Was ist die verantwortliche Person?
Die verantwortliche Person ist die Nutzer:in in Candis, die für einen Vertrag zuständig ist. Sie erhält automatische Benachrichtigungen – zum Beispiel, wenn ein Wiedervorlagedatum erreicht wird – und ist damit die zentrale Ansprechperson für alle Folgeaktionen rund um diesen Vertrag.
Die verantwortliche Person lässt sich nur bei Belegen festlegen, die als Vertrag klassifiziert sind.
Zu informierende Personen
Zusätzlich zur verantwortlichen Person kannst du für jeden Vertrag eine oder mehrere zu informierende Personen hinterlegen. Diese Personen erhalten dieselben Benachrichtigungen wie die verantwortliche Person – zum Beispiel bei Erreichen des Wiedervorlagedatums.
Typischer Einsatz: Du trägst eine Führungskraft oder eine Kolleg:in aus dem Einkauf als zu informierende Person ein, damit mehrere Personen gleichzeitig auf einen ablaufenden Vertrag aufmerksam gemacht werden.
Voraussetzungen
Der Beleg muss als Vertrag klassifiziert sein.
Du benötigst Zugriff auf den jeweiligen Vertrag in Candis.
Nur aktive Nutzer:innen der Gesellschaft können als verantwortliche Person oder zu informierende Person ausgewählt werden.
Verantwortliche Person festlegen
Öffne den gewünschten Vertrag in Candis.
Suche im Bearbeitungsbereich das Feld Verantwortliche Person.
Klicke in das Feld und wähle eine Nutzer:in aus der Liste aus.
Speichere deine Eingabe.
Candis zeigt die ausgewählte Person im Feld Verantwortliche Person an. Diese Person erhält ab sofort alle Benachrichtigungen, die für diesen Vertrag ausgelöst werden.
Tipp: Pro Vertrag kann nur eine Person als verantwortliche Person eingetragen werden. Wenn mehrere Personen benachrichtigt werden sollen, nutze das Feld Zu informierende Personen.
Zu informierende Personen hinzufügen
Öffne den gewünschten Vertrag in Candis.
Suche im Bearbeitungsbereich das Feld Zu informierende Personen.
Klicke in das Feld und wähle eine oder mehrere Nutzer:innen aus der Liste aus.
Speichere deine Eingabe.
Candis zeigt alle ausgewählten Personen im Feld Zu informierende Personen an. Du kannst eine Person jederzeit entfernen, indem du das X neben ihrem Namen auswählst.
Zu informierende Personen erhalten dieselben Benachrichtigungen wie die verantwortliche Person, übernehmen aber keine formale Zuständigkeit für den Vertrag.
Anwendungsbeispiele
Einzelne Zuständigkeit im Einkauf Ein Lieferantenvertrag wird von einer Mitarbeiter:in im Einkauf betreut. Du trägst diese Person als verantwortliche Person ein. Sie erhält die Erinnerung, wenn das Wiedervorlagedatum erreicht wird, und kann die Vertragsverlängerung rechtzeitig anstoßen.
Vertrag mit mehreren Beteiligten Ein IT-Dienstleistungsvertrag betrifft sowohl die IT-Abteilung als auch die Geschäftsführung. Du trägst die IT-Leitung als verantwortliche Person ein und fügst die Geschäftsführung als zu informierende Person hinzu. Beide erhalten die Benachrichtigung zum Wiedervorlagedatum – die Zuständigkeit liegt klar bei der IT-Leitung.