Wenn Nutzer:innen Auslagen und Reisekosten einreichen, können sie im Entwurf bereits erste Buchhaltungsdaten erfassen, z. B. die Kostenstelle oder das Sachkonto.
Als Administrator:in legst du fest, welche dieser Felder Candis im Entwurf anzeigt und welche Felder Pflichtfelder sind. Die Pflichtfelder ermöglichen das definieren organisationsspezifischer Werte, die für eine weitere reibungslose Bearbeitung im Eingang erforderlich sind.
Wofür die Einstellungen gelten
Die Einstellungen im Abschnitt Konfigurierbare Felder gelten ausschließlich für die Einreichung, also für den Entwurf einer Auslage oder von Reisekosten. Der Entwurf ist die Phase, in der Nutzer:innen die Erstattung erfassen, bevor sie sie einreichen.
Sobald eine Nutzer:in die Erstattung eingereicht hat und sie im Eingang liegt, gelten die Einstellungen nicht mehr. Ab dem Eingang, also auch während der Freigabe, zeigt Candis alle Felder wie gewohnt an. Für diese Schritte kannst du die Felder nicht über den Abschnitt Konfigurierbare Felder steuern, sonder über die Workfloweinstellung die du hier findest.
Die Pflichtfelder für die Einreichung sorgen dafür, dass bestimmte Angaben schon vorliegen, bevor Candis einen Workflow auswählt. Das ist wichtig, wenn sich die Auswahl deiner Workflows nach einem Feld richtet, z. B. nach der Kostenstelle.
Konfigurierbare Felder
Für jedes Feld legst du zwei Einstellungen fest:
Anzeigen: Candis zeigt das Feld im Entwurf einer Auslage oder von Reisekosten an.
Pflichtfeld: Nutzer:innen müssen das Feld im Entwurf ausfüllen, bevor sie die Auslage oder die Reisekosten einreichen können.
Folgende Felder können zur Auswahl stehen:
Steuerschlüssel
Sachkonto
KOST 1: die Kostenstelle
KOST 2: der Kostenträger
Extra-Kosteninfo
Notiz: eine Notiz für die Steuerberatung, die Candis beim Export an die angebundene Buchhaltungssoftware übergibt
Für Extra-Kosteninfo und Notiz legst du nur fest, ob Candis die Felder anzeigt. Als Pflichtfeld kannst du diese beiden Felder nicht definieren.
Welche Felder Candis zur Auswahl anzeigt, hängt von der Integration deiner Gesellschaft ab und davon, welche Felder deine Gesellschaft nutzt. Nutzt deine Gesellschaft z. B. keine Kostenträger, fehlt KOST 2 in der Auswahl usw.
Felder für die Einreichung festlegen
Diese Einstellungen kannst du nur mit der Rolle Administrator:in ändern.
Klicke unten links auf Einstellungen.
Öffne den Bereich „Reisen + Auslagen“
Gehe zum Abschnitt Konfigurierbare Felder.
Aktiviere oder deaktiviere für relevante Feld den Schalter Anzeigen.
Aktiviere den Schalter Pflichtfeld für jedes Feld, das Nutzer:innen vor dem Einreichen ausfüllen müssen.
Candis wendet die Einstellungen auf alle Entwürfe an, die Nutzer:innen ab diesem Zeitpunkt einreichen. Erstattungen, die bereits im Eingang oder in der Freigabe liegen, bleiben unverändert.
Du kannst alle Felder anzeigen, alle Felder ausblenden oder einzelne Felder ein- und ausblenden. Blende nur die Felder ein, die Nutzer:innen bei der Einreichung tatsächlich ausfüllen sollen.
Standardeinstellung
Wenn du die Einstellungen nicht änderst, zeigt Candis bei der Einreichung alle Felder an, und kein Feld ist ein Pflichtfeld.
Änderungen in der Historie nachvollziehen
Candis erfasst jede Änderung im Abschnitt Konfigurierbare Felder in der Historie. Der letzte Änderungszeitpunkt wird die dort immer angezeigt.
Anwendungsbeispiele
Workflow nach Kostenstelle auswählen: Deine Gesellschaft nutzt dynamische Felder in Workflows. Der Workflow richtet sich nach der Kostenstelle und setzt die verantwortliche Person der Kostenstelle als erste Freigeber:in ein. Aktiviere für KOST 1 die Schalter "Anzeigen" und "Pflichtfeld". Nutzer:innen können eine Auslage dann erst einreichen, wenn die Kostenstelle ausgefüllt ist. So kann Candis den Workflow auswählen. Die Freigabe selbst läuft danach nach den Regeln des Workflows.
Vollständige Vorkontierung bei der Einreichung: Das Buchhaltungsteam möchte eingereichte Erstattungen ohne Rückfragen weiterverarbeiten. Aktiviere für Sachkonto, KOST 1 und Steuerschlüssel die Schalter Anzeigen und Pflichtfeld. Lass Notiz sichtbar, damit Nutzer:innen Hinweise für die Steuerberatung ergänzen können.
Einreichung ohne Buchhaltungswissen: Viele Mitarbeitende reichen Auslagen ein, kennen aber weder Sachkonten noch Steuerschlüssel. Deaktiviere für Sachkonto und Steuerschlüssel den Schalter Anzeigen und definiere KOST 1 als Pflichtfeld. Das Buchhaltungsteam ergänzt die übrigen Angaben im Eingang, weil Candis dort alle Felder wie gewohnt anzeigt.