Eine Klärung ist eine gezielte Rückfrage zu einer Rechnung. Sobald du die Klärung beantwortest, kehrt die Rechnung mit dem Status Geklärt in den Eingang zurück, und deine Kolleg:innen können die Rechnung weiterbearbeiten.
Voraussetzungen
Deine Gesellschaft nimmt an der Beta-Testphase für Klärungen teil. Kontaktiere den Support, um die Funktion freizuschalten.
Jemand hat dir eine Klärung zugewiesen. Als Administrator:in, Buchhalter:in oder Anforderer:in kannst du auch Klärungen beantworten, die dir nicht zugewiesen sind.
Klärung finden
Weist dir jemand eine Klärung zu, benachrichtigt dich Candis per E-Mail und in der Desktop-App. Zusätzlich zeigt Candis dir offene Klärungen an zwei Stellen:
Im Reiter Klärung siehst du alle Klärungen, die dir zugewiesen sind. Der Zähler am Reiter Klärung zeigt die Anzahl dieser Klärungen.
Auf dem Dashboard findest du unter Meine Aufgaben die Zeile Klärung. Die Zeile Klärung zeigt die Rechnungen, für deren Beantwortung du zuständig bist. Ein Klick auf die Zeile Klärung öffnet den Reiter Klärung.
Der Reiter Klärung enthält zusätzliche Spalten:
Wartet seit: zeigt, wie lange eine Klärung bereits wartet, zum Beispiel „gerade eben“, „3 Stunden“ oder „1 Tag“. Fährst du mit der Maus über den Wert, zeigt Candis das genaue Datum. Wartet eine Klärung länger als 7 Tage, markiert Candis die Zeile rot.
Klärungsgrund: zeigt den gewählten Klärungsgrund.
Ausgelöst von: zeigt die Person, die die Rechnung in Klärung gesetzt hat.
Zugewiesen an: zeigt die zuständige Person oder die zuständigen Personen.
Candis sortiert die neuesten Klärungen standardmäßig oben. Du kannst die Tabelle im Reiter Klärung nach jeder Spalte sortieren.
Tipp: Bei deiner ersten zugewiesenen Klärung führt dich Candis mit einer kurzen Tour durch die einzelnen Schritte.
Klärung beantworten
Öffne die Rechnung im Reiter Klärung. Candis zeigt dir die Klärungskarte mit dem Klärungsgrund, dem Kommentar der anfragenden Person und den Feldern, die du ausfüllen sollst. Welche Felder Candis anzeigt, hängt vom Klärungsgrund ab.
Klärungsgrund Fehlende Angaben: Sachkonto, KOST 1, KOST 2, Workflow
Fülle die angefragten Angaben aus. Candis zeigt für jede angefragte Angabe ein eigenes Pflichtfeld, in der Reihenfolge Sachkonto, KOST 1, KOST 2 und Workflow.
Sachkonto, KOST 1 und KOST 2: Wähle den passenden Wert aus der Liste. Fehlt der passende Wert in der Liste, wähle in der Liste die Option Neu…. Candis wandelt das Feld in ein Textfeld um, in das du den Wert direkt eingibst. Über Zurück zur Liste kehrst du zur Auswahl zurück.
Workflow: Wähle den Workflow, mit dem die Rechnung in die Freigabe gehen soll. Candis zeigt dir alle aktiven Workflows deiner Gesellschaft. Eine:n Rechnungsempfänger:in wählst du dabei nicht aus. Die Option Neu… gibt es für Workflows nicht.
Optional kannst du einen Kommentar ergänzen.
Beachte: Werte, die du über Neu… als Freitext einträgst, schreibt Candis nicht in das Feld der Rechnung. Candis vermerkt diese Werte als Kommentar in der Historie. Werte, die du aus der Liste wählst, schreibt Candis direkt in das passende Feld der Rechnung.
Klärungsgrund Inkorrekte Rechnung
Beantworte die Rückfrage im Freitextfeld.
Liegt dir eine neue Rechnung für die inkorrekte Rechnung vor, lade die neue Rechnung direkt in der Klärung hoch:
Klicke in der Klärungskarte auf Korrigiertes Dokument hochladen.
Wähle eine oder mehrere Dateien aus, höchstens 10 Dateien. Candis akzeptiert PDF-Dateien und XML-Dateien im Format XRechnung bis 20 MB pro Datei.
Candis lädt die Dateien im Hintergrund hoch. Warte, bis Candis alle Uploads abgeschlossen hat. Erst dann kannst du die Klärung als erledigt markieren.
Beachte: Candis verarbeitet die hochgeladenen Dateien erst, wenn du die Klärung als erledigt markierst. Markierst du die Klärung nicht als erledigt, löscht Candis die hochgeladenen Dateien nach 60 Tagen.
Klärungsgrund Sonstiges
Beantworte die Rückfrage im Freitextfeld. Wenn du alle Pflichtfelder ausgefüllt hast, klicke auf Als erledigt markieren.
Was nach dem Beantworten passiert
Sobald du auf Als erledigt markieren klickst, führt Candis folgende Schritte aus:
Candis verschiebt die Rechnung zurück in den Eingang und setzt den Status auf Geklärt.
Candis vermerkt alle Angaben und Antworten in der Historie der Rechnung, zusammen mit der Person, die die Klärung beantwortet hat.
Candis benachrichtigt die Person, die die Klärung angefordert hat, in der Desktop-App. Alle anderen zugewiesenen Personen, die Mitglieder zugewiesener Teams und die Vertretungen abwesender Personen erhalten eine E-Mail und eine Benachrichtigung in der App.
Candis öffnet die nächste Rechnung im Reiter Klärung.
Wenn du einen Workflow gewählt hast
Candis trägt den gewählten Workflow automatisch ein, sobald jemand für die Rechnung die Freigabe anfordert. Die Person kann den Workflow vor dem Absenden noch ändern. Candis schickt die Rechnung nicht automatisch in die Freigabe.
Wenn du neue Rechnungen hochgeladen hast
Candis legt jede hochgeladene Datei als neues Dokument im Eingang an und klassifiziert das Dokument wie bei einem normalen Upload.
Candis bestätigt den Upload mit der Anzahl der hochgeladenen Dokumente. Die Dokumente findest du auch in der Übersicht deiner letzten Uploads. Schlägt die Verarbeitung einer Datei fehl, markiert Candis die Datei in dieser Übersicht als fehlgeschlagen.
In der Historie der ursprünglichen Rechnung listet Candis die hochgeladenen Dateien mit einem Link zu den neuen Dokumenten auf.
In der Historie jedes neuen Dokuments vermerkt Candis, dass das Dokument als Klärung für die ursprüngliche Rechnung hochgeladen wurde.
Tipp: Die ursprüngliche, inkorrekte Rechnung kehrt mit dem Status Geklärt in den Eingang zurück.
Tipp: Auch nachdem du eine Klärung beantwortet hast, behältst du das Leserecht für die Rechnung.
Tipp: Candis blendet das Panel Historie und Kommentare standardmäßig aus. Klicke auf das Symbol Historie und Kommentare, um die Historie zu öffnen.
Klärung weiterleiten oder abbrechen
Zugewiesene Personen, Administrator:innen, Buchhalter:innen und Anforderer:innen können eine Klärung weiterleiten oder abbrechen.
Weiterleiten: Ist eine andere Person besser geeignet, die Klärung zu beantworten, leitest du die Klärung an diese Person weiter. Der Klärungsgrund bleibt unverändert.
Abbrechen: Du beendest die Klärung, ohne die Klärung zu beantworten. Gib dafür einen Grund an. Die Rechnung kehrt in ihren Status vor der Klärung zurück. Candis benachrichtigt die anfragende Person und alle zugewiesenen Personen per E-Mail und in der App.
Zweite Klärungsrunde
Eine geklärte Rechnung kann erneut in Klärung gehen, zum Beispiel wenn nach der ersten Antwort noch eine Angabe fehlt. Der Ablauf entspricht der ersten Klärungsrunde. Die neue Klärung ist unabhängig von der vorherigen Klärung: Sie hat einen neuen Klärungsgrund, eine neue zugewiesene Person und einen neuen Kommentar. Candis bewahrt die vollständige Historie aller Klärungsrunden.
Anwendungsbeispiele
KOST 1 ergänzen: Jemand weist dir eine Klärung mit dem Klärungsgrund Fehlende Angaben und der Angabe KOST 1 zu. Du wählst KOST 1 aus der Liste und klickst auf Als erledigt markieren. Die Rechnung kehrt mit dem Status Geklärt in den Eingang zurück, und KOST 1 steht im Bearbeitungsformular.
Neuer Wert nicht in der Liste: Du sollst KOST 2 ergänzen, aber in Candis gibt es den Wert noch nicht. Du wählst Neu…, gibst KOST 2 als Freitext ein und klickst auf Als erledigt markieren. Candis vermerkt den Wert als Kommentar in der Historie.
Workflow festlegen: Jemand weist dir eine Klärung mit der Angabe Workflow zu. Du wählst den Workflow „Marketing“ und markierst die Klärung als erledigt. Fordert die Buchhaltung anschließend die Freigabe an, trägt Candis den Workflow „Marketing“ automatisch ein.
Neue Rechnung für eine inkorrekte Rechnung hochladen: Jemand weist dir eine Klärung mit dem Klärungsgrund Inkorrekte Rechnung zu, weil die Firmenadresse falsch ist. Der Lieferant schickt dir eine korrigierte Rechnung. Du lädst die korrigierte Rechnung in der Klärung hoch und markierst die Klärung als erledigt. Die korrigierte Rechnung landet als neues Dokument im Eingang.
Klärung für eine Kolleg:in abschließen: Du hast als Administrator:in eine Klärung an die Teamleitung geschickt, und die korrigierte Rechnung landet in deinem Postfach. Du beantwortest die Klärung selbst, ohne die Klärung vorher an dich weiterzuleiten.
Rückfrage weitergeben: Du bist nicht die richtige Ansprechperson und leitest die Klärung an die zuständige Kolleg:in weiter. Der Klärungsgrund bleibt unverändert.