Adressen verwalten
Im Bereich Adresse verwaltest du alle Standorte deines Unternehmens, zum Beispiel den Hauptsitz und einzelne Niederlassungen.
Candis speichert jede Adresse separat. So kannst du Standorte eindeutig unterscheiden und intern klar zuordnen.
Die Bezeichnung einer Adresse (zum Beispiel „Hauptsitz“ oder „Niederlassung Köln“) dient ausschließlich der internen Organisation in Candis.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Öffne in Candis den Bereich Adresse.
Klicke auf + Neu, um eine neue Adresse anzulegen.
Trage eine eindeutige Bezeichnung ein, zum Beispiel „Hauptsitz Berlin“ oder „Niederlassung Hamburg“.
Tipp: Nutze eine konsistente Benennung für alle Standorte, damit dein Team Adressen schnell wiederfindet.
Trage die vollständigen Adressdaten ein:
Name
Straße
Postleitzahl
Ort
Land
Speichere die Adresse.
Wiederhole die Schritte für jede Niederlassung, die zu deinem Candis-Account gehört.
Zweck der Adressdaten
Die hinterlegten Adressen sind zentral für zwei Funktionen:
1. Rechnungsextraktion
Die Rechnungsextraktion liest automatisch Rechnungsdaten aus Dokumenten aus. Candis gleicht dabei die Empfängeradresse mit deinen hinterlegten Adressen ab.
2. Prüfung nach § 14 UStG
Candis prüft Rechnungen auf Pflichtangaben gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG).
Fehlen relevante Unternehmensadressen im System, kann die § 14 UStG-Prüfung nicht vollständig oder korrekt erfolgen.
Wichtig: Wenn dein Unternehmen mehrere Niederlassungen hat, musst du alle Standorte im Bereich Adresse hinterlegen. Nur so funktioniert die gesetzliche Prüfung zuverlässig.
Eigene Bankdaten hinterlegen
Hinterlege eigene Bankkonten, damit Candis Lieferanten-IBANs korrekt erkennt.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Öffne in Candis den Bereich Eigene Bankdaten.
Lege ein neues Bankkonto an, zum Beispiel über + Neu.
Trage die IBAN deines Unternehmens ein.
Ergänze weitere abgefragte Angaben, zum Beispiel:
Kontoinhaber:in
Bankname
Speichere das Bankkonto.
Hinterlege alle Bankkonten, die dein Unternehmen aktiv nutzt – unabhängig davon, ob du die Candis Zahlungsliste oder ein anderes Programm für den Zahllauf verwendest.
Eigene Bankdaten verhindern, dass Candis deine eigene IBAN fälschlich als Bankverbindung eines Lieferanten erkennt.
Steuerdaten hinterlegen
Speichere eigene Steuerdaten, um die Geschäftspartnererkennung zu verbessern.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Öffne in Candis den Bereich Steuerdaten.
Trage deine steuerlichen Stammdaten ein, zum Beispiel:
USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
Steuernummer
Aktualisiere die Steuerdaten, wenn sich Angaben ändern.
Hinterlegte Steuerdaten verbessern die Geschäftspartnererkennung. Candis erkennt dadurch, welche Steuerangaben zu deinem Unternehmen gehören, und ordnet diese nicht fälschlich einem Lieferanten zu.