Die komfortabelste Art Dokumente in Candis zu importieren, ist der E-Mail-Import. Unter:
Einstellungen
E-Mail Inbox findet sich die individuell Import E-Mail-Adresse.
Diese Adresse ist fest mit der Candis-Gesellschaft verbunden und kann nicht verändert werden. Zudem findet sich in diesem Menüpunkt die Historie, als Überblick über die E-Mails und die jeweils enthaltenen Anhänge, welche in der Vergangenheit in die Gesellschaft importiert wurden.
Mit einem Klick auf die gewünschte E-Mail werden weitere Informationen angezeigt:
Empfangsdatum
Absender
Betreff
Text- & HTML-Inhalt
Extrahierte Dokumente
Alle Dokumente, welche von Candis extrahiert wurden, können mit einem Klick auf "Anzeigen" in Candis geöffnet werden.
💡Tipp: Richte eine dauerhafte Weiterleitung von einem zentralisierten E-Mail-Postfach ein: Viele Candis-User richten sich eine unternehmensinterne Adresse für Eingangsrechnungen ein (rechnung@xyz-gmbh.de, invoice@xyz-gmbh.de, usw.). Künftig sollten alle Lieferanten sämtliche Rechnungen an diese Adresse senden. Zudem empfehlen wir eine dauerhafte Weiterleitung an die Candis-Adresse, sodass ohne manuellen Aufwand alle Rechnungen sofort in Candis landen und der Freigabeprozess beginnen kann.
⚠️ Wichtig: Manche Lieferanten versenden E-Mails ohne branchenübliche Transportverschlüsselung, diese E-Mails werden von unseren Servern abgelehnt und wären somit verloren. Durch die Einrichtung einer Weiterleitung wird dies verhindert.
Mail Weiterleitung bei Outlook/Microsoft 365 in Kombination mit einem Microsoft Exchange Server
Auf dem Mailserver (Exchange Online) existiert in der Regel eine Richtlinie in den Antispameinstellungen, die eine automatische Weiterleitung an externe E-Mail-Adressen standardmäßig blockiert.
Über diesen Link kommst du ganz einfach zu einem Artikel mit Anleitung.
Dieser wird zwar nur auf Englisch zur Verfügung gestellt, ist jedoch durch die Screenshots leicht verständlich. ➔ Eure IT-Abteilung bzw. Microsoft Administratoren können das also einfach korrekt einstellen ;-)
