Was passiert, wenn wir verschiedene Entitäten und eine Mailbox für alle Eingangsrechnungen haben?
Wir empfehlen hier klar zu trennen und im Optimalfall für jede Entität eine eigene Rechnungen@ E-Mail-Adresse einzurichten, über die dann eine Weiterleitung an den entsprechenden Candis Account erfolgen kann. So ist sichergestellt, dass keine Rechnungen im falschen Candis Mandanten landen.
Seit neustem gibt es die Möglichkeit auch aus Candis heraus eine Rückfrage an den Lieferanten zu stellen. Allerdings ist in der Vorlage unsere Candis-Import-E-Mail-Adresse hinterlegt. Timo hat vorhin gesagt, dass man diese E-Mail aber nicht herausgeben soll. Kann man die Vorlage anpassen und unsere offizielle invoice-E-Mail-Adresse einfügen?
Wir haben die Vorlage überarbeitet, die Import Adresse sollte also nicht mehr angegeben sein. Falls das bei Euch doch noch der Fall ist, mach bitte einen Screenshot und schick uns den an support@candis.io, oder über den Chat, damit wir das weiterleiten können.
Kann man die Abwesenheit mit Outlook synchronisieren oder muss dies manuell erfolgen?
Da Candis keine Schnittstelle zu Outlook hat, kann auch keine Synchronisation erfolgen. Die Abwesenheit muss daher direkt in Candis hinterlegt werden.
Was passiert, wenn ich die Abwesenheit eingestellt habe?
Wenn Du eine Abwesenheit eingestellt hast, dann wird der Person, die die Prozessierung durchführt, dass Du abwesend bist und kann einen Ersatz für Dich als Freigeber zusätzlich eintragen
Kann man die Nutzerverwaltung an gängige directoies (z.B. AD, KC, LDAP)
Momentan haben wir keine Schnittstellen zu Directories. Wir geben Deine Frage aber gerne als Feedback weiter.
Wird mir angezeigt, wenn ich jemanden als Freigeber einstelle, der aber abwesend ist?
Wenn jemand eine Abwesenheit in Candis angegeben hat, dann wird Dir das über ein kleines Uhrensymbol neben dem Userbild/Kürzel angezeigt, wenn Du die Person zur Freigabe einträgst.
Wenn eine Person schon im Freigabe-Workflow ist, also der Workflow für eine Rechnung schon gestartet hat, aber die Person dann erkrankt - kann diese Person generell noch übersprungen werden? Bzw. der Workflow automatisch geändert werden?
Eine Änderung ist nur möglich, indem man den Workflow als Administrator über "bearbeiten" zurücksetzt.
Kann ich alte Workflows löschen?
Alte Workflows können unter Einstellungen → Workflows deaktiviert werden und sind somit in der Prozessierung nicht mehr auswählbar. Du kannst aber auch eine archivierten Workflow wiederherstellen, wenn du ihn wieder brauchen solltest.
Kann ich mich als Admin auch „für“ andere Freigeber einloggen, die gerade abwesend sind, freigeben, damit der Workflow weitergeht?
Das ist nicht möglich. Du kannst Dich aber selbst in den Freigabeschritt mit eintragen und so die Rechnung selbst freigeben. Der/die abwesenden Mitarbeiter:innen können so noch nachvollziehen, welche Rechnungen in ihrer Abwesenheit angefallen sind. Löscht man sie aus dem Freigabeschritt, können sie das nicht mehr.
Bei "Sachkonto freilassen" MUSS aber der 1. Freigeber dann ein Konto eingeben, sonst kommt er nicht weiter, korrekt?
Das ist nur bei der Kost1 der Fall, Sachkonten sind kein Pflichtfeld
Wenn wir zum Beispiel 3 Mandanten in Candis haben und eine Rechnung in einer anderen Entität gelandet ist, wäre es schön, wenn wir sie mit einem Klick in eine andere Entität exportieren könnten. Gibt es hier eine Option?
Die Rechnung kann aus Candis als PDF heruntergeladen, dann im falschen Mandanten gelöscht und im korrekten importiert werden.
Ist es möglich, bestimmte Reports automatisch zu generieren und zu verschicken und abzulegen? z. B. über ein festgelegtes Sachkonto.
Automatische Reports sind nicht möglich.
Durchlaufzeiten der Rechnungsfreigaben können in CANDIS noch nicht regsirtiert werden, oder?
Durchlaufzeiten tracken wir momentan nicht
Kann man Belegtypen anlegen?
Wenn man DATEV nutzt, können auch weitere Belegtypen angelegt werden. Hier gerne an den Support wenden, um eine genaue Anleitung zu erhalten.
Kann man die Liste bei Eingang nach "erstellt" dauerhaft fixieren? Oft sind neue Rechnungen weiter unten und werden oft übersehen. Mir wäre wichtig zu sehen, welche Rechnung die neuste ist.
Man kann über den Statusfilter im Bereich "Eingang" die Sortierung festlegen, solange man in dem Bereich arbeitet. Wenn man den Bereich in Candis wechselt, wird die Sortierung wieder aufgehoben
Wenn man über das Archiv nach Rechnungen filtert, eine der angezeigten Rechnung öffnet und dann wieder auf ursprüngliche Liste zurückgeht, zeigt Candis wieder alle Rechnungen zu verschiedenen DL's an. Die gefilterten Rechnungen sind weg. Gibt es auch hier einen Trick?
Wir empfehlen zur Filterung nicht die Suchleiste, sondern die Filter in den einzelnen Spalten zu nutzen. Setzt man hier z.B. beim Kontakt einen Filter, öffnet eine Rechnung und klickt dann im Brower auf den "zurück Pfeil", dann bleibt die Filterung erhalten (sollte die Erklärung unverständlich sein, bitte an den Support wenden).