Candis führt den § 14-Check nicht mehr für alle Belege gleich aus, sondern richtet den Prüfumfang an der Belegklassifizierung aus. In diesem Artikel erfährst du, welche Prüfungen Candis für welchen Belegtyp durchführt, wie sich dein Paket auf den Umfang auswirkt und wo du die Ergebnisse siehst.
Voraussetzungen
Der § 14-Check läuft automatisch im Rechnungseingang. Du musst ihn nicht manuell starten.
Den vollständigen Prüfumfang für alle Belegtypen erhältst du mit dem Max Paket. Im Basis und Plus Paket führt Candis eine eingeschränkte Prüfung durch und zeigt dir eine Vorschau der weiteren Prüfungen.
Die Ergebnisse siehst du als Anforderer:in oder Buchhalter:in in der Bearbeitungsansicht des Belegs.
Wie Candis Belege für den § 14-Check einordnet
Candis klassifiziert jeden eingehenden Beleg automatisch nach Belegtyp. Diese Klassifizierung entscheidet, welche Prüfungen der § 14-Check ausführt:
§ 14-relevante Belege: Rechnungen, Quittungen und Gutschriften. Für diese Belegtypen prüft Candis die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Der genaue Prüfmaßstab hängt vom Gesamtbetrag ab (§ 14 UStG oder § 33 UStDV).
Nicht § 14-relevante Belege: alle anderen Belegtypen, zum Beispiel Lieferscheine, Angebote oder Mahnungen. Für diese Belegtypen führt Candis eine vereinfachte Prüfung durch.
Beachte: Die Unterscheidung nach Belegtyp gilt im Max Paket. Im Basis und Plus Paket behandelt Candis alle Belege als § 14-relevant.
§ 14-Check im Max Paket
Prüfung für Rechnungen, Quittungen und Gutschriften
Für § 14-relevante Belege richtet Candis den Prüfmaßstab am Gesamtbetrag aus:
Über 250 € brutto: Candis prüft alle Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Bis 250 € brutto: Candis prüft die reduzierten Pflichtangaben nach § 33 UStDV — ohne Leistungsempfänger, Rechnungsnummer sowie Steuernummer oder USt-IdNr., mit Bruttobetrag und Steuersatz statt getrenntem Entgelt und Steuerbetrag. Das gilt auch für Quittungen: Eine Quittung ist rechtlich eine Zahlungsbestätigung (§ 368 BGB), kann bis 250 € brutto aber als Kleinbetragsrechnung dienen.
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto zeigt Candis in der Dokumentenprüfung zusätzlich einen Hinweis an. Der Hinweis erklärt, dass für Rechnungen mit kleinen Beträgen die vereinfachten Anforderungen nach § 33 UStDV gelten.
Vereinfachte Prüfung für alle anderen Belegtypen
Für nicht § 14-relevante Belege prüft Candis nur die Empfängerangaben. Die vereinfachte Prüfung umfasst zwei Prüfschritte:
Empfängername: Wenn Candis einen Empfängernamen aus dem Beleg ausliest, vergleicht Candis den Namen mit dem rechtlichen Namen deiner Gesellschaft. Liest Candis keinen Empfängernamen aus, überspringt Candis diesen Prüfschritt.
Empfängeradresse: Wenn Candis mindestens eine der Angaben Stadt, Straße oder Postleitzahl aus dem Beleg ausliest, vergleicht Candis die Adresse mit den Kontaktdaten deiner Gesellschaft. Liest Candis nur das Land aus, führt Candis die Adressprüfung nicht durch.
Führt Candis mindestens einen der beiden Prüfschritte durch, gilt:
Candis vermerkt die Prüfung in der Historie des Belegs.
In der Dokumentenprüfung siehst du die Ergebnisse der durchgeführten Prüfschritte. Ein Hinweis erklärt, dass Candis für diesen Belegtyp eine vereinfachte Prüfung durchgeführt hat.
Kann Candis keinen der beiden Prüfschritte durchführen, gilt:
Candis vermerkt nichts in der Historie des Belegs.
Liegt ein Ergebnis des Risiko-Checks vor, kannst du die Dokumentenprüfung öffnen und siehst dort das Ergebnis des Risiko-Checks.
Liegt kein Ergebnis des Risiko-Checks vor, kannst du die Dokumentenprüfung nicht öffnen. Unter Nächste Schritte siehst du stattdessen einen Hinweis zum Risiko-Check.
§ 14-Check im Basis und Plus Paket
Im Basis und Plus Paket behandelt Candis alle Belege gleich, unabhängig vom Belegtyp. Der Gesamtbetrag des Belegs entscheidet, ob Candis eine Prüfung durchführt:
Gesamtbetrag über 250 € oder nicht auslesbar:
Candis prüft, ob eine Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten auf dem Beleg vorhanden ist. Candis prüft nur das Vorhandensein der Angabe, nicht ihre inhaltliche Richtigkeit.
Das Ergebnis dieser Prüfung siehst du in der Dokumentenprüfung.
Candis vermerkt die Prüfung in der Historie des Belegs.
Für alle weiteren Prüfungen des § 14-Checks zeigt Candis eine Vorschau an. Diese Prüfungen führt Candis erst mit dem Max Paket durch.
Gesamtbetrag bis 250 €:
Candis überspringt den § 14-Check und vermerkt nichts in der Historie des Belegs.
Liegt ein Ergebnis des Risiko-Checks vor, kannst du die Dokumentenprüfung öffnen. Du siehst dort das Ergebnis des Risiko-Checks und eine Vorschau der § 14-Prüfungen.
Liegt kein Ergebnis des Risiko-Checks vor, kannst du die Dokumentenprüfung nicht öffnen. Unter Nächste Schritte siehst du stattdessen einen Hinweis zum Risiko-Check.
Prüfumfang im Überblick
Situation | Basis und Plus Paket | Max Paket |
Rechnung, Quittung oder Gutschrift über 250 € (oder Betrag nicht auslesbar) | Prüfung, ob Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten vorhanden ist; Vorschau der weiteren Prüfungen; Eintrag in der Historie | Prüfung aller Pflichtangaben nach § 14 UStG, Eintrag in der Historie |
Rechnung, Quittung oder Gutschrift bis 250 € | Keine Prüfung, kein Eintrag in der Historie; Dokumentenprüfung nur mit Ergebnis des Risiko-Checks sichtbar | Prüfung der reduzierten Pflichtangaben nach § 33 UStDV, Hinweis zu Kleinbetragsrechnungen in der Dokumentenprüfung |
Anderer Belegtyp (z. B. Lieferschein, Mahnung) | Über 250 € oder Betrag nicht auslesbar: Prüfung, ob Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten vorhanden ist; bis 250 €: keine Prüfung, kein Eintrag in der Historie | Vereinfachte Prüfung von Empfängername und Empfängeradresse; Eintrag in der Historie nur bei durchgeführter Prüfung |
Wo du die Ergebnisse siehst
Dokumentenprüfung: Die Seitenleiste Dokumentenprüfung in der Bearbeitungsansicht zeigt die Ergebnisse aller durchgeführten Prüfungen. Wenn Candis keine Prüfung durchgeführt hat und kein Ergebnis des Risiko-Checks vorliegt, kannst du die Dokumentenprüfung nicht öffnen.
Historie: Jede durchgeführte Prüfung vermerkt Candis in der Historie des Belegs. Übersprungene Prüfungen erscheinen nicht in der Historie.
Anwendungsbeispiele
Mahnung im Rechnungseingang: Du lädst eine Mahnung hoch. Candis klassifiziert den Beleg als nicht § 14-relevant und prüft im Max Paket nur, ob Empfängername und Empfängeradresse zu deiner Gesellschaft passen. So erkennst du, ob die Mahnung versehentlich an die falsche Gesellschaft gerichtet ist, ohne dass Candis Pflichtangaben einfordert, die für Mahnungen nicht gelten.
Quittung bis 250 € brutto: Im Max Paket prüft Candis die reduzierten Pflichtangaben nach § 33 UStDV und zeigt in der Dokumentenprüfung einen Hinweis zu Kleinbetragsrechnungen an. Im Basis und Plus Paket überspringt Candis die Prüfung, weil der Gesamtbetrag die 250-€-Grenze nicht überschreitet.
Rechnung über 250 € im Plus Paket: Candis prüft, ob eine Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten auf der Rechnung vorhanden ist, und zeigt eine Vorschau der weiteren § 14-Prüfungen. Den vollständigen Prüfumfang erhältst du mit dem Max Paket.