Um Verträge in Candis verwalten zu können, ist die Erweiterung für Dokumentenmanagement notwendig. Diese muss zusätzlich zum bestehenden Candis Hauptmodul erworben werden.
In der aktuellen Version haben folgende Nutzerrollen Zugriff auf das Vertragsmanagement.
Administrator:innen ✅
Anforderer:innen ✅
Freigeber:innen ❌
Kreditkartenmanager:innen ❌
Zukünftig arbeiten wir an einem erweiterten Zugriffsmanagement, sodass beispielsweise bestimmte Personengruppen festgelegt werden können, die Zugriff auf bestimmte Verträge haben.
Vertragsübersicht im Archiv
Im Archiv in Candis gibt es einen neuen Reiter "Verträge". Dort findet sich eine Übersicht aller abgelegten Verträge inklusive der erfassten Daten, wie beispielsweise "Verantwortliche Person" oder auch der Status des Vertrags.
Verträge ablegen
Ein Vertrag abzulegen, geht ganz einfach. Zunächst muss der Vertrag wie gewohnt per E-Mail Anhang oder PDF-Upload in Candis eingespielt werden.
Wähle im Eingang das Vertragsdokument aus und klicke dann in der Prozessierungsform oben rechts auf "Ablage".
2. Wähle nun den Beleg-Typ "Vertrag"
Sobald du das erledigt hast, erscheinen die folgenden Felder:
Dokumentenname
Vertragstyp
Geschäftspartner (wird ausgelesen)
Datum
Nummer
KOST 1 (Kostenstelle)
Betrag & Währung
Start- und Enddatum
letztes Kündigungsdatum
Erinnerung vor Kündigungsfrist
Wiedervorlagedatum
Verantwortliche Person
Notiz
Wichtig zu wissen, keines der Felder ist ein Pflichtfeld. Beim Dokumentename wird automatisch der Name des eingespielten Dokuments genommen, dieser kann je nach Bedarf einfach geändert werden.
Wird eine verantwortliche Person ausgewählt, erhält diese zum Wiedervorlagedatum eine Erinnerung per E-Mail.
Wiedervorlagedatum festlegen
Um ein Wiedervorlagedatum festzulegen gibt es zwei Möglichkeiten.
Erfasse das Start- und Enddatum sowie das Letzte Kündigungsdatum des Vertrags.
Wähle anschließend im Feld "Erinnerung vor Kündigungsfrist" einen der vorgeschlagenen Zeiträume. In diesem Fall wird das Wiedervorlagedatum automatisch anhand des Zeitraums berechnet.
Wähle ein individuelles Datum über die Kalenderfunktion des Felds "Wiedervorlagedatum". (oder tippe das gewünschte Datum einfach in das Feld ein.)
Automatische Erinnerung per E-Mail
Die hinterlegte verantwortliche Person wird je nach gewähltem Wiedervorlagedatum per Mail daran erinnert, dass z.B. bald der Vertrag gekündigt werden muss.
Beim Klick auf den Button "Zu den Verträgen", wird die verantwortliche Person zur Vertragsübersicht geleitet, wo sie alle ihr zugewiesenen Verträge (sowie bald auch deren Fristen) sehen kann.
🤫 Verträge mit Zugriffsbeschränkung (vertrauliche Verträge)🤫
Besonders vertrauliche Verträge kannst du in Candis über den Upload Button
"Verträge mit Zugriffsbeschränkung" hochladen.
Diese Verträge landen in einem separaten Menü, auf das wirklich nur die Personen Zugriff haben, welche den Vertrag hochgeladen haben oder als verantwortliche Person für den Vertrag ausgewählt wurden. Freigeber:innen können zu den Verträgen hinzugefügt werden, können jedoch keine vertraulichen Verträge selbst hochladen.
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