Das Starten eines Freigabe-Prozesses lässt sich grundlegend in die folgenden drei Aufgaben unterteilen:
Belegdaten erfassen
ggf. Geschäftspartner hinzufügen
Freigabeschritte definieren
Solltest du entweder über die Berechtigungsstufe der Anforderer*in, Buchhalter*in oder der Administrator*in verfügen, können für die hochgeladenen Dokumente Freigaben von den jeweiligen Kolleg*innen angefordert werden.
Nachdem Rechnungen per E-Mail automatisch importiert wurden oder manuell zu Candis geladen wurden, findest du diese in dem Menü Eingang wieder.
Belegdaten erfassen
Candis erkennt automatisch die relevanten Informationen deiner Rechnung – abhängig vom eingesetzten Verfahren erfolgt dies entweder per KI oder OCR (Texterkennung). Fehlende Belegdaten kannst du einfach über das Eingabemenü auf der rechten Seite ergänzen.
Brutto-, Netto- und Steuerbetrag prüfen oder berechnen
Candis erkennt in der Regel automatisch den Bruttobetrag, den Steuersatz sowie die enthaltene Umsatzsteuer. Sollten diese Werte nicht korrekt ausgelesen worden sein oder fehlen, kannst du sie manuell anpassen.
Die Betragskalkulation erfolgt dabei nach festen Regeln:
Wird ein Steuersatz erkannt, aber kein Steuerschlüssel hinterlegt, nutzt Candis den erkannten Steuersatz für die Berechnung.
Änderungen im Netto- oder Bruttobetrag führen dazu, dass alle Beträge neu berechnet werden.
Wenn du den Steuerbetrag änderst, wird der Bruttobetrag entsprechend neu berechnet.
Änderst du den Steuerschlüssel, werden Steuer- und Nettobetrag auf Basis des Bruttobetrags neu kalkuliert.
Bei Rechnungen mit mehreren Steuersätzen (z. B. 19 % und 7 %) kannst du pro Position den jeweiligen Satz auswählen; Candis summiert die Beträge automatisch.
Achte darauf, dass die Beträge und Währungen mit den Angaben auf der Rechnung übereinstimmen, bevor du den Freigabeprozess startest.
Die farbigen Punkte neben den erfassten Belegdaten geben an, wie sicher sich Candis bei der Erkennung war und woher die Daten stammen:
🟢 Grün = sicher → wurde in der Vergangenheit bereits ohne Änderung übernommen
🟡 Gelb = bitte nochmal prüfen → wurde in der Vergangenheit bereits geändert
Sollte die von dir angeforderte Rechnung die erste dieses Lieferanten sein, musst du einen neuen Kontakt anlegen – erfolgt dies nicht, ist keine Anforderung einer Freigabe möglich.
Geschäftspartner anlegen
Wenn du über die Eingabemaske den Kreditoren der freizugebenden Rechnung noch nicht finden können, musst du einen neuen Geschäftspartner anlegen. Klicke hierzu auf den Button Geschäftspartner Hinzufügen.
Freigabeschritte definieren oder das Dokument direkt freigeben
Sobald alle Belegdaten erfasst wurden, musst du noch die/den Freigeber:in oder den passenden Workflow auswählen.
Muss nur eine Person die Rechnung freigeben, dann wähle nur einen ersten Freigabeschritt aus und ignoriere weitere Schritte.
Werden in einem Freigabeschritt mehrere Personen ausgewählt, ist jeder Freigeber berechtigt eine Rechnung freizugeben. Die Freigabe erfolgt letztendlich durch diejenige Person, die einen Beleg zuerst freigibt oder ablehnt - das sogenannte Stellvertreterprinzip.
Wählst du nach der ersten Freigabestufe noch eine zweite aus, muss die Rechnung erst die erste Freigabe durchlaufen haben, bevor die zweite Ebene den Beleg letztendlich freigeben kann. Nach dieser Logik folgen auch weitere Freigabeschritte. Die nächsten Freigabestufen erscheinen in der Eingabemaske, sobald die vorhandenen ausgefüllt wurden.
Mit dem Button "Sofort freigeben" kannst du die Rechnung auch sofort freigeben und somit weitere Instanzen überspringen. Dies wird selbstverständlich in der Historie dokumentiert.
Das Recht Rechnungen sofort freigeben zu können, ist in den Nutzerrollen Administrator:in und Buchhalter:in enthalten. Wenn du Anforderer:in bist, benötigst du zusätzlich noch die Rolle Freigeber:in.
Was passiert mit den Rechnungen beim Freigeben oder Ablehnen?
Wenn der erste und einzige:r Freigeber:in eine Rechnung freigibt, landet sie im Export und ist bereit für den Datenübertrag.
Sollten weitere Freigabeschritte folgen, sind nun die nachfolgenden Freigeber:innen an der Reihe.
Wird eine Rechnung abgelehnt, landet der Beleg inkl. des Ablehnungsgrunds wieder in der Prozessierung und kann erneut in die Freigabe geschickt werden.
Mögliche Fehlerquellen
Eine Freigabe lässt sich nicht anfordern wenn:
kein Geschäftspartner ausgewählt wurde
kein Geschäftspartner vorhanden ist und trotzdem kein neuer Geschäftspartner erstellt wurde (Der Namen wurde lediglich in das Feld eingetippt)
eines der Pflichtfelder nicht ausgefüllt wurde (Dokumententyp, Zahlungsempfänger, Rechnungsdatum, Betrag, Währung und mindestens ein Freigabeschritt)