In Candis werden alle deine hochgeladenen Belegbilder und Belegdaten archiviert. Anhand der archivierten Daten können wir mögliche Duplikate frühzeitig erkennen und dir die doppelte Erfassung von Dokumenten ersparen.
Aber wann wird die Duplikatsprüfung ausgelöst und was hast du für Möglichkeiten Duplikate zu lösen?
Die Duplikatsprüfung kennzeichnet Dokumente die entweder identisch oder sehr ähnlich sind. Dies wird anhand des digitalen Beleges oder der Belegdaten gemacht. In der Übersicht unter dem Menüpunkt Prozessierung wird es mithilfe dieses gelben Symbols dargestellt.
Wann werden mögliche Duplikate markiert?
Mögliche Duplikate werden anhand folgender Kriterien ermittelt:
Der Inhalt ist identisch
Identischer Kontakt und Rechnungsnummer
Identischer Kontakt, Betrag und Rechnungsdatum
Hinweis: Ein Duplikat kann auch anhand der Eingabe der Belegdaten erkannt werden. Prozessiert du ein Dokument und die Daten sind ähnlich oder identisch, dann bekommst du auch den Hinweis auf ein mögliches Duplikat.
Wie geht man mit möglichen Duplikaten um?
Eine Freigabe für ein mögliches Duplikat kann erst angefordert werden, wenn der Duplikate Hinweis gelöst wurde.
Mit einem Klick auf "Mit Original vergleichen" kannst du dir das Dokument anzeigen, dass das Duplikat ausgelöst hat.
Man kann sowohl das Originaldokument als auch das mögliche Duplikat entweder löschen oder behalten. Auf der linken Seite wird dir das schon in Candis prozessierte Dokument angezeigt. Auf der rechten Seite befindet sich das Duplikat.
Sollte es sich um kein Duplikat handeln, dann Klicke auf "Behalten" und führe die Prozessierung durch.
Ist es jedoch ein Duplikat, dann kann dieses über "Duplikat löschen" entfernt werden. Das Dokument wird aus Candis gelöscht.
Wichtig: Schon exportierte Dokumente können nicht gelöscht werden.