Kreditkarten-Einstellungen
In den Kreditkarten-Einstellungen legst du folgende Konten und Optionen fest:
Kreditkarten-Sachkonto für die Verbuchung der Ausgaben
Geldtransitkonto für den Ausgleich zwischen Kreditkarte und Bank
Buchungslogik für Kreditkartenbelege:
Standardbuchung (nicht kreditorisch) oder
kreditorische Buchung
Diese Einstellungen wirken sich direkt auf den Export und die Buchungslogik im Buchhaltungsprogramm aus.
Einstellung: Kreditkartenbelege kreditorisch buchen
Wenn du die Option „Kreditkartenbelege kreditorisch buchen“ aktivierst, behandelt Candis Kreditkartenausgaben im Export wie Eingangsrechnungen über einen Kreditor.
Der Buchungsablauf sieht dabei wie folgt aus:
Candis exportiert den Beleg als Eingangsrechnung auf den Kreditor des Geschäftspartners.
Das Buchhaltungsprogramm gleicht den offenen Posten über das Kreditkartenkonto aus.
Der Ausgleich der Kreditkarte erfolgt anschließend über das Geldtransitkonto und den Bankeinzug.
Diese Variante ermöglicht eine OP-Verfolgung je Lieferant, erfordert aber mehr Buchungsschritte.
Wichtig: Export-Einschränkungen
Kreditorische Kreditkartenbuchungen unterstützt Candis nicht im XML-Format.
Du kannst dafür ausschließlich das DATEV-CSV-Format verwenden.
Eine Kombination aus
Rechnungen im XML-Format und
Kreditkartenbelegen im CSV-Format
ist nicht möglich.
Vergleich: Standardbuchung vs. kreditorische Buchung
Aspekt | Standardbuchung (nicht kreditorisch) | Kreditorische Buchung |
Kontierung | Aufwand an Kreditkartenkonto | Kreditor an Aufwand → Kreditor an Kreditkartenkonto → Kreditkartenkonto an Geldtransit |
Transparenz | Kreditkartensalden sichtbar, keine OP beim Lieferanten | Offene Posten beim Kreditor und sauberer Ausgleich |
Abgleich mit Bank | Kreditkartenkonto ↔ Geldtransit ↔ Bank | Kreditkartenkonto ↔ Geldtransit ↔ Bank |
EXPORT-Kompatibilität | DATEV Format XML ADDISON Format XML DATEV Format CSV | Nur mit DATEV Format CSV |
Manueller Aufwand | Weniger Buchungen, keine OP-Verfolgung | Mehr Buchungen, bessere Übersicht je Kreditor |
Beispielbuchungen im Vergleich
A) Standardbuchung (nicht kreditorisch)
Ein Hotelaufenthalt wird mit der Candis Kreditkarte bezahlt (1.000 € inkl. 19 % USt).
1. Buchung des Belegs
Soll: Aufwandskonto (z. B. 4660 Reisekosten Übernachtung 19 % VSt) – 1.000 €
Haben: Kreditkartenkonto (z. B. 1360) – 1.000 €
Der Beleg wird direkt gegen das Kreditkartenkonto gebucht. Es entsteht kein offener Posten beim Lieferanten.
2. Ausgleich Kreditkartenkonto über Geldtransit
Soll: Kreditkartenkonto (1360) – 1.000 €
Haben: Geldtransitkonto (z. B. 1590) – 1.000 €
3. Bankeinzug
Soll: Bankkonto (z. B. 1200) – 1.000 €
Haben: Geldtransitkonto (1590) – 1.000 €
B) Kreditorische Buchung
Derselbe Hotelaufenthalt wird kreditorisch gebucht.
1. Eingangsrechnung (Export aus Candis)
Soll: Aufwandskonto (4660) – 1.000 €
Haben: Kreditor Hotel XY – 1.000 €
Es entsteht ein offener Posten beim Kreditor.
2. Belastung der Kreditkarte
Soll: Kreditor Hotel XY – 1.000 €
Haben: Kreditkartenkonto (1360) – 1.000 €
Der offene Posten wird ausgeglichen.
3. Ausgleich Kreditkartenkonto über Geldtransit
Soll: Kreditkartenkonto (1360) – 1.000 €
Haben: Geldtransitkonto (1590) – 1.000 €
4. Bankeinzug
Soll: Bankkonto (1200) – 1.000 €
Haben: Geldtransitkonto (1590) – 1.000 €
Die Kreditkartenbelastung ist vollständig nachvollziehbar und korrekt ausgeglichen.
Möglicher Fehler: „Die Währung des Dokuments ist für diesen Typ nicht zulässig“
Wann tritt der Fehler auf?
Der Fehler tritt auf, wenn du Kreditkartenbelege kreditorisch buchen möchtest und den DATEV-Export im XML-Format ausführst.
Ursache
Die Option „Kreditkartenbelege kreditorisch buchen“ ist aktiviert.
Candis verarbeitet Kreditkartenbelege dabei wie Eingangsrechnungen über einen Kreditor.
Dadurch sind grundsätzlich Fremdwährungsbuchungen möglich.
Das DATEV-XML-Format ist kassenbuch-kompatibel und unterstützt keine Fremdwährungen.
Enthält ein Kreditkartenbeleg eine Fremdwährung, ist diese für den Buchungstyp im XML-Format nicht zulässig.
Candis bricht den Export ab und zeigt die Fehlermeldung an.
Lösung
Wähle eine der folgenden Optionen:
DATEV-Export vollständig auf CSV umstellen
Nutze das DATEV-CSV-Format für alle Belege, inklusive Kreditkartenbelegen.
Kreditorisches Buchen von Kreditkartenbelegen deaktivieren
Deaktiviere die Option „Kreditkartenbelege kreditorisch buchen“.
Nutze anschließend weiterhin den DATEV-XML-Export.