Anwendungsbeispiel
Eine Holding betreut fünf Gesellschaften mit jeweils eigenem Candis-Account. Ein Admin legt die Gesellschaften per CSV-Import an und trägt als Weiterleitungsadresse jeweils die Candis Inbox-E-Mail-Adresse der Gesellschaft ein. Lieferanten kennen nur noch die Eingangs-E-Mail der Holding. Schickt ein Lieferant Rechnungen für drei Gesellschaften in einer E-Mail, leitet Candis jede Rechnung an die passende Gesellschaft weiter.
So funktioniert der zentrale Rechnungseingang
Ein Lieferant sendet eine Rechnung an die Eingangs-E-Mail deines Arbeitsbereichs.
Candis liest die Rechnung und vergleicht die Empfängerangaben auf der Rechnung mit den Stammdaten deiner Gesellschaften.
Erkennt Candis die Gesellschaft sicher, leitet Candis die Rechnung automatisch an die Weiterleitungsadresse dieser Gesellschaft weiter.
Ist sich Candis nicht sicher, markiert Candis die E-Mail als Nicht zugeordnet. Du ordnest die E-Mail dann manuell zu.
Die Eingangs-E-Mail findest du unter Einstellungen → Arbeitsbereich. Teile die Eingangs-E-Mail mit deinen Lieferanten oder richte eine automatische Weiterleitung von deiner bestehenden rechnung@-Adresse ein.
Beachte: Lieferanten müssen die Eingangs-E-Mail als direkten Empfänger (An-Feld) eintragen. Steht die Eingangs-E-Mail nur in CC oder BCC, verarbeitet Candis die E-Mail nicht.
Gesellschaften anlegen
Öffne Gesellschaften und klicke auf Neue Gesellschaft.
Trage den Firmennamen und die Adresse Weiterleiten an (E-Mail) ein. Beide Felder sind Pflichtfelder.
Ergänze nach Möglichkeit Umsatzsteuer-ID, Steuernummer und Adresse. Je vollständiger die Stammdaten sind, desto zuverlässiger erkennt Candis die Gesellschaft.
Klicke auf Erstellen.
Unter Zusätzliche Erkennungsmerkmale hinterlegst du weitere Merkmale, zum Beispiel Kurznamen, frühere Firmennamen oder Kundennummern bei Lieferanten.
Tipp: Viele Gesellschaften legst du über Import mit einer CSV-Datei an. Lade dafür zuerst die Vorlage über Vorlage herunterladen herunter. Der Import legt nur neue Gesellschaften an und aktualisiert keine bestehenden.
Zusätzliche Erkennungsmerkmale nutzen
Zusätzliche Erkennungsmerkmale helfen Candis, eine Gesellschaft auch dann zu erkennen, wenn die Rechnung nicht den vollständigen Firmennamen, die Umsatzsteuer-ID oder die Steuernummer enthält. Candis prüft die Erkennungsmerkmale in den Rechnungen, im Betreff und im Text der E-Mail.
So fügst du ein Erkennungsmerkmal hinzu:
Öffne Gesellschaften und klicke bei der Gesellschaft auf das Bearbeiten-Symbol.
Klicke unter Zusätzliche Erkennungsmerkmale auf Hinzufügen.
Trage links eine Bezeichnung ein, zum Beispiel Kurzname, Kundennummer oder Standort und rechts den Wert, so wie der Wert auf der Rechnung steht.
Klicke auf Speichern.
Beachte: Haben mehrere Gesellschaften dasselbe Erkennungsmerkmal, zum Beispiel dieselbe c/o-Adresse, braucht jede dieser Gesellschaften zusätzlich ein eigenes, eindeutiges Erkennungsmerkmal. Sonst kann Candis die Gesellschaften nicht unterscheiden.
Kurznamen und frühere Firmennamen
Lieferanten schreiben Firmennamen oft abgekürzt oder verwenden nach einer Umfirmierung noch den alten Namen.
Beispiel: Die Nordwind Logistik GmbH & Co. KG hieß früher Nordwind Spedition GmbH. Viele Lieferanten schreiben nur „Nordwind Logistik". Hinterlege beide Namen als zusätzliche Erkennungsmerkmale.
Kundennummern bei Lieferanten
Manche Rechnungen enthalten statt der vollständigen Empfängerangaben nur eine Kundennummer, zum Beispiel bei Telekommunikationsanbietern oder Online-Händlern.
Beispiel: Die Nordwind Digital GmbH hat bei der Telekom die Kundennummer 4100 2233 8890. Hinterlege die Kundennummer mit der Bezeichnung Kundennummer Telekom. Candis ordnet Rechnungen mit dieser Kundennummer der Nordwind Digital GmbH zu.
Standorte, Objekte und c/o-Adressen
Unterscheiden sich Gesellschaften vor allem durch einen Standort, ein Objekt oder ein Projekt, hinterlege diese Angabe. Das hilft auch, wenn Rechnungen über eine c/o-Adresse an eine andere Gesellschaft gehen.
Beispiel: Die Nordwind Solar 1 GmbH betreibt den PV-Park Nord in Husum. Lieferanten adressieren Rechnungen an „Nordwind Solar 1 GmbH c/o Nordwind Ventures GmbH". Hinterlege den Standort als Anlage und die c/o-Adresse als Rechnungsadresse. Candis erkennt so die Nordwind Solar 1 GmbH als Empfängerin und nicht die Nordwind Ventures GmbH.
Rechnungen nach Kreditor verteilen (Kreditoren-Filter)
Mit dem Kreditoren-Filter verteilst du Rechnungen an eine Gesellschaft auf mehrere Buchhaltungen. Das ist sinnvoll, wenn bestimmte Kreditoren von einer anderen Stelle bearbeitet werden, zum Beispiel Nebenkosten von einer Hausverwaltung.
Beachte: Der Kreditoren-Filter ist standardmäßig deaktiviert. Wende dich an den Candis Support, um den Kreditoren-Filter für deinen Arbeitsbereich freizuschalten. Erst danach zeigt Candis den Abschnitt Nur Rechnungen dieser Kreditoren an.
So richtest du den Kreditoren-Filter ein:
Lege die Gesellschaft ein zweites Mal mit demselben Firmennamen an.
Trage bei der zweiten Gesellschaft unter Weiterleiten an (E-Mail) die Adresse der zweiten Buchhaltung ein.
Klicke unter Nur Rechnungen dieser Kreditoren auf Hinzufügen und trage Name und Umsatzsteuer-ID des Kreditors ein. Wiederhole den Schritt für jeden Kreditor.
Klicke auf Speichern.
Candis erkennt zuerst die Gesellschaft und danach den Kreditor auf der Rechnung:
Steht der Kreditor im Kreditoren-Filter, leitet Candis die Rechnung an die Gesellschaft mit dem Kreditoren-Filter weiter.
Steht der Kreditor in keinem Kreditoren-Filter, leitet Candis die Rechnung an die gleichnamige Gesellschaft ohne Kreditoren-Filter weiter.
Erkennt Candis den Kreditor nicht oder steht der Kreditor in mehreren Kreditoren-Filtern, markiert Candis die E-Mail als Nicht zugeordnet.
Enthält eine E-Mail mehrere Rechnungen, prüft Candis den Kreditor für jede Rechnung einzeln.
Tipp: Trage immer die Umsatzsteuer-ID des Kreditors ein. Ohne Umsatzsteuer-ID vergleicht Candis nur den Namen, und der Name muss genau so auf der Rechnung stehen.
Beispiel: Die Nordwind Real Estate GmbH ist zweimal angelegt. Rechnungen der Stadtwerke Hamburg GmbH und der Hamburg Wasser GmbH gehen an die Hausverwaltung. Alle anderen Rechnungen gehen an die Buchhaltung der Nordwind Real Estate GmbH.
Mitglieder und Benachrichtigungen
Unter Einstellungen → Mitglieder lädst du Nutzer:innen über Hinzufügen ein. Ein Mitglied kann E-Mails einsehen und weiterleiten. Ein Admin verwaltet zusätzlich Gesellschaften, Mitglieder und Einstellungen.
Unter Einstellungen → Benachrichtigungen aktivierst du die Digest-E-Mail. Die Digest-E-Mail fasst täglich oder wöchentlich alle E-Mails zusammen, die auf eine manuelle Zuordnung warten.
Beachte: Die Digest-E-Mail ist standardmäßig deaktiviert.
E-Mails im Eingang bearbeiten
Ist sich Candis nicht sicher, markiert Candis die E-Mail als Nicht zugeordnet. Du ordnest die E-Mail dann manuell zu. Sie landet in "Zu prüfen"
Der Tab Zu prüfen im Eingang zeigt alle E-Mails mit dem Status Nicht zugeordnet oder Fehlgeschlagen.
So ordnest du eine E-Mail manuell zu:
Öffne die E-Mail im Eingang.
Wähle über Gesellschaft suchen… die passende Gesellschaft.
Klicke auf Weiterleiten.
Enthält eine E-Mail mehrere Rechnungen für verschiedene Gesellschaften, leitest du jeden Anhang einzeln weiter. Enthält eine E-Mail keine Rechnung, klicke auf Nicht relevant.
Tipp: Die KI-Begründung in der E-Mail zeigt, warum Candis eine Gesellschaft erkannt hat oder nicht. Erkennt Candis eine Gesellschaft wiederholt nicht, ergänze den verwendeten Namen als zusätzliches Erkennungsmerkmal.
Beachte: Candis leitet nur PDF- und XML-Anhänge weiter, einschließlich E-Rechnungen im Format X-Rechnung und ZUGFeRD. E-Mails ohne solche Anhänge markiert Candis automatisch als Nicht relevant.