In diesem Artikel erfährst du, warum Candis eine Rechnung manchmal dem falschen Geschäftspartner zuordnet, wie du die Ursache dafür behebst und wie du doppelt angelegte Geschäftspartner zusammenführst.
Auf Eingangsrechnungen steht häufig eure eigene USt-IdNr., Steuernummer oder IBAN, zum Beispiel in einem Satz wie „Wir buchen den Betrag von folgendem Konto ab: DE 01 1234 1234 1234 12". In solchen Fällen besteht die Gefahr, dass Candis diese Daten als Daten des Geschäftspartners ausliest und entsprechend falsch speichert.
Ist zum Beispiel eure eigene Steuernummer beim Geschäftspartner „Telekom" gespeichert und am Folgetag kommt eine Rechnung von „Würth", auf der ebenfalls eure eigene Steuernummer abgedruckt ist, ordnet Candis die Würth-Rechnung dem Geschäftspartner „Telekom" zu.
Um dieses Problem zu lösen, führst du die folgenden drei Schritte durch: falsche Geschäftspartnerdaten korrigieren, eigene Unternehmensdaten in den Einstellungen hinterlegen und doppelte Geschäftspartner zusammenführen.
Falsche Geschäftspartnerdaten korrigieren
Gehe in das Menü Geschäftspartner.
Suche über das Filtersymbol neben den Kontaktnamen den Geschäftspartner, der fälschlicherweise zugeordnet wird, und wähle ihn aus.
Hier steht in der Regel eure eigene USt-IdNr., Steuernummer oder IBAN.
Korrigiere die Daten oder lösche sie aus dem Geschäftspartner.
Speichere die Änderungen.
Wenn du jetzt neue Rechnungen hochlädst, ordnet Candis den Geschäftspartner wieder korrekt zu.
Eigene Unternehmensdaten in den Einstellungen hinterlegen
Du kannst eine falsche Zuordnung dauerhaft vermeiden, indem du bei jeder deiner Candis Gesellschaften die jeweils eigene IBAN, USt-IdNr. und Steuernummer hinterlegst. Dadurch ordnet Candis diese Daten nie wieder einem Geschäftspartner zu und liest ausschließlich die Daten des Geschäftspartners aus.
Öffne die Gesellschaft, bei der du die Daten hinterlegen möchtest.
Wähle Einstellungen → Meine Gesellschaft aus.
Hinterlege IBAN, USt-IdNr. und Steuernummer.
Doppelte Geschäftspartner zusammenführen
Solltest du feststellen, dass sich ein doppelter Geschäftspartner eingeschlichen hat, kannst du die beiden Geschäftspartner miteinander verknüpfen.
Markiere dazu bei allen zu verknüpfenden Geschäftspartnern die Checkbox am linken Rand und wähle anschließend Geschäftspartner zusammenführen aus.
Beachte: Einmal miteinander verknüpfte Geschäftspartner können nicht wieder getrennt werden. Prüfe deshalb vor dem Zusammenführen sorgfältig, ob es sich tatsächlich um denselben Geschäftspartner handelt.
