Wenn du eine Rechnung in Klärung setzt, verschiebt sich die Rechnung aus dem Eingang in den Reiter Klärung. Sobald eine Person die Klärung beantwortet, kehrt die Rechnung mit dem Status Geklärt in den Eingang zurück und ist bereit zur Bearbeitung.
Voraussetzungen
Deine Gesellschaft nimmt an der Beta-Testphase für Klärungen teil. Kontaktiere den Support, um die Funktion freizuschalten.
Deine Gesellschaft nutzt mindestens das Basis-Paket.
Du hast die Rolle Administrator:in, Buchhalter:in oder Anforderer:in. Freigebende können eine Rechnung beim Ablehnen in Klärung setzen.
Rechnung in Klärung setzen
1. Klärung starten
Öffne die Rechnung im Eingang. Wähle rechts oberhalb des Buttons Freigabe anfordern die Option Klärung anfordern. Candis öffnet das Formular Zur Klärung senden. Solange das Formular geöffnet ist, kannst du die Felder im Bearbeitungsformular nicht bearbeiten. Deine bisherigen Änderungen im Bearbeitungsformular bleiben erhalten.
Tipp: Du kannst jede Rechnung im Eingang in Klärung setzen, auch wenn Pflichtfelder fehlen. Candis prüft nur, ob der Gesamtbetrag gültig ist. Bei einer Rechnung mit Aufteilung prüft Candis zusätzlich, ob die Summe der Positionen dem Gesamtbetrag entspricht.
Beachte: Solange der Duplikatencheck einer Rechnung läuft, kannst du die Rechnung nicht in Klärung setzen.
2. Person oder Team zuweisen
Wähle aus, wer die Klärung beantworten soll. Du kannst eine Person, mehrere Personen oder ein Team auswählen.
Hat die Rechnung eine:n Rechnungsempfänger:in, schlägt Candis diese Person automatisch vor. Du kannst den Vorschlag ändern.
Weist du mehrere Personen zu, kann jede dieser Personen die Klärung beantworten. Die erste Antwort schließt die Klärung ab.
Die zugewiesenen Personen erhalten Leserechte für die Rechnung. Diese Leserechte behalten sie auch nach der Klärung.
Du kannst die Klärung auch dir selbst zuweisen.
Beachte: Hat eine zugewiesene Person eine Vertretung hinterlegt, erhält auch die Vertretung die Klärung. Trägst du die Abwesenheit einer Person ein oder entfernst die Abwesenheit, während die Klärung offen ist, passt Candis die Vertretung automatisch an.
3. Klärungsgrund wählen
Wähle im Feld Was muss geklärt werden? einen Klärungsgrund. Der Klärungsgrund bestimmt, welche Felder die zugewiesene Person beim Beantworten ausfüllt.
Fehlende Angaben: für fehlende oder unklare Angaben zur Vorkontierung oder zum Workflow. Wähle mindestens eine Angabe aus: Sachkonto, KOST 1, KOST 2 oder Workflow. Die zugewiesene Person wählt die Werte beim Beantworten direkt aus.
Inkorrekte Rechnung: wenn an der Rechnung etwas zu prüfen oder zu korrigieren ist, du dir bei der Richtigkeit unsicher bist oder Pflichtangaben fehlen, zum Beispiel nach § 14 UStG. Die zugewiesene Person kann beim Beantworten eine korrigierte Rechnung hochladen.
Sonstiger Grund: für alle Fälle, die zu keinem anderen Klärungsgrund passen. Beschreibe im Kommentar, was die zugewiesene Person klären soll.
Beachte: Beim Klärungsgrund Fehlende Angaben zeigt Candis nur die Angaben an, die deine Gesellschaft nutzt. Die Angabe Workflow zeigt Candis zum Beispiel nur an, wenn deine Gesellschaft mindestens einen aktiven Workflow hat.
Beachte: Bei einer Rechnung mit Aufteilung kannst du Sachkonto, KOST 1 und KOST 2 nicht als Angabe auswählen. Die Angabe Workflow kannst du auch bei einer Aufteilung auswählen, weil der Workflow für die gesamte Rechnung gilt.
Tipp: Hat die Dokumentenprüfung Fehler oder Warnungen gefunden, wählt Candis automatisch den Klärungsgrund Inkorrekte Rechnung. Den Kommentar füllt Candis mit den gefundenen Problemen vor, zum Beispiel „Folgende Pflichtangaben fehlen: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum.“ Das gilt auch für ungültige E-Rechnungen. Du kannst den Klärungsgrund und den Kommentar ändern.
4. Kommentar ergänzen
Beschreibe im Kommentar, was die zugewiesene Person klären soll. Je nach Klärungsgrund füllt Candis den Kommentar mit einer Vorlage vor. Du kannst die Vorlage anpassen.
5. Zur Klärung senden
Klicke auf Zur Klärung senden. Candis verschiebt die Rechnung aus dem Eingang in den Reiter Klärung und öffnet die nächste Rechnung im Eingang.
Rechnung bei der Freigabe ablehnen und in Klärung setzen
Entdeckst du als Freigebende:r bei der Freigabe ein Problem an einer Rechnung, kannst du die Rechnung in einem Schritt ablehnen und in Klärung setzen. So muss die Rechnung keinen Umweg über den Eingang nehmen.
Öffne die Rechnung in der Freigabe.
Klicke im Bereich Nächster Schritt auf den Pfeil neben dem Button Ablehnen und wähle Ablehnen + in Klärung setzen.
Candis öffnet das Formular Zur Klärung senden. Candis trägt dich als zugewiesene Person und Inkorrekte Rechnung als Klärungsgrund ein. Du kannst beide Vorauswahlen ändern.
Ergänze einen Kommentar und klicke auf Ablehnen + in Klärung setzen.
Candis lehnt die Rechnung ab und setzt die Rechnung direkt in Klärung. In der Historie zeigt Candis beide Schritte getrennt an: die Ablehnung mit dem Kommentar „Abgelehnt + in Klärung gesetzt“ und die Klärung mit Klärungsgrund und Kommentar.
Beachte: Die Person, die die Freigabe angefordert hat, erhält wie bei jeder Ablehnung eine Benachrichtigung über die Ablehnung.
Benachrichtigungen
Weist du die Klärung einer anderen Person oder einem Team zu, benachrichtigt Candis die zugewiesenen Personen per E-Mail und in der Desktop-App.
Weist du die Klärung dir selbst zu, sendet Candis keine E-Mail.
Beantwortet eine Person die Klärung, benachrichtigt Candis dich in der Desktop-App. Alle anderen zugewiesenen Personen, die Mitglieder zugewiesener Teams und die Vertretungen abwesender Personen erhalten eine E-Mail und eine Benachrichtigung in der Desktop-App. Hat die Person korrigierte Rechnungen hochgeladen, nennt die Benachrichtigung die Dateinamen.
Bricht jemand die Klärung ab, benachrichtigt Candis dich und alle zugewiesenen Personen per E-Mail und in der Desktop-App. Das gilt auch, wenn Candis die Klärung beim Umwandeln in einen Anhang automatisch abbricht.
Über deine eigenen Aktionen benachrichtigt Candis dich nie.
Externe Klärung: Lieferant kontaktieren
Hast du eine Rückfrage an den Lieferanten, zum Beispiel bei einer inkorrekten Rechnung, kannst du den Lieferanten direkt aus Candis kontaktieren. Wähle dafür beim Feld Geschäftspartner den Link E-Mail. Candis öffnet einen E-Mail-Dialog mit einer vorbereiteten Vorlage. Im E-Mail-Dialog ist die Option Rechnung in Klärung setzen standardmäßig aktiviert.
Ist die Option Rechnung in Klärung setzen aktiviert, sendet Candis die E-Mail und legt eine Klärung mit dem Klärungsgrund Inkorrekte Rechnung an. Candis weist diese Klärung dir selbst zu.
Ist die Option Rechnung in Klärung setzen deaktiviert, sendet Candis nur die E-Mail. Die Rechnung bleibt im Eingang. Candis vermerkt die Kontaktaufnahme in der Historie der Rechnung.
Beachte: Wenn du den Lieferanten kontaktierst, speichert Candis keine Änderungen, die du im Bearbeitungsformular an der Rechnung gemacht hast. Nur über den Button Zur Klärung senden bleiben diese Änderungen erhalten.
Klärung weiterleiten, abbrechen oder selbst beantworten
Solange eine Rechnung in Klärung ist, kannst du die Klärung im Reiter Klärung verwalten. Neben den zugewiesenen Personen können auch Administrator:innen, Buchhalter:innen und Anforderer:innen jede Klärung weiterleiten, abbrechen oder beantworten.
Weiterleiten: Du weist die Klärung einer anderen Person zu. Der Klärungsgrund bleibt unverändert.
Abbrechen: Du beendest die Klärung, ohne dass jemand die Klärung beantwortet hat. Gib dafür einen Grund an. Die Rechnung kehrt in ihren Status vor der Klärung zurück.
Beantworten: Du beantwortest die Klärung selbst, auch wenn die Klärung dir nicht zugewiesen ist. Das hilft zum Beispiel, wenn die korrigierte Rechnung bei dir eingeht statt bei der zugewiesenen Person. Wie du eine Klärung beantwortest, erklärt der Artikel „Eine Klärung beantworten (Beta)“.
Tipp: Candis blendet das Panel Historie und Kommentare standardmäßig aus. Klicke auf das Symbol Historie und Kommentare, um alle Schritte der Klärung zu sehen. Die Details einer Klärung klappst du in der Historie per Klick auf.
Rechnung in Klärung in einen Anhang umwandeln
Du kannst eine Rechnung in Klärung in einen Anhang umwandeln, zum Beispiel wenn die neue Rechnung eingegangen ist und du die inkorrekte Rechnung an die neue Rechnung anhängen möchtest.
Candis bricht die Klärung beim Umwandeln automatisch und ohne Rückfrage ab. In der Historie vermerkt Candis: „Klärung automatisch abgebrochen, da das Dokument in einen Anhang umgewandelt wurde.“
Candis benachrichtigt die zugewiesenen Personen und die Person, die die Klärung angefordert hat.
Entfernst du den Anhang wieder, kehrt die Rechnung in ihren Status vor der Klärung zurück: Neu, Abgelehnt oder Geklärt.
Anwendungsbeispiele
Fehlende Kontierung: Eine Rechnung liegt im Eingang, aber KOST 1 fehlt. Du setzt die Rechnung mit dem Klärungsgrund Fehlende Angaben und der Angabe KOST 1 in Klärung und weist die Klärung der Teamleitung zu. Die Teamleitung wählt KOST 1 aus und markiert die Klärung als erledigt. Die Rechnung kehrt mit dem Status Geklärt in den Eingang zurück.
Fehlender Workflow: Candis schlägt für einen neuen Lieferanten keinen Workflow vor. Du setzt die Rechnung mit dem Klärungsgrund Fehlende Angaben und der Angabe Workflow in Klärung. Die zugewiesene Person wählt den passenden Workflow. Beim Freigabe anfordern trägt Candis den Workflow automatisch ein.
Fehler aus der Dokumentenprüfung: Die Dokumentenprüfung meldet eine fehlende Rechnungsnummer. Du startest die Klärung. Candis wählt den Klärungsgrund Inkorrekte Rechnung und nennt die fehlende Rechnungsnummer im Kommentar. Du weist die Klärung der zuständigen Kolleg:in zu und sendest die Klärung ab.
Korrigierte Rechnung vom Lieferanten: Eine Rechnung enthält einen falschen Betrag. Du wählst beim Feld Geschäftspartner den Link E-Mail, lässt die Option Rechnung in Klärung setzen aktiviert und schickst die Rückfrage an den Lieferanten. Sobald die korrigierte Rechnung eingeht, lädst du die korrigierte Rechnung in der Klärung hoch und markierst die Klärung als erledigt. Die korrigierte Rechnung landet als neues Dokument im Eingang.
Fehler bei der Freigabe entdeckt: Bei der Freigabe fällt dir ein falscher Betrag auf. Statt die Rechnung nur abzulehnen, wählst du Ablehnen + in Klärung setzen. Die Rechnung landet direkt im Reiter Klärung.