich auf, einen Grund für die Ablehnung anzugeben. Der Grund erscheint im Protokoll der Rechnung, damit andere Personen nachvollziehen können, warum abgelehnt wurde.
Tipp: Formuliere den Grund konkret, zum Beispiel mit Hinweis auf einen falschen Betrag, eine fehlende Kostenstelle oder einen fehlenden Anhang. Das verkürzt die Korrektur.
Beta: Pflichtfelder im aktuellen Schritt
In Workflows können einzelnen Schritten Pflichtfelder zugewiesen sein, zum Beispiel Kostenstelle, Kostenträger, Sachkonto, Zusätzliche Kostenebene oder Steuerschlüssel (ab Plus verfügbar). Sind nicht alle Pflichtfelder deines Schritts ausgefüllt, kann der Schritt nicht freigegeben werden. Candis markiert die fehlenden Felder, sodass du sie direkt ergänzen kannst. Sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, kannst du die Rechnung freigeben.
Beachte: Pflichtfelder, die einem späteren Schritt zugewiesen sind, kannst du im aktuellen Schritt bereits ausfüllen. Nach dem Ausfüllen sind sie erst wieder bearbeitbar, sobald der zugehörige Schritt aktiv wird.
Erfahre hier mehr über die Pflichtfelder.
Beta: Dynamische Felder im Freigabeprozess
In Workflows können Schritte mit dynamischen Feldern als Freigeber:in hinterlegt sein, zum Beispiel Kostenstellenverantwortliche:r, Kostenträgerverantwortliche:r oder Rechnungsempfänger:in (verfügbar im Max Plan). Candis ermittelt die zuständige Person oder das zuständige Team zur Laufzeit anhand der Rechnungsdaten.
Lässt sich ein dynamisches Feld nicht auflösen, weil zum Beispiel keine verantwortliche Person auf der ausgewählten Kostenstelle hinterlegt ist, bleibt der Workflow an diesem Schritt stehen. Candis zeigt einen Hinweis, dass die Stammdaten an dieser ergänzt werden müssen. Sobald die Verantwortlichen eingetragen sind, läuft der Workflow weiter.
Erfahre hier mehr über dynamische Felder.
Freigaben über Teams
In einem Freigabeschritt können nicht nur einzelne Nutzer:innen, sondern auch Teams hinterlegt sein. Bist du Mitglied eines Teams, das einem Schritt zugewiesen wurde, erscheint die Rechnung in deiner Freigabeliste, sobald der Schritt aktiv wird. Alle Mitglieder des Teams mit Freigabeberechtigung können die Rechnung freigeben — sobald eine Person aus dem Team freigegeben hat, gilt der Schritt als abgeschlossen.
Erfahre hier mehr über Teams.
Mehrstufige Freigabeprozesse und Status
Eine Rechnung kann mehrere Freigabeschritte mit unterschiedlichen Freigeber:innen oder Teams durchlaufen. Den aktuellen Stand siehst du unten rechts in der Freigabeübersicht, auf der Detailseite der Rechnung. Jeder Schritt zeigt seine Position im Prozess (zum Beispiel Schritt 2/4) sowie die zugewiesenen Nutzer:innen, Teams oder dynamischen Felder.
Candis kennzeichnet den Status jedes Schritts mit einem Kreis-Symbol links neben der Schrittnummer:
Leerer Kreis: Der Schritt ist noch nicht aktiv oder die Freigabe steht noch aus.
Ausgefüllter Kreis: Der Schritt wurde abgeschlossen.
Ein Schritt wird erst aktiv, wenn alle vorherigen Schritte abgeschlossen sind. Candis benachrichtigt dich per E-Mail, sobald du an der Reihe bist.
Vertretung bei Abwesenheit
Wenn du als Freigeber:in vorübergehend nicht verfügbar bist, kannst du eine Vertretung einrichten. Hinterlegst du im eigenen Profil einen Zeitraum und eine vertretende Person, leitet Candis offene Freigaben in diesem Zeitraum automatisch an die Vertretung weiter. Abwesenheiten erscheinen für andere Nutzer:innen als kleines Symbol neben dem Profilbild, sodass auch manuelle Freigabezuweisungen die Vertretung berücksichtigen.
Erfahre hier mehr über Vertretungen.