Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist eine vordefinierte Abfolge von Freigabeschritten. Sobald ein Dokument in einen Workflow geschickt wird, durchläuft sie automatisch die hinterlegten Schritte in der festgelegten Reihenfolge. Pro Schritt legst du fest, wer freigeben soll, welche Felder ausgefüllt werden müssen und kannst Bedingungen hinterlegen, die bestimmen, ob ein Schritt überhaupt ausgelöst wird.
Workflow anlegen
Öffne die Einstellungen und wechsle in den Bereich Workflows
Klicke auf Erstellen
Vergib einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel „Marketing-Freigaben" oder allgemein „Rechnungsfreigabe".
Trage optional eine kurze Beschreibung ein
Füge die gewünschten Freigabeschritte hinzu und lege pro Schritt fest, wer freigeben soll und welche Felder ausgefüllt werden müssen
Speichere den Workflow
Tipp: Eine klare Beschreibung erleichtert es allen Nutzer:innen, beim manuellen Zuordnen den passenden Workflow auszuwählen.
Freigeber:innen pro Schritt festlegen
Pro Freigabeschritt kannst du unterschiedliche Arten von Freigeber:innen hinterlegen:
Eine einzelne Person: Diese Nutzer:in ist allein für die Freigabe in diesem Schritt verantwortlich
Mehrere Personen: Es gilt das Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" — sobald eine der ausgewählten Personen freigibt, geht die Rechnung in den nächsten Schritt über. Die übrigen Personen müssen nicht mehr aktiv werden
Ein Team: Alle Mitglieder (mit Freigabeberechtigung) des Teams sind potenzielle Freigeber:innen für diesen Schritt. Auch hier reicht die Freigabe eines Teammitglieds aus.
Ein dynamisches Feld: Candis ermittelt die Freigeber:in zur Laufzeit anhand des Werts in einem Rechnungsfeld. So lässt sich zum Beispiel automatisch die zuständige Person abhängig von der Kostenstelle oder anderen Rechnungsdaten einbeziehen, ohne dass der Workflow für jeden Einzelfall angepasst werden muss
Beachte: Wenn alle Personen eines Schritts gemeinsam zustimmen sollen, lege stattdessen mehrere aufeinanderfolgende Freigabeschritte mit jeweils einer Person an.
Freigabeschritte mit Bedingungen versehen
Bedingungen legen fest, ob ein Freigabeschritt überhaupt ausgelöst wird. So kannst du Workflows bauen, in denen zum Beispiel die Geschäftsführung nur bei hohen Beträgen einbezogen wird. Bedingungen werden direkt am jeweiligen Freigabeschritt im Workflow-Editor hinterlegt.
Ein typisches Bedingungsmuster ist die Betragsgrenze, etwa „Gesamtbetrag > 1.000 €" oder „Gesamtbetrag > 10.000 €".
Beachte: Die Betragsgrenze wird absolut behandelt. Die Bedingung „Gesamtbetrag > 1.000" greift sowohl für Rechnungen über 1.000 € als auch für Gutschriften unter –1.000 €.
Beispiel-Workflow mit Bedingungen
Folgendes Szenario zeigt einen typischen mehrstufigen Workflow:
Alle Rechnungen sollen zunächst von einer sachbearbeitenden Person geprüft werden. Ab 10.000 € muss außerdem die Geschäftsführung zustimmen.
Freigabeschritt 1 : Freigabe durch Sachbearbeitung — keine Bedingung, gilt immer
Freigabeschritt 2: Freigabe durch Geschäftsführung — Bedingung: Gesamtbetrag > 10.000 €.
Wird eine Rechnung über 250 € in diesen Workflow geschickt, durchläuft sie nur Schritt 1. Eine Rechnung über 5.000 € durchläuft Schritt 1 und 2. Eine Rechnung über 15.000 € durchläuft alle drei Schritte.
Workflow auf eine Rechnung anwenden
Statt für jede Rechnung manuell einzelne Freigabestufen anzulegen, kannst du einen vorbereiteten Workflow auswählen. Öffne dazu die Rechnung in der Detailansicht und wähle im Freigabebereich den passenden Workflow aus der Liste aus.
Die Rechnung wird in der hinterlegten Reihenfolge an die im Workflow definierten Freigeber:innen geschickt. Bedingungen werden automatisch geprüft — Schritte, deren Bedingung nicht zutrifft, werden übersprungen. Pflichtfelder werden entsprechend pro Stufe validiert.
Workflow bearbeiten
So passt du bestehende Workflows an:
Öffne Einstellungen → Workflow
Wähle den Workflow aus der Liste.
Ändere Name, Beschreibung, Freigabeschritte, Pflichtfelder oder Bedingungen und speichere die Änderungen
Beachte: Änderungen an einem Workflow gelten nur für Rechnungen, die nach der Änderung in den Workflow geschickt werden. Bereits laufende Freigaben werden nicht rückwirkend angepasst.