Mit Candis können deine Belege unter anderem im DATEV-Format (CSV) exportiert werden. Alle Informationen, die du deinen Belegen im Freigabeprozess hinzufügst, werden dir in einer CSV ausgegeben mit einer Beleglink-URL zum entsprechendem Beleg in Candis.
Wie führe ich den Export im DATEV-Format (CSV) aus?
Wurden Belege freigegeben, dann kannst du im Menüpunkt Export die Exportmethode auswählen. Rechts befinden sich alle von Candis unterstützen Exportvarianten und hier findest du auch das DATEV-Format.
Nachdem die Exportmethode DATEV-Format (CSV) ausgewählt wurde, werden deine Belege monatsgenau gemäß dem Rechnungsdatum abgegrenzt. Als Standard geben wir hier den ältesten verfügbaren Monat an. In unserem Beispiel haben wir einen Beleg aus dem Januar und einem aus dem Februar. Hier wurde der Januar standardmäßig vorgegeben. Mit einem Klick auf den verfügbaren Monat öffnet sich ein Dropdown-Liste mit allen in der Exportansicht enthaltenen Monaten.
Mit dem Klick auf Exportieren, wird der Beleg auf deinem im Browser angegebenem Speicherort abgelegt. Anschließend kann der zweite Beleg aus dem Februar heruntergeladen werden. Die Reihenfolge dabei entscheidest du.
Was kann ich mit der DATEV-Format (CSV) machen?
Du kannst diese Datei mit jedem herkömmlichen Tabellenkalkulationsprogramm öffnen. Manche Programme führen selbstständig Formatierungen durch, daher kann es in einigen Fällen zu Anzeigeproblemen kommen.
Möchtest du die Datei bei einem nachfolgenden Buchhaltungs- oder ERP-System einspielen, dass das DATEV-Format unterstützt? Dann empfehlen wir die Datei
vor dem Importieren nicht zu öffnen und zu speichern.
Es kann sonst zu Problemen beim Import kommen.
Feldspezifische Besonderheiten in der CSV
Wir möchten hier anschließend auf ein paar Besonderheiten in der CSV eingehen.
Soll/Haben-Kennzeichen (Spalte B)
In dieser Datei wirst du keine negativen Beträge finden. Die Datei ist für Buchhaltungssysteme konzipiert und diese arbeiten mit Soll und Haben. Eine Eingangsrechnung enthält die Kennzeichnung H für Haben in der Spalte B.
Belegfeld 2 Zahlungsstatus (Spalte L)
Im Belegfeld 2 wird entweder eine 9 angegeben, oder eine Fälligkeit. Dies entscheidest du mithilfe der Funktion "Überweisung erstellen" direkt in der Prozessierung.
Überweisung erstellen aktiviert = Fälligkeit
Überweisung erstellen deaktiviert = 9
Buchungstext (Spalte N)
Der Buchungstext enthält den Namen des Geschäftspartners.
Beleglink (Spalte T)
Hier befindet sich die ID des Beleges. Diese ist ausschließlich für DATEV Systemen vorbehalten. Für eine Belegzuordnung in anderen Systemen empfehlen wir die Beleg URL weiter unten.
Notiz (Spalte V)
Die Notiz kann im Freigabeprozess ausgefüllt werden und wird hier angezeigt. Nicht zu verwechseln mit den Kommentaren die zwischen Mitarbeitern in Candis versendet werden können.
Beleg-URL (Spalte X)
Mit der URL können andere Systeme einen Beleg über Candis anzeigen lassen. Du kannst die URL auch kopieren und in deinem Browser einfügen, um zu dem Beleg zu kommen. Der Anwender benötigt zur Nutzung einen Zugang zu Candis und Zugriff auf den entsprechenden Beleg.
IBAN (Spalte Z)
Zusätzlich haben wir die IBAN des Geschäftspartners hinzugefügt, um eine Zahlung in anderen Systemen zu ermöglichen.